Factura electrònica: Com facturar a les administracions públiques?

Des del passat 15 de gener és obligatori presentar les factures a les administracions públiques de manera electrònica. Si ets proveïdor de l’Administració o estàs interessat en el tema, potser et preguntis què és la factura electrònica, com pots confeccionar-la, com s’envia a l’administració… Al següent article intentarem aclarir-te alguns dubtes.

Què és una factura electrònica?

Una factura electrònica és un arxiu informàtic que conté tota la informació que trobaríem en una factura en paper. La factura electrònica es distingeix de la convencional en que no està impresa i en que ha d’estar signada digitalment. Aquesta signatura s’aconsegueix mitjançant un certificat digital i unes claus. El format d’aquesta factura fa possible que es pugui enviar i rebre per internet.

Quins avantatges té?

De l’exposat en el paràgraf anterior es desprenen alguns avantatges. Els més evidents: la reducció de costos de paper i impressió i d’enviament o desplaçament per al seu lliurament. Però a aquests avantatges cal sumar-los molts altres: l’estalvi en espai per a l’organització i conservació, en mecanismes per a la seva custòdia, en esforços per a la seva classificació i arxiu, la possibilitat del seu tractament directe en el nostre sistema de comptabilitat… La factura electrònica és econòmica, ecològica i potencialment molt pràctica.

Centrem-nos ara en el referent a la facturació electrònica i les administracions públiques. És urgent, veritat?

Com confecciono les meves factures electròniques?

Les factures electròniques han de contenir per llei una sèrie de dades. Existeix un format comú per a totes les administracions —facturae— però amb variants. En realitat, aquestes variants són tan diferents entre elles que les converteix en incompatibles, afegint-hi complexitat al procés d’elaboració.

Per confeccionar les teves factures electròniques existeixen diverses opcions, des del desenvolupament d’aplicacions per integrar-les al programari de gestió de la teva empresa fins a la confecció manual, una autèntica bogeria gens recomanable.

Els punts generals d’accés (no pateixis, ja t’explicarem què són) posen a disposició dels proveïdors un portal per a la generació de les seves factures electròniques. Un problema comú d’aquests portals és que són poc amigables. Un altre és que hem de tenir instal·lat un certificat digital i disposar d’una clau per a poder signar les nostres factures. No totes les administracions, a més, admeten els mateixos certificats. Pot succeir que el que ens serveix per a una, no ens serveixi per a una altra.

Per fortuna, la llei contempla que l’emissió de la factura pugui ser delegada i la seva signatura també. A B2Brouter, t’oferim una eina gratuïta per facilitar-te la confecció de les teves factures i, a més, podem signar-les per tu. Tot això en un entorn senzill i intuïtiu. Sense complicacions.

Ja tinc la meva factura electrònica. Ara, on la presento?

Les administracions aúbliques han d’establir un únic punt general d’entrada per a les factures electròniques. El punt d’entrada seria alguna cosa així com un mostrador de registre virtual. Fins al 15 de gener, en una mateixa administració, cada organisme podia tenir la seva pàgina a internet per realitzar els tràmits d’entrada de factures. En algunes comunitats autònomes, per exemple, trobàvem una per a Sanitat, una altra per a Educació… Des del 15 de gener aquesta dispersió ja no és possible. Una administració equival a un punt general d’entrada.

Algunes Comunitats Autònomes han desenvolupat el seu portal d’entrada de factures electròniques; unes altres, juntament amb ajuntaments, diputacions, consells comarcals, etc., han optat per adherir-se a punts d’entrada com FACe, de l’Administració General de l’Estat, com eFACT de la Generalitat de Catalunya o el PGEFe de Castella-la Manxa.

Recordes el tema del format, de les seves variants i el de la signatura electrònica? Si a una administració li corresponen un punt general d’entrada, una adaptació del format, un tipus de certificat, a diverses administracions els correspondran varis punts, vàries adaptacions del format, varis… La cosa es complica. No és res insalvable, però sí antipàtic.

B2Brouter pot ser una excel·lent opció per asimplificar-te el treball. Sigui la que sigui l’administració pública amb la que treballis, la teva factura tindrà el format adequat i prendrà sempre el camí correcte. Amb B2Brouter resols diversos problemes: crear la factura, signar-la, triar la seva destinació i enviar-la.

Amb la il·lustració pots fer-te una idea de la complexitat que suposa treballar amb la solució que ofereix l’Administració General de l’Estat comparant-la amb la qual t’oferim a B2brouter.net.

Encara hi ha una mica més, però de moment no està malament, oi?

Com sé que la meva factura ha arribat a la seva destinació i s’està processant correctament?

Un dels avantatges de la factura electrònica és la seva traçabilitat. En qualsevol moment pots saber en quina situació està dins del seu procés. Cada punt general d’entrada ha definit els seus estats amb la seva nomenclatura (acceptada, registrada, pagada…) i els informa immediatament.

En B2Brouter, aquesta funcionalitat està integrada: quan la teva factura passi d’un estat a un altre quedarà reflectit al portal, sigui el que sigui, per descomptat, l’administració a la qual l’hagis enviat.

En definitiva: en B2Brouter crees la teva factura electrònica, la signem, l’envies, la controles i… No… El següent pas no és cosa nostra. Ho sentim però no et pagarem res. Si no ho vols, però, tampoc et cobrarem res. Què et sembla?

On aconsegueixo més informació?

Aquí mateix. Al blog de B2brouter.net publicarem periòdicament articles per mantenir-te informat sobre els aspectes més rellevants de la facturació electrònica. No ens estranyaria que el tema no t’apassioni, però, si necessites conèixer-lo, farem tot el possible per ser-te útils.