Com complir amb la factura electrònica obligatoria?

La factura electrònica és cada dia més important en l’àmbit local i global. Les lleis varien constantment i per això és molt rellevant que sàpigues quan t’afecta la factura electrònica obligatoria.

En aquest article t’expliquem els diferents casos en què et pot afectar la normativa de factura electrònica i com la pots complir de forma senzilla.

Obligació de factura electrònica amb Administracions públiques

L’ús de la factura electrònica per als proveïdors de l’Administració pública és la més estesa i ha estat aplicada progressivament des de l’any 2015.

A l’inici de la publicació de la Llei 25/2013, l’obligació d’emetre factura electrònica a l’Administració pública només afectava en aquells casos en què les factures tenien un import concret.

Amb el pas del temps, l’obligatorietat s’ha anat estenent. Actualment, l’administració pública Espanyola només pot rebre factura electrònica en format estructurat, en totes les transaccions que realitza amb tots els proveïdors, sense importar l’import total de les factures, el tipus d’organisme públic i altres factors.

Això vol dir que si tens algun client públic, has de facturar mitjançant l’ús de la factura electrònica. En cas contrari el teu client no pot acceptar i tramitar la teva factura.

Aquí pots trobar més informació sobre la factura electrònica amb les Administracions públiques.

Factura electrònica obligatoria per a Contractistes i Subcontractistes de l’Estat

Posteriorment a la factura electrònica obligatoria amb l’Administració pública, el 9 de març del 2018 va entrar en vigor la Llei de Contractes del Sector Públic 9/2017.

Aquesta nova llei afecta les empreses que són contractistes i subcontractistes públics. Expressat d’una altra manera: Si una empresa està en un contracte públic i contracta una altra empresa perquè faci part de la feina, aquestes empreses hauran de fer ús de la factura electrònica a les seves transaccions comercials.

Aquest és el primer pas de la factura electrònica entre empreses privades a Espanya.

Aquí pots trobar tota la informació sobre la llei de contractes del sector públic.

Factura electrònica obligatòria a Espanya entre empreses privades

Tot i que la factura electrònica obligatoria entre empreses privades a Espanya encara no és vigent, ja s’ha aprovat la llei. El mes de setembre passat el congrés va aprovar la Llei Crea y Crece, que entre moltes coses, estableix l’obligatorietat de l’ús de la factura electrònica, entre totes les empreses espanyoles.

La factura electrònica obligatoria entre empreses privades s’establirà de manera progressiva, segons els ingressos anuals generats. A més també afecta els autònoms.

Tingues en compte que tot i que encara no estàs obligat a utilitzar la factura electrònica amb els teus clients privats, aviat ho estaràs, per la qual cosa és un bon moment perquè comencis a adaptar aquests processos a la teva empresa.

Normativa de factura electrònica en Europa

Cada cop són més els països de la Unió Europea que estan implementant lleis de factura electrònica obligatòria. Tot i que cada país té les seves pròpies normatives i casuístiques, aquests són alguns exemples:

• A Portugal per als proveïdors de l’administració pública.
• A Espanya per als proveïdors de l’administració pública i aviat per a totes les empreses.
• A França per als proveïdors de l’administració pública i aviat per a totes les empreses.
• A Bèlgica per als proveïdors de l’administració pública.
• A Alemanya per als proveïdors de l’administració pública.
• A Itàlia per a totes les empreses.

Altres països com Croàcia, Polònia, Àustria, etc., també evolucionen cap a l’ús de la factura electrònica.

Com a conseqüència, si necessites enviar factura electrònica a algun d’aquests països, també estàs obligat a complir amb la normativa local tot i ser una empresa estrangera.

Factura electrònica internacional

En l’àmbit global, la factura electrònica també està adquirint molta importància. A molts països de centre i Amèrica del Sud, ja fa temps que és obligatòria per a totes les empreses (públiques i privades).

A la resta del món, la implementació de la factura electrònica està sent més lenta. Tot i això, molts països ja estan treballant per definir les lleis i implementar aquests processos.

Alguns països que estan començant a implementar la factura electrònica en aquests moments:

• Factura electrònica a Austràlia i Nova Zelanda: Tot i que la factura electrònica ja està definida des de fa un temps, ara comença l’obligatorietat, per a alguns casos com la facturació als receptors públics.
• Factura electrònica al Japó: Al país nipó s’estan implementant i definint els processos i estàndards de facturació electrònica. A més, està previst que durant el 2023 ja en comenci l’ús.
• Factura electrònica als Estats Units: Tot i que els Estats Units encara estan una mica lluny de la implementació, ja s’ha començat una prova pilot amb algunes empreses, que està servint per analitzar com enfocar el desenvolupament de la factura electrònica al país.

Com complir amb l’obligatorietat de factura electrònica?

Una de les dificultats principals que es troben les empreses, en el moment de complir amb la factura electrònica obligatoria, és que cada país o cada receptor pot tenir unes normes, estàndards o especificacions diferents.

Com a conseqüència, és molt important conèixer quina és la norma de factura electrònica en cada cas i disposar d’una solució que et permeti realitzar aquesta gestió de la manera més senzilla possible.

Amb l’Administració pública

Actualment, qualsevol empresa que necessiti facturar a una administració pública nacional està obligada a enviar factura electrònica. En aquest cas, la factura electrònica ha de ser en format XML del tipus Facturae. A més, l’enviament s’ha de produir a través dels diferents punts generals d’entrada, segons on estigui adherit el receptor.

A més, la factura electrònica ha de contenir els codis Dir3, en cas contrari no es pot enregistrar ni tramitar.

Tot i que hi ha una aplicació gratuïta anomenada Facturae que proporciona el Ministeri d’Hisenda, es tracta d’una eina difícil d’utilitzar. Per això, és important treballar amb sistemes o solucions que et permetin gestionar la factura electrònica amb l’administració pública i la factura convencional amb tots els clients.

Entre Contractistes i Subcontractistes de l’Estat (FACeB2B)

Aquest és l’inici de la factura electrònica entre empreses privades a Espanya i afecta a contractistes i subcontractistes de l’estat.

En aquest cas, les empreses han d’intercanviar factura electrònica en format XML del tipus Facturae. A més, l’intercanvi de factures ha de produir-se a través del Punt General d’Entrada de FACeB2B. Per a això, és necessari que el receptor estigui registrat en aquest PGE i disposi del seu propi codi DIRE.

A diferència de la factura electrònica amb l’administració pública, FACeB2B no permet la pujada manual del fitxer Facturae. Com a conseqüència, l’emissor de la factura està obligat a treballar amb un proveïdor de serveis de facturació electrònica, per poder realitzar l’emissió de la factura de forma correcta.

Factura electrònica entre empreses

Tot i que ja s’ha aprovat la llei de factura electrònica entre empreses privades a Espanya (Llei Crea y Crece), encara no s’han definit els aspectes tècnics. El que sabem és que serà mitjançant l’ús del format XML del tipus Facturae.

Tot i això, quan es publiquin els requisits tècnics, t’informarem aquí sobre tot el que necessites saber respecte a la factura electrònica entre empreses.

Amb països de la Unió Europea

És important saber que la factura electrònica europea pot ser diferent segons la normativa o les especificacions de cada país.

En general, els governs estan implementant la factura electrònica a través de la xarxa internacional d’intercanvi de documents Peppol. A més a més, segons la normativa europea, tots els receptors públics europeus han de tenir la capacitat de rebre a través d’aquesta xarxa.

Tot i això, has de saber que hi ha països que tenen els seus mecanismes o plataformes pròpies de recepció. Alguns exemples:

• Factura electrònica a Portugal: A Portugal es pot emetre la factura electrònica a través de plataformes com eSPAP. Alguns receptors públics poden estar connectats a plataformes pròpies.
• Factura electrònica a França: L’emissió de la factura electrònica als organismes públics de França, es realitza a través del portal oficial de Chorus Pro. L’emissor s’ha de registrar abans a aquesta plataforma, per poder emetre la factura electrònica.
• Factura electrònica a Alemanya: A Alemanya, la factura electrònica s’ha implementat amb el format UBL, a través de la xarxa Peppol. Això no sempre és així, ja que hi ha casos en què, utilitzant aquest mateix format, l’emissió de la factura s’ha de fer a través de correu electrònic.
• Factura electrònica a Itàlia: El govern italià ha implementat el seu propi sistema anomenat SDI, que és un portal on cal registrar totes les factures electròniques que s’intercanvien.
• Factura electrònica a Xipre: La gestió de la factura electrònica es produeix a través d’un sistema local anomenat Ariadne.

Altres països com Bèlgica i Suècia, han implementat la factura electrònica exclusivament a través de la xarxa Peppol.

Factura electrònica fora de la UE

No és possible especificar d’una manera concreta com complir les lleis de factura electrònica internacional, ja que cada país pot tenir processos i normatives diferents.

En tot cas, el que et podem dir és que la xarxa Peppol està adquirint una gran importància en l’àmbit internacional, tot i néixer com una xarxa europea.

Cada cop són més els països en l’àmbit global que estan decidint implementar la factura electrònica amb els estàndards i processos de Peppol. Nova Zelanda, Austràlia i Singapur ja ho han fet i altres països com el Japó o els Estats Units estan treballant en aquesta direcció.

Compleix amb la llei de factura electrònica gràcies a B2Brouter

B2Brouter és una solució de factura electrònica i intercanvi de documents electrònics, connectada amb empreses i xarxes de tot el món. Una de les qualitats més grans que té B2Brouter, és la capacitat de gestionar diferents formats de documents (Facturae, UBL, Xrechnung, PDF, etc) per enviar-los o rebre’ls a través de diferents xarxes. Això permet a les empreses connectar amb tots els seus clients i proveïdors, nacionals i internacionals, treballant des d’una única plataforma, trencant amb les barreres tècniques i legals que hi ha en aquests casos.

El més important és que des de B2Brouter, qualsevol empresa pot complir amb les lleis de factura electrònica i alhora fer tota la gestió.