Tot sobre la facturació amb les Administracions

Des del passat 15 de gener és obligatori presentar les factures a les administracions públiques de manera electrònica. Si ets proveïdor de l’administració o estàs interessat en el tema, potser et preguntes com complir amb la normativa. Al següent article aclarim el que necessites saber i com fots fer-ho fàcil i gratis:

Com complir amb la facturació per l’Administració?

Quan necessites generar una factura per a una Administració Espanyola, aquesta ha de contenir per llei una sèrie de dades. A més, hi ha un format comú per a totes les Administracions, anomenat Facturae. També has de tenir en compte que hi ha variants, en funció de les dades requerides per cada Administració o organisme públic. Aquestes variants afegeixen complexitat al procés d’elaboració.

Per confeccionar les factures electròniques hi ha diverses opcions, des del desenvolupament d’aplicacions per integrar-les al programari de gestió de la teva empresa fins a la confecció manual, una autèntica bogeria gens recomanable, ni t’ho plantegis!

Els punts generals d’entrada de factures (més avall t’expliquem què són) posen a disposició dels proveïdors de l’Administració eines per a la generació de les factures electròniques. Un problema comú d’aquestes eines és que són poc amigables, complexes i gens intuïtives. Un altre és que has de tenir instal·lat un certificat digital i disposar d’una clau per poder signar les factures electròniques. No totes les administracions, a més, admeten els mateixos certificats. Pot passar que el que et serveix per a una, no et serveixi per a una altra.

Per sort, la llei preveu que l’emissió de la factura pugui ser delegada, i la signatura també. A B2Brouter, t’oferim una eina gratuïta per facilitar-te la confecció de les teves factures i, a més, les podem signar per tu. Tot això en un entorn senzill i intuïtiu. Sense complicacions.

Què és una factura electrònica?

Una factura electrònica és un arxiu informàtic que conté tota la informació que trobaríem en una factura en paper. La factura electrònica es distingeix de la convencional en el fet que no està impresa i en què ha d’estar signada digitalment. Aquesta signatura s’aconsegueix mitjançant un certificat digital i unes claus. El format d’aquesta factura fa possible que es pugui enviar i rebre per internet.

Quins avantatges té?

De l’exposat en el paràgraf anterior es desprenen alguns avantatges. Els més evidents: la reducció de costos de paper i impressió i d’enviament o desplaçament per al seu lliurament. Però a aquests avantatges cal sumar-los molts altres: l’estalvi en espai per a l’organització i conservació, en mecanismes per a la seva custòdia, en esforços per a la seva classificació i arxiu, la possibilitat del seu tractament directe en el nostre sistema de comptabilitat… La factura electrònica és econòmica, ecològica i potencialment molt pràctica.

Centrem-nos ara en el referent a la facturació electrònica i les administracions públiques. És urgent, veritat?

Com gestionar la factura electrònica amb l’Administració?

Les administracions públiques han d’establir un únic punt general d’entrada per a les factures electròniques. El punt d’entrada seria una cosa així com un taulell de registre virtual. Fins al 15 de gener del 2015, en una mateixa administració, cada organisme podia tenir la seva pàgina a internet per fer els tràmits d’entrada de factures. En algunes comunitats autònomes, per exemple, en trobàvem una per a Sanitat, una altra per a Educació… Actualment, aquesta dispersió ja no és possible. Una Administració equival a un punt general d’entrada.

Algunes comunitats autònomes han desenvolupat el portal d’entrada de factures electròniques; altres, juntament amb ajuntaments, diputacions, consells comarcals, etc., han optat per adherir-se a punts d’entrada com a FACe, de l’Administració General de l’Estat, com a eFACT de la Generalitat de Catalunya o el PGEFe de Castella-la Manxa.

Recordes el tema del format, el mètode d’enviament i la signatura electrònica? La cosa es complica. Cada receptor públic pot estar adherit a un Punt General d’Entrada. A més, cal esmentar els codis DIR3, que són 3 codis que has de fer constar a la factura perquè el receptor correcte la pugui tramitar. Res insalvable, però sí molest.

B2Brouter pot ser una excel·lent opció per simplificar-te la feina. Sigui quina sigui l’Administració pública amb què treballis, la teva factura tindrà el format adequat i prendrà sempre el camí correcte. Amb B2Brouter resols diversos problemes: crear la factura electrònica amb els codis DIR3, signar la factura electrònica, enviar-la usant el mètode d’enviament correcte.

A la il·lustració pots fer-te una idea de com és de fàcil enviar una factura amb B2Brouter, en comparació amb la complexitat de treballar amb el programa Facturae, la solució que ofereix l’Administració General de l’Estat.

Encara hi ha més, però de moment no està malament, oi?

Com sé que la meva factura ha arribat a l’Administració pública?

Un dels avantatges de la factura electrònica és la seva traçabilitat. En qualsevol moment pots saber en quina situació està dins del seu procés. Cada punt general d’entrada ha definit els seus estats amb la seva nomenclatura (acceptada, registrada, pagada…) i els informa immediatament.

En B2Brouter, aquesta funcionalitat està integrada: quan la teva factura passi d’un estat a un altre quedarà reflectit al portal, sigui el que sigui, per descomptat, l’administració a la qual l’hagis enviat.

En definitiva: en B2Brouter crees la teva factura electrònica, la signem, l’envies, la controles i… No… El següent pas no és cosa nostra. Ho sentim, però no et pagarem res. Si no ho vols, però, tampoc et cobrarem res. Què et sembla?