¿Qué es una factura electrónica?

Una factura electrónica es un documento con la misma validez que una factura en papel, pero que se expide y se recibe en soporte electrónico. Es decir, en un formato informático. Este tipo de factura digital agiliza la gestión y garantiza la validez, pues es igual que una factura tradicional. Pero ¿qué beneficios puede tener? O ¿vale cualquier tipo de estructura? Resolvamos las dudas más habituales en cuanto a este relativamente novedoso sistema de facturación.

Inicios de la factura electrónica

Antes de nada, conozcamos un poco la historia de la factura electrónica. Un elemento que se empezó a utilizar hace relativamente poco tiempo, pues ha ido muy ligada al uso de las nuevas tecnologías. La normativa que la regula es el Real Decreto 1619/2012, que también regula las facturas en papel, y más recientemente la Ley 25/2013. De hecho, desde el 2015 su uso es obligatorio si somos proveedores de la Administración Pública. Desde luego, su introducción como herramienta de registro supone una revolución en positivo que hay que fomentar.

¿Qué beneficios y ventajas tiene la factura electrónica?

Ya hemos señalado algunas ventajas antes: agilidad, seguridad… Pero también se minimiza el consumo en papel y, por supuesto, facilita la gestión y mecanización de la información. Se puede integrar fácilmente en un sistema de gestión totalmente informatizado, lo que ayuda a la contabilidad y a la reducción de errores. Además, se eliminan costes y gracias a la facilidad de su archivo, también se reduce el uso de espacio físico. A todo esto hay que sumarle que mejora el servicio al cliente y ayuda a facilitar la lucha contra el fraude. Todo son ventajas para cualquier empresa.

¿Qué formato puede tener la factura electrónica?

Una factura electrónica debe cumplir unos estándares legales, pues como hemos visto, tiene una regulación concreta. De manera habitual, si es una PYME o particular, el formato más utilizado es el PDF. Este formato es fácilmente accesible para todo el mundo. Pero si el destinatario es una empresa y el envío se hace de ordenador a ordenador, el formato habitual es el XML. Este formato es un estándar de la ONU para el Intercambio electrónico de datos en el ámbito mundial, lo cual garantiza la seguridad, privacidad y veracidad de los datos. Está codificado y es comprensible por cualquier ordenador con el programa adecuado. Otro formato utilizado de manera habitual es el EDIFACT, ya que es el que se utiliza en determinados sectores como la automoción o la distribución alimentaria aunque está cayendo en desuso. La Administración Pública Española y cada vez más entidades privadas utilizan el formato Facturae ya que se procesa fácilmente por cualquier sistema y es el formato que dicta la normativa.

En cambio, en Europa y cada vez en más países de todo el mundo, el formato de factura electrónica escogido es el UBL, que es el formato utilizado en la red de intercambio de documentos electrónicos Peppol.

Tipos de factura electrónica

Hay dos tipos de factura electrónica:

  • Facturas electrónicas en formato estructurado: son fácilmente entendibles por los sistemas informáticos. Es decir, están codificadas para automatizar la gestión de la información por parte del ordenador. Por eso, se suelen elaborar en XML (Facturae o UBL)).
  • Facturas electrónicas en formato no estructurado: son aquellas que deben ser mecanizadas por el receptor. Por ejemplo, un documento en PDF.

En el caso de las facturas electrónicas en formato estructurado, tal cual el ordenador las recibe,  automáticamente las codifica, registra y archiva. En las facturas electrónicas en formato no estructurado debe ser una persona la que, una vez recibida, las codifique, registre y archive.  Si buscamos agilizar trámites y tiempos, sin duda es más útil el primer tipo.

¿Cómo se hace una factura electrónica

El cómo elaboramos una factura electrónica variará según el sistema utilizado. Si es un PDF, su realización requerirá darle un formato, volcar datos, un trabajo previo de organización de la información que se vuelca en ella. En cambio, si utilizamos programas específicos como B2Brouter, la nueva factura electrónica se generará de manera sencilla,  ya que el propio sistema nos facilitará el formulario para poder crearla. Esto agiliza enormemente la creación y registro de nuevas facturas.

Ejemplo de una factura electrònica

Como cualquier factura en papel, la factura electrónica debe recoger obligatoriamente una serie de datos. Por ejemplo, deberá ir numerada e indicando la fecha de su expedición. También deberá recoger nombre y apellidos o razón social de quién emite y recibe la factura, la dirección, número de identificación fiscal, qué tipo de operaciones se están facturando y su fecha, los datos fiscales y tributarios (IVA, IRPF, etc) y, evidentemente, el importe a pagar.

que es factura electronica

¿Puedo convertir mis facturas de papel a formato electrónico?

Por supuesto, mediante cualquier software de digitalización, como un escáner. Eso sí, este sistema requerirá una codificación posterior. Lo ideal es poder utilizar un software de facturación electrónica que facilite la creación de la factura o posibilite la integración con tu sistema de gestión o ERP.

¿Cuándo es obligatorio hacer una factura electrónica?

La factura electrónica, desde el año 2015, es de uso obligatorio cuando nos relacionamos con la Administración Pública. Cualquier servicio o producto que debamos facturar a su nombre, se debe hacer mediante factura electrónica. Con la entrada en vigor de la nueva Ley de Contratos 9/2017, y de acuerdo con su Disposición Adicional 32, los subcontratistas también deberán emitir facturas electrónica a los contratistas principales sujetos a la ley de contratos públicos.

Además, la factura electrónica B2B (entre empresas privadas) en España, está muy cerca y afectará a todas las empresas.

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