Què és una factura electrònica? eFactura

Saps que és una factura electrònica? Una factura electrònica és un document amb la mateixa validesa que una factura en paper, però que s’expedeix i es rep en suport electrònic. És a dir, en un format informàtic. Aquest tipus de factura agilitza la gestió i garanteix la validesa, ja que és igual que una factura tradicional. Però ¿quins beneficis pot tenir? O ¿val qualsevol tipus d’estructura? Resolem dubtes més habituals pel que fa a aquest relativament nou sistema de facturació.

Que és una factura electrònica? Inicis

Primer de tot, coneguem una mica la història de la factura electrònica. Un element que es va començar a utilitzar fa relativament poc temps, ja que ha anat molt lligada a l’ús de les noves tecnologies. La normativa que la regula és el Reial Decret 1619/2012, que també regula les factures en paper, i més recentment la Llei 25/2013. De fet, des del 2015 seu ús és obligatori si som proveïdors de la Administració Pública. Per descomptat, la seva introducció com a eina de registre suposa una revolució en positiu que cal fomentar.

Quins beneficis té la factura electrònica?

Ja hem assenyalat alguns avantatges abans: agilitat, seguretat… Però també es minimitza el consum en paper i, per descomptat, facilita la gestió i mecanització de la informació. Es pot integrar fàcilment en un sistema de gestió totalment informatitzat, el que ajuda a la comptabilitat ia la reducció d’errors . A més, s’eliminen costos i gràcies a la facilitat del seu arxiu, també es redueix l’ús d’espai físic . A tot això cal sumar-li que millora el servei al client i ajuda a facilitar la lluita contra el frau. Tot són avantatges per a qualsevol empresa.

Quin format pot tenir factura electrònica?

Una factura electrònica ha de complir uns estàndards legals, ja que com hem vist, té una regulació concreta. De manera habitual, si és una PIME o particular, el format més utilitzat és el PDF. Aquest format és fàcilment accessible per a tothom. Però si el destinatari és una empresa i l’enviament es fa d’ordinador a ordinador, el format habitual és el XML. Aquest format és un estàndard de l’ONU per a l’Intercanvi electrònic de dades en l’àmbit mundial, la qual cosa garanteix la seguretat, privacitat i veracitat de les dades. Està codificat i és comprensible per qualsevol ordinador amb el programa adequat. Un altre format utilitzat de manera habitual és el EDIFACT, ja que és el que s’utilitza en determinats sectors com la automoció o la distribució alimentària encara que està caient en desús. L’administració pública Espanyola i cada cop més entitats privades utilitzen el format Facturae, ja que es processa fàcilment per qualsevol sistema i és el format que dicta la normativa.

En canvi, a Europa i cada cop a més països de tot el món, el format de factura electrònica escollit és l’UBL, que és el format utilitzat a la xarxa d’intercanvi de documents electrònics Peppol.

Tipus de factura electrònica

Hi ha dos tipus de factura electrònica:

• Factures electròniques en format estructurat: són fàcilment comprensibles pels sistemes informàtics. És a dir, estan codificades per automatitzar la gestió de la informació per part de l’ordinador. Per això, se solen elaborar en XML (Facturae o UBL).
• Factures electròniques en format no estructurat: són aquelles que han de ser mecanitzades pel receptor. Per exemple, un document en PDF.

En el cas de les factures en format estructurat, tal qual l’ordinador les rep, automàticament les codifica, registra i arxiva. En canvi, les factures en format no estructurat, ha de ser una persona la qual, un cop rebuda, les codifiqui, registri i arxivi. Si busquem agilitar tràmits i temps, sens dubte és més útil el primer tipus.

Com es fa una factura electrònica

El com vam elaborar una factura electrònica variarà segons el sistema utilitzat. Si és un PDF, la seva realització requereix donar-li un format, bolcar dades, un treball previ d’organització de la informació que es bolca en ella. En canvi, si fem servir programes específics com B2Brouter, la nova factura electrònica es generarà de manera senzilla, ja que el mateix sistema ens facilitarà el formulari per poder crear-la. Això agilitza enormement la creació i registre de noves factures.

Com generar una factura electrònica?

Com fer una factura electrònica varia segons el sistema utilitzat. Si és un PDF, la seva realització requerirà donar-li un format, abocar dades, un treball previ d’organització de la informació que s’hi bolca.

En canvi, si necessites generar una factura electrònica en format estructurat (Facturae, UBL o altres), per norma general has de fer servir alguna eina o aplicació que et permeti crear de forma senzilla la factura electrònica en el format desitjat. Aquests són alguns exemples:

1. Programa Facturae: És una aplicació proporcionada pel Ministeri. Has de tenir en compte que només et permet generar la factura electrònica per facturar a l’administració pública Espanyola, és un sistema difícil d’usar i només genera l’arxiu, per la qual cosa has de pujar la factura de forma manual al punt general d’entrada corresponent, on estigui adherit el teu client.
2. Proveïdor de serveis de facturació electrònica: Es tracta de solucions especialitzades en facturació electrònica, que et permeten crear la factura d’una manera senzilla o convencional (tal com fas amb les teves factures normals), però s’encarreguen de convertir la factura en el format electrònic que sol·licita rebre el receptor. Alguns dels proveïdors de serveis ofereixen solucions gratuïtes de facturació electrònica.

B2Brouter és un exemple de proveïdor de serveis. Et permet generar la factura electrònica de forma senzilla, facilitant un formulari on només has d’introduir les dades de la factura. Aquí pots veure com fer una factura electrònica gratuïta amb B2Brouter.

Exemple

Com qualsevol factura en paper, la factura eletrònica ha de recollir obligatòriament una sèrie de dades. Per exemple, haurà d’anar numerada i indicant la data de la seva expedició. També ha de recollir nom i cognoms o raó social de qui emet i rep la factura, l’adreça, número d’identificació fiscal, quin tipus d’operacions s’estan facturant i la data, les dades fiscals i tributaris (IVA, IRPF, etc) i, evidentment, l’import a pagar.

En el cas de la factura electrònica estructurada, cada dada ha de constar en un camp concret. Per fer-te una idea, aquí pots veure com és l’estructura d’una factura en el format electrònic espanyol (Facturae) i en quin camp han de constar algunes dades de la factura.

Puc convertir factures de paper a format electrònic?

Per descomptat, mitjançant qualsevol programari de digitalització, com un escàner. Això sí, aquest sistema requerirà una codificació posterior. L’ideal és poder utilitzar un programari de facturació electrònica que faciliti la creació de la factura o possibiliti la integració amb el teu sistema de gestió o ERP.

Quan és obligatori fer una factura electrònica?

Facturar a l’administració pública

La factura electrònica, des de l’any 2015, és d’ús obligatori quan ens relacionem amb l’Administració Pública. Qualsevol servei o producte que haguem facturar al seu nom, s’ha de fer mitjançant factura electrònica. Alguns exemples són:

• Factura electrònica a ajuntaments de tot l’estat espanyol.
• Factura a hospitals o serveis de salut nacionals: Per exemple, hospitals de la Comunitat de Madrid o hospitals d’Andalusia, Osakidetza, etc.
• Factura electrònica amb governs autonòmics com la Generalitat de Catalunya, la Comunitat de Madrid, la Junta de Galícia, La Rioja, la Junta de Castella La-Taca, el Govern Basc, la Comunitat Valenciana, etc.

També és obligatori l’enviament de factura electrònica a altres entitats públiques com ara universitats, ministeris, diputacions, etc.

Facturació entre contractistes i subcontractistes de l’estat

Amb l’entrada en vigor de la nova Llei de Contractes 9/2017, i d’acord amb la seva disposició addicional 32, els subcontractistes també hauran d’emetre factures electrònica als contractistes principals subjectes a la llei de contractes públics. En aquest cas, les factures s’han d’enviar i rebre a través del Punt General d’Entrada de FACeB2B.

Facturació electrònica B2B

Tot i que encara no és obligatori, la forma de facturar per a les empreses privades canviarà. La factura electrònica entre empreses a Espanya ja és una realitat i afectarà totes les empreses i autònoms.

Facturació internacional

Com hem comentat anteriorment, cada cop són més els països que estan evolucionant cap a l’ús de factures electròniques com una obligació. En la gran majoria de casos, és obligatori enviar factura electrònica a les empreses públiques de la Unió Europea.

Tot i que aquests casos són els més habituals, cada dia apareixen noves lleis per tot el món. Per aquest motiu, et recomanem que estiguis al dia sobre com complir amb l’obligatorietat de factura electrònica.

Si necessites fer una factura electrònica, prova a utilitzar el nostre programa de facturació electrònica gratuït. Ràpid i senzill.