Factura electrònica obligatòria: reglament, impacte i implementació

La factura electrònica és cada dia més important, tant localment com globalment. Les lleis varien constantment, i per aquest motiu és crucial que sàpigues com complir amb les normatives vigents i les futures. En aquest article t’expliquem com t’afecta la nova normativa i les ja existents. Et comptem tot el que necessites saber sobre la factura electrònica obligatòria a Espanya: quan i com t’afecta la normativa de factura electrònica i com complir-la de manera senzilla.

Quan és obligatori emetre una factura electrònica a Espanya?

L’ús de la factura electrònica ha anat evolucionant progressivament amb el pas dels anys.

A l’inici de la publicació de la Llei 25/2013, només es requeria emetre factures electròniques a l’Administració pública espanyola en casos específics de factures amb un import determinat, però amb el pas del temps les normatives han anat canviant i en breu totes les empreses hauran d’intercanviar factura electrònica.

Si no ho tens clar, aquí t’expliquem què és una factura electrònica.

Factura electrònica obligatòria entre empreses 2023

A pesar que la factura electrònica obligatòria entre empreses privades a Espanya encara no està vigent, a l’octubre de 2022 va entrar en vigor la Llei Crea i Creix, així introduint la factura electrònica obligatòria per a empresaris i professionals. L’obligatorietat estava prevista per a 2023, però com el reglament encara no s’ha aprovat, s’espera que comenci en 2024 o 2025.

Quan entra en vigor el reglament de factura electrònica obligatòria (2024, 2025)?

La factura electrònica obligatòria s’establirà de manera progressiva, segons els ingressos anuals generats, i també afecta autònoms. Ara és un bon moment per a començar a adaptar-se al canvi, per a així preparar a la teva empresa quan la normativa entri en vigor:

• Les empreses que facturin més de 8 milions d’euros a l’any tenen 1 any per a adaptar-se.
• Els autònoms i empreses que facturin per sota dels 8 milions d’euros anuals tenen 2 anys per a adaptar-se.

Malgrat això, les dates encara no estan 100% assegurades, així que guarda’t aquest article, ja que t’informarem dels canvis.

A qui afecta?

Una vegada s’iniciï el procés, la factura electrònica afectarà a totes les empreses espanyoles que necessitis facturar, sense excepció. Inclosos els autònoms.

Així funcionarà la factura electrònica B2B

En aquests moments, el reglament on s’especifiquen els aspectes tècnics sobre el funcionament de la factura electrònica, encara no ha estat aprovat. Per tant, encara no podem explicar amb exactitud com funcionarà. Malgrat això, tenim clar uns certs punts que seran molt importants:

Format de les factures

Les factures s’hauran de generar, enviar i poder rebre en format electrònic estructurat. El més probable és que es permeti utilitzar formats electrònics com:

• Facturae.
• UBL.
• CII.

Com enviar i rebre les factures electròniques?

Aquest és un punt que encara s’ha definit amb claredat. Malgrat això, has de tenir en compte alguns aspectes:

• La llei obliga a la interoperabilitat. Això significa que totes les plataformes hauran d’estar acontentades entre si. Això fer possible que puguin intercanviar-se les factures electròniques directament entre els proveïdors de serveis.
• Existeix la possibilitat que les factures hagin de presentar-se directament a l’AEAT.
• Les factures hauran d’emmagatzemar-se en el seu format original, durant un període de temps concret i haurà de poder-se proporcionar la informació a l’AEAT en cas de sol·licitar-la.
• S’haurà de tenir la capacitat d’intercanviar estats de les factures com per exemple “factura pagada”. No serà voluntari, serà una obligació.
• Pot ser que les factures electròniques hagin de registrar-se en una plataforma tipus FACe o FACeB2B, tal com succeeix en altres casos en els quals la facturació electrònica ja és obligatòria.

Què passa si no compleixo amb la facturació electrònica obligatòria?

Com ja s’ha comentat, totes les empreses hauran de complir amb l’obligació de la facturació electrònica i complir els requisits legals. En cas de no fer-ho, aquestes podrien enfrontar-se a sancions o multes de fins a 10.000 euros.

Quin és l’objectiu d’implementar la factura electrònica entre empreses?

• Lluita contra la morositat.
• Reduir cost de transacció.
• Cuidar medi ambient.
• Fomentar la digitalització.
• Control fiscal.
• Facilitat per a presentació d’impostos.

Altres casos en els quals és obligatori l’ús de factura electrònica

Factura electrònica obligatòria per a l’Administració pública espanyola

Amb el pas del temps, l’obligatorietat s’ha anat estenent, fent que actualment l’Administració pública espanyola només accepti factures electròniques en format estructurat.

Això significa que si tens algun client públic has de facturar mitjançant l’ús de la factura electrònica. En cas contrari, el teu client mai podrà acceptar i tramitar les teves factures.

Si ets proveïdor de l’administració pública, aquí pots trobar els principals reptes i les solucions, per a l’enviament de factures electròniques als organismes públics.

Factura electrònica obligatòria per a contractistes i subcontractistes de l’Estat

Després de la factura electrònica obligatòria amb l’Administració pública, el 9 de març de 2018 va començar la Llei de Contractes del Sector Públic 9/2017. Aquesta nova llei afecta a les empreses que són contractistes i subcontractistes públics. Si una empresa té un contracte públic i contracta a una altra empresa per a fer part del treball, han d’usar la factura electrònica en les seves transaccions comercials.

Aquest és canvi és molt important, ja que es tracta del primer pas de la factura electrònica entre empreses privades a Espanya.

Aquí pots trobar tota la informació sobre la llei de contractes del sector públic.

Factura electrònica obligatòria en altres països

Cada vegada són més els països del voltant del món que estan implementant lleis de factura electrònica obligatòria, ja tant en transaccions B2G com en B2B.

En la gran majoria dels països de la Unió Europea, la factura electrònica és obligatòria per a proveïdors de l’Administració pública, i en uns certs països aviat ho serà per a totes les empreses.

En països del continent asiàtic com ara el Japó i Singapur, la factura electrònica obligatòria està en procés d’implementació, i a Austràlia i Nova Zelanda és recomanable facturar a receptors públics de manera electrònica.

És important que tinguis en compte que, si envies factura electrònica a aquests països, has de complir amb la normativa de cada regió, encara que siguis una empresa estrangera. Amb B2Brouter pots enviar factura electrònica internacional a molts dels països esmentats.

Compleix totes les normatives de factura electrònica amb B2Brouter

B2Brouter és una solució de factura electrònica i intercanvi de documents electrònics, connectada amb empreses i xarxes de tot el món. B2Brouter té la capacitat de gestionar diferents formats de documents (Facturae, UBL, Xrechnung, PDF, etc.) per a enviar-los o rebre’ls a través de diferents xarxes. Això ajuda les empreses a comunicar-se amb els seus clients i proveïdors, tant nacionals com internacionals, des d’una sola plataforma, superant obstacles tècnics i legals.

El més important és que des de B2Brouter, qualsevol empresa pot complir amb les lleis de factura electrònica i alhora realitzar tota la gestió.