Què és una factura electrònica? eFactura

Saps què és una factura electrònica? Una factura electrònica o e-factura és un document amb la mateixa validesa que una factura en paper, però que s’expedeix i es rep en suport electrònic. És a dir, en un format informàtic. A pesar d’això, existeixen diferents tipus de factura electrònica depenent de la normativa de cada país. En aquest article resolem els dubtes més habituals i expliquem com crear factures electròniques de manera gratuïta.

Què és una factura electrònica? Inicis

Primer de tot, coneguem una mica la història de la factura electrònica. Un element que es va començar a utilitzar fa relativament poc temps, ja que ha anat molt lligada a l’ús de les noves tecnologies. La normativa que la regula és el Reial Decret 1619/2012, que també regula les factures en paper, i més recentment la Llei 25/2013. De fet, des del 2015 el seu ús és obligatori si som proveïdors de l’Administració pública. Per descomptat, la seva introducció com a eina de registre suposa una revolució en positiu que cal fomentar.

Factura i format electrònic

Una factura electrònica ha de complir uns estàndards legals (parlarem d’ells més endavant), ja que com hem vist, té una regulació concreta. De manera habitual, el format més utilitzat per les empreses és el PDF. Aquest format és fàcilment accessible per a tothom. Però si el destinatari és una empresa i l’enviament es fa d’ordinador a ordinador, el format habitual és l’XML. Aquest format és un estàndard de l’ONU per a l’intercanvi electrònic de dades en l’àmbit mundial. Garanteix la seguretat, privacitat i veracitat de les dades. Està codificat i és comprensible per qualsevol ordinador amb el programa adequat. Un altre format utilitzat de manera habitual és l’EDIFACT. És el que s’utilitza en determinats sectors com l’automoció o la distribució alimentària, encara que està caient en desús. L’Administració pública Espanyola i cada cop més entitats privades utilitzen el format Facturae, ja que es processa fàcilment per qualsevol sistema i és el format que dicta la normativa.

En canvi, a Europa i cada cop a més països de tot el món, el format de factura electrònica escollit és l’UBL, que és el format utilitzat a la xarxa d’intercanvi de documents electrònics Peppol.

Exemples de factura electrònica

Hi ha dos tipus de factura electrònica:

• Factures electròniques en format estructurat: són fàcilment comprensibles pels sistemes informàtics. És a dir, estan codificades per automatitzar la gestió de la informació per part de l’ordinador. Per això, se solen elaborar en XML (Facturae o UBL).
• Factures electròniques en format no estructurat: són aquelles que han de ser mecanitzades pel receptor. Per exemple, un document en PDF.

En el cas de les factures en format estructurat, tal qual l’ordinador les rep, automàticament les codifica, registra i arxiva. En canvi, les factures en format no estructurat, ha de ser una persona la qual, un cop rebuda, les codifiqui, registri i arxivi. Si busquem agilitar tràmits i temps, sens dubte és més útil el primer tipus.

Com fer una factura electrònica?

Com elaborar una factura electrònica varia segons el sistema utilitzat. Si és un PDF, la seva realització requereix donar-li un format, abocar dades, un treball previ d’organització de la informació que es bolca en ella.

En canvi, si necessites generar una factura electrònica en format estructurat (Facturae, UBL o altres), per norma general has d’utilitzar alguna eina o aplicació que et permeti crear de forma senzilla la factura electrònica al format desitjat. Aquests són alguns exemples:

1. Programa Facturae: És una aplicació proporcionada pel Ministeri. Has de tenir en compte que només et permet generar la factura electrònica per facturar a l’Administració pública espanyola, és un sistema difícil d’usar i només genera l’arxiu, per la qual cosa has de pujar la factura de forma manual al punt general d’entrada corresponent, on estigui adherit el teu client.
2. Proveïdor de serveis de facturació electrònica: Es tracta de solucions especialitzades en facturació electrònica, que et permeten crear la factura d’una manera senzilla o convencional (tal com fas amb les teves factures normals), però s’encarreguen de convertir la factura en el format electrònic que sol·licita rebre el receptor. Alguns dels proveïdors de serveis ofereixen solucions gratuïtes de facturació electrònica.

B2Brouter és un exemple de proveïdor de serveis. Et permet fer la factura electrònica de forma senzilla, facilitant un formulari on només has d’introduir les dades de la factura i finalment enviar-la.

Exemple

Com qualsevol factura en paper, la factura electrònica ha de recollir obligatòriament una sèrie de dades. Per exemple, haurà d’anar numerada i ha d’indicar la data de la seva expedició. També ha de recollir nom i cognoms o raó social de qui emet i rep la factura, l’adreça, número d’identificació fiscal, quin tipus d’operacions s’estan facturant i la data, les dades fiscals i tributaris (IVA, IRPF, etc) i, evidentment, l’import a pagar.

En el cas de la factura electrònica estructurada, cada dada ha de constar en un camp concret. Per fer-te una idea, aquí pots veure com és l’estructura d’una factura en el format electrònic espanyol (Facturae) i en quin camp han de constar algunes dades de la factura.

Puc convertir factures de paper a format electrònic?

Per descomptat, mitjançant qualsevol programari de digitalització com ara un escàner, sempre que necessitis convertir les teves factures en format electrònic no estructurat. Això sí, aquest sistema requerirà una codificació posterior. L’ideal és poder utilitzar un programari de facturació electrònica que faciliti la creació de la factura o possibiliti la integració amb el teu sistema de gestió o ERP, com hem comentat anteriorment.

Quins beneficis té la factura electrònica o eFactura?

Ja hem assenyalat algun avantatge abans: agilitat, seguretat… Però també es minimitza el consum de paper i, per descomptat, facilita la gestió i mecanització de la informació. Es pot integrar fàcilment amb un sistema de gestió totalment informatitzat. Això ajuda a la comptabilitat i la reducció d’errors. A més, s’eliminen costos i gràcies a la facilitat del seu arxiu, també es redueix l’ús d’espai físic. A tot això se li ha de sumar la millora del servei al client i ajuda a facilitar la lluita contra el frau. Tot són avantatges per a qualsevol empresa.

Quan és obligatori fer una factura electrònica?

L’obligatorietat de l’emissió de factures electròniques depèn de diferents factors, com ara les normatives de cada país, necessitats del receptor, necessitats de l’emissor, etc. Des de B2Brouter t’informem sobre les noves lleis i normatives que afecten la teva empresa.

Si necessites realitzar una factura electrònica, registra’t gratis i comença a facturar ja, de manera ràpida i senzilla.