¿Qué es una factura electrónica? e-factura

¿Sabes que es una factura electrónica? Una factura electrónica o efactura es un documento con la misma validez que una factura en papel, pero se expide y se recibe en soporte electrónico. Es decir, en un formato informático.  A pesar de esto, existen diferentes tipos de factura electrónica dependiendo de la normativa de cada país. En este artículo te resolvemos las dudas más habituales y cómo crearla gratis.

¿Qué es una factura electrónica? Inicios

Antes de nada, te explicamos un poco la historia de la factura electrónica. Se trata de un tipo de facturación que se empezó a utilizar hace relativamente poco tiempo, pues ha ido muy ligada al uso de las nuevas tecnologías. La normativa que la regula es el Real Decreto 1619/2012, que también regula las facturas en papel, y más recientemente la Ley 25/2013. De hecho, desde el 2015 su uso es obligatorio para los proveedores de la Administración Pública. Desde luego, su introducción como herramienta de registro supone una revolución en positivo que hay que fomentar.

¿Formatos de factura electrónica?

Una factura electrónica debe cumplir unos estándares legales (hablaremos de ellos más adelante), pues como hemos visto, tiene una regulación concreta. De manera habitual, el formato más utilizado por las empresas es el PDF. Este formato es fácilmente accesible para todo el mundo. Pero si el destinatario es una empresa y el envío se hace de ordenador a ordenador, el formato común es el XML. Este formato es un estándar de la ONU para el Intercambio electrónico de datos en el ámbito mundial. Garantiza la seguridad, privacidad y veracidad de los datos. Está codificado y es comprensible por cualquier ordenador con el programa adecuado. Otro formato coocido es el EDIFACT. Es muy usado en determinados sectores como la automoción o la distribución alimentaria, aunque está cayendo en desuso. La Administración Pública Española y cada vez más entidades privadas emplean el formato Facturae, ya que se procesa fácilmente por cualquier sistema y es el formato que dicta la normativa.

En Europa y cada vez en más países de todo el mundo, el formato de factura electrónica escogido es el UBL, que es el formato utilizado en la red de intercambio de documentos electrónicos Peppol.

Ejemplos de factura electrónica

Hay dos tipos de factura electrónica:

• Facturas electrónicas en formato estructurado: son fácilmente entendibles por los sistemas informáticos. Es decir, están codificadas para automatizar la gestión de la información por parte del ordenador. Por eso, se suelen elaborar en XML (Facturae o UBL).
• Facturas electrónicas en formato no estructurado: son aquellas que deben ser mecanizadas por el receptor. Por ejemplo, un documento en PDF.

En el caso de las facturas electrónicas en formato estructurado, tal cual el ordenador las recibe,  automáticamente las codifica, registra y archiva. En las facturas electrónicas en formato no estructurado debe ser una persona la que, una vez recibida, las codifique, registre y archive.  Si buscamos agilizar trámites y tiempos, sin duda es más útil el primer tipo.

¿Cómo se hace una factura electrónica?

Cómo hacer una factura electrónica varía según el sistema utilizado. Si es un PDF, su realización requerirá darle un formato, volcar datos, un trabajo previo de organización de la información que se vuelca en ella.

En cambio, si necesitas generar una factura electrónica en formato estructurado (Facturae, UBL u otros), por norma general debes utilizar alguna herramienta o aplicación que te permita crear de forma sencilla la factura electrónica en el formato deseado. Estos son algunos ejemplo:

1. Programa Facturae: Se trata de una aplicación proporcionada por el Ministerio. Debes tener en cuenta que solo te permite generar la factura electrónica para facturar a la Administración Pública Española, es un sistema difícil de usar y solo genera el archivo, por lo que debes subir la factura de forma manual en el punto general de entrada correspondiente, donde esté adherido tu cliente.
2. Proveedor de servicios de facturación electrónica: Se trata de soluciones especializadas en facturación electrónica, que te permiten crear la factura de una forma sencilla o convencional (tal como haces cons tus facturas normales), pero se encargan de convertir la factura en el formato electrónico que solicita recibir el receptor. Algunos de estos proveedores de servicios ofrecen soluciones gratuitas de facturación electrónica.

B2Brouter es un ejemplo de proveedor de servicios. Te permite generar la factura electrónica de forma sencilla, facilitando un formulario donde solamente debes introducir los datos de la factura.

Ejemplo:

Como cualquier factura en papel, la factura electrónica debe recoger obligatoriamente una serie de datos. Por ejemplo, debe estar numerada y debe contener la fecha de su expedición. También debe constar el nombre y apellidos o razón social de quién emite y recibe la factura, la dirección, número de identificación fiscal, qué tipo de operaciones se están facturando y su fecha, los datos fiscales y tributarios (IVA, IRPF, etc) y, evidentemente, el importe a pagar.

En el caso de la factura electrónica estructurada, cada dato debe constar en un campo en concreto. Para que te hagas una idea, aquí puedes ver como es la estructura de una factura en el formato electrónico español (Facturae) y en que campo deben constar algunos datos de la factura.

¿Puedo convertir mis facturas de papel a factura electrónica?

Por supuesto, mediante cualquier software de digitalización como un escáner, siempre y cuando necesites convertir tus facturas en formato electrónico no estructurado. Eso sí, este sistema requerirá una codificación posterior. Lo ideal es poder utilizar un software de facturación electrónica que facilite la creación de la factura o posibilite la integración con tu sistema de gestión o ERP, tal como te hemos comentado anteriormente.

¿Qué beneficios tiene la factura electrónica o eFactura?

Ya hemos señalado algunas ventajas antes: agilidad, seguridad… Pero también se minimiza el consumo en papel y, por supuesto, facilita la gestión y mecanización de la información. Se puede integrar fácilmente con un sistema de gestión totalmente informatizado. Esto ayuda a la contabilidad y a la reducción de errores. Además, se eliminan costes y gracias a la facilidad de su archivo, también se reduce el uso de espacio físico. A todo esto hay que sumarle que mejora el servicio al cliente y ayuda a facilitar la lucha contra el fraude. Todo son ventajas para cualquier empresa.

¿Cuándo es obligatorio hacer una factura electrónica?

La obligatoriedad de emitir factura electrónica depende de diferentes factores como normativas de cada país, necesidades del receptor, necesidades del emisor, etc. Desde B2Brouter te informamos sobre las nuevas leyes y normativas que afectan a tu empresa.

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