Amb l’aplicació de la normativa de factura electrònica, s’ha definit a Espanya el format Facturae . Aquest format s’utilitza per enviar factures electròniques estructurades al sector públic, entre contractistes i subcontractistes de l’estat i també s’utilitzarà per intercanviar factures entre privats a partir de l’entrada en vigor de la Llei “Crea i Crece” .
Facturae és el nom que rep el format de la factura electrònica a Espanya.
L’any 2006, el Ministeri d’Economia i Hisenda juntament amb la banca van definir el model AEAT XML. AEAT són les sigles de l’Agència Estatal d’Administració Tributària, per això aviat es va veure la necessitat de canviar el nom i es va passar a denominar Facturae , que significa senzillament Factura Electrònica.
El format va néixer amb la versió Facturae 3.0, però a causa de la necessitat de corregir alguns aspectes de la versió 3.0, es va crear la versió Facturae 3.1 i posteriorment la versió Facturae 3.2, que ha resultat ser la més utilitzada per a les comunicacions amb el sector públic (les versions 3.0 i 3.1 estan discontinuades, és a dir, ja no es poden fer servir).
Quan l’any 2017 es van incorporar les comunicacions de factures en el sector privat, es van realitzar dues versions més, la versió Facturae 3.2.1 i Facturae 3.2.2 que estenen la funcionalitat de la versió 3.2, permetent informar de l’encaminament en el sector privat així com d’altres temes que veurem més endavant.
Ara com ara, la versió de Facturae més utilitzada per a facturar al sector públic és la 3.2 i per al sector privat la 3.2.2.
Quan enviar una factura en Facturae En l’actualitat, les empreses espanyoles necessiten enviar factures electròniques en format Facturae en dos casos:
Per a facturar a l’Administració Pública Facturació entre Contractistes i Subcontractistes de l’Estat A pesar que la factura electrònica només és obligatòria en els casos esmentats anteriorment, ja s’ha publicat en el BOE la Llei Crea i Creix que, entre moltes altres coses, obliga a totes les empreses privades espanyoles a utilitzar la factura electrònica en totes les seves transaccions, tant per a emetre, com per a rebre. En aquest cas, per a l’intercanvi de factura electrònica entre empreses privades també s’ha decidit implementar en format Facturae a més dels exigits per la Unió Europea, el format UBL i el CII.
Aquí pots trobar tota la informació sobre la factura electrònica entre empreses privades a Espanya.
Què és el format Facturae? Facturae és un llenguatge definit mitjançant XML (esteneu Markup Language) que descriu el model de factura que s’utilitza a Espanya.
Facturae defineix una sèrie d’elements de dades amb un significat únic en una estructura de fitxer XML que en el seu conjunt descriu una factura.
Per exemple, per a definir el número de la factura s’utilitza el tag InvoiceNumber. Un tag és una etiqueta que delimita la dada. S’obre mitjançant <InvoiceNumber>i es tanca amb </InvoiceNumber>:
<InvoiceNumber>2022-9912</InvoiceNumber>
En l’esquema també es defineix el tipus de dades permès i (en el cas de Facturae) la seva grandària. Per exemple, en el cas del número de factura, es permet un màxim de 20 caràcters de text en Facturae 3.2.
Tot llenguatge XML com Facturae es defineix mitjançant un esquema (denominat XSD ). Aquest esquema és el que marca les regles que han de tenir els elements de la documento XML. Les regles que defineix l’esquema són del tipus:
Ordre dels elements dins de la factura. P.e. primer cal posar el número de factura i després la data. Obligatorietat i repetició d’elements en la factura. P.e. el CIF de l’emissor és obligatori, la informació de pagament és opcional,… El format dels elements de dades, P.e. Nombre de decimals permesos, longitud de camps… Les agrupacions de dades, Pe. les dades relatives a l’emissor o al receptor, o les dades relatives a les línies. En Facturae, els esquemes “oficials” es poden trobar aquí
Estructura de Facturae T’expliquem les principals àrees de l’estructura tècnica de les factures en format Facturae.
FileHeader Conté metadades de la factura. Els més rellevants són les dades del tercer signant. En cas que la factura la signa un tercer amb signatura delegada (com en el cas de B2Brouter) el camp FileHeader/ThirdParty conté les dades de Invinet Sistemes (l’entitat jurídica titular de B2Brouter) i el camp InvoiceIssuer és TE Per Tercer en lloc de EM per Emissor. Un altre conjunt d’elements en el FileHeader permet informar de dades associades al factoring de la factura, encara que no s’utilitza normalment.Parties Inclou informació del venedor SellerParty i el comprador SellerParty. La complexitat dels comunicats en Facturae és que tenen diverses alternatives per a definir uns certs aspectes. Per exemple, pots definir o bé LegalEntity (si la part és una entitat jurídica) o ben Individual (si es tracta d’un consumidor). Un altre exemple, en les direccions es diferencia entre AddressInSpain quan la direcció és a Espanya, enfront de OverseasAddress quan no és espanyola. Aquest últim choice és poc elegant ja que per a saber si una direcció és o no és a Espanya, bastaria amb el codi de país.AdministrativeCenters o unitats organitzatives d’una entitat. Són elements opcionals necessaris per a definir els codis DIR3 en les entitats públiques a Espanya. Quan es defineixen centres administratius cal incorporar les dades de la direcció física ja que són elements obligatoris a nivell d’esquema.Invoices La secció invoices pot contenir múltiples factures (Invoice). No coneixem cap implementació de Facturae on s’utilitzin més d’una factura per fitxer Facturae, de fet, normalment es prohibeix l’ús de diverses factures en un únic fitxer ja que els sistemes de gestió no estan preparats per a la seva gestió. Cada factura té les següents seccions:InvoiceHeader Conté informació de capçalera de la factura, tal com el número i sèrie de la factura i el tipus i classe. El tipus i classe serveixen per a classificar les factures. Amb el tipus defineix si és completa, abreujada, autofactura i amb la classe es defineix si es tracta d’una factura original, una rectificativa o una recapitulativa. En cas de ser factura rectificativa, en InvoiceHeader s’inclou també informació de la factura corregida, on s’ha d’informar del motiu correcció i del mètode de correcció amb dos elements de dades cadascun, subjectes cadascun d’ells a sengles llistes de codis. Veurem exemples de rectificatives més endavant.InvoiceIssueData Dades de capçalera de factura, com a data de factura IssueDate, però també data d’operació OperationDate, així com lloc d’emissió, període de facturació, moneda d’emissió, taxa de canvi o idioma de la factura.TaxesOutputs Aquesta secció és obligatòria i és on es defineixen els impostos de la factura (IVA, Recàrrec d’Equivalència, etc.). Cada TaxesOutputs pot contenir molts grups Tax. Cada grup Tax s’utilitza per a definir un tipus d’impost amb un percentatge. Com a obligatori en cada grup Tax cal definir el TaxTypeCode (subjecte a una llista de codis, p.e. 01 = IVA, 02=IPSI), el TaxRate que indica el percentatge aplicat i el TaxableBase que és la base imposable. A més es pot definir el TaxAmount o import de l’impost. Aquesta classe conté dues particularitats, en primer lloc els elements SpecialTaxableAmount i SpecialTaxAmount, camps que fan referència a l’article tercer punt 5 de la Llei 36/2006: Cinc. S’afegeix un nou Capítol IX al Títol IX de la Llei, amb la següent redacció: «CAPÍTOL IX Règim especial del grup d’entitats Article 163 quinquies. Requisits subjectius del règim especial del grup d’entitats. D’altra banda hi ha els elements EquivalenceSurcharge i EquivalenceSurchargeAmount que fan referència al recàrrec d’equivalència.TaxesWithheld Segueix la mateixa estructura que TaxesOutputs perè serveix per a definir l’IRPF bàsicament. S’han d’informar en positiu encara que es resta del total factura.InvoiceTotals Defineix els imports totals de la factura. Pràcticament tots els elements de dades són obligatoris. El TotalGrossAmount és el total import brut de la factura. El TotalGeneralDiscount i el TotalGeneralCharges contenen el total de descomptes i càrrecs a nivell de factura respectivament. El TotalGrossAmountBeforeTaxes es el bruto con descuentos y cargos a nivel de factura. El TotalTaxesOutputs és el total d’impostos repercutits i el TotalTaxesWithheld el total d’impostos retinguts (és obligatori, és a dir, cal posar-lo amb valor 0.00 en factures sense IRPF) i finalment el InvoiceTotal que és el total factura incloent impostos. Després es pot informar d’altres imports com les subvencions, els pagaments a compte o els suplerts que veurem més endavant en exemples. Com a elements obligatoris addicionals hi ha el TotalOutstandingAmount, que és el total a pagar, i el TotalExecutableAmount que és el total a pagar menys els imports retinguts més despeses reemborsables.Items Aquesta secció conté múltiples línies de factura InvoiceLine. Cada línia de factura té un gran nombre de referències, encara que és difícil entendre a què fa referència cadascuna. De fet és un dels principals problemes de Facturae, ja que diferents receptors obliguen a utilitzar diferents referències. Com a exemple tenim IssuerTransactionReference, IssuerContractReference, ReceiverContractReference o FileReference. A més de les diverses referències es pot descriure la línia de factura, la quantitat, el preu i els impostos a nivell de línia. Es poden afegir descomptes i càrrecs a nivell de línia. També es pot incloure un identificador d’article ArticleCode així com informació addicional no estructurada en AdditionalLineItemInformation. Cada línia té un punt d’extensió que es pot utilitzar per a afegir dades estructurades addicionals.PaymentDetails És una secció opcional en la qual es poden definir múltiples venciments mitjançant la classe Installment. Cada venciment ha de contenir una data InstallmentDate, un import InstallmentAmount, i una forma de pagament codificada PaymentMeans. De manera opcional, es pot agregar informació dels comptes bancaris AccountToBeCredited i AccountToBeDebited, referències per a facilitar la conciliació bancària PaymentReconciliationReference i DebitReconciliationReference. Altres dades en cada venciment són les notes addicionals CollectionAdditionalInformation i un camp denominat RegulatoryReportingData que és un codi estadístic usat en operacions transfrontereres.LegalLiterals Es una secció que pot contenir múltiples LegalReference que són camps textuals de fins a 2500 caràcters on es pot incloure determinada informació requerida per a donacions, subvencions, etc.AdditionalData Permet relacionar nombres de factures relacionades mitjançant RelatedInvoice, relació d’annexos a la factura amb les dades dels annexos embeguts en base64 en RelatedDocuments, i notes addicionals a la factura en InvoiceAdditionalInformation. En AdditionalData també es poden incorporarExtensions a nivell d’una factura.Extensions Permet incorporar qualsevol extensió estructurada a la factura.ds:Signature Aquesta secció pertany a l’especificació de la signatura electrònica. Conté les dades que permeten garantir la identitat i integritat de la factura.Llista de codis A Facturae hi ha diferents llistes de codis que restringeixen l’ús de determinats elements de dades. Tècnicament, aquestes llistes de codis són enumeracions definides dins del propi XSD, de manera que no es poden modificar sense la creació d’una nova versió del model Facturae.
Les llistes són:
RoleTypeCodeType Identifica el tipus d’AdministrativeCenter. Serveix per a identificar els DIR3.PersonTypeCodeType Per a discriminar si la part és una persona física o jurídica.ResidenceTypeCodeType Discrimina el tipus de residència (Espanya, Europa o resta).InvoiceIssuerTypeType Defineix qui és l’emissor de la factura. En cas de signatura delegada, l’emissor ha de ser “ET” (un tercer).InvoiceDocumentTypeType Discrimina si es tracta d’una factura completa, abreujada o acte-factura.InvoiceClassType Identifica si és una factura original, rectificativa o recapitulativa o còpia d’alguna de les anteriors.ReasonCodeType Descriu el motiu de correcció.ReasonDescriptionType Exactament igual que la llista anterior però amb textos.CorrectionMethodType Descriu el mètode de correcció de la factura. Existeixen 4 tipus de correcció.CorrectionMethodDescriptionType Exactament igual que la llista anterior però amb textos.UnitOfMeasureType Unitats de mesura codificades.PaymentMeansType Formes de pagament codificades.TaxTypeCodeType Tipus d’impostos permesos.CountryType Països codificats amb el codi alpha3.CurrencyCodeType Monedes codificades amb el codi de 3 dígits.ModalityType Indicador si la factura és individual o múltiple.LanguageCodeType Codi de l’idioma de la part.SpecialTaxableEventCodeType Permet indicar si l’operació és no subjecta o bé subjecta i exempta.Tipus de dades A més de les enumeracions de llistes de codis, en Facturae es defineixen diferents tipus de dades que restringeixen el format de la informació que es pot utilitzar en cada element de dades.
AmountType És el tipus de dades usat per a definir els imports. Conté una seqüència amb una dada obligatòria TotalAmount, i un altre opcional denominat EquivalentInEuros. Utilitzar Facturae amb imports en una moneda diferent a l’EUR implicaria haver d’usar l’element EquivalentInEuros així com la taxa de canvi.DoublennDecimalType S’utilitza en Facturae 3.2 per a definir imports amb nn decimals.DoubleUpTonnDecimalType S’utilitza en Facturae 3.2.2 per a imports de fins a nn decimals.TextMaxnnType En Facturae es limita la grandària de les cadenes de text. Existeixen diversos tipus depenent del valor de nn TextMax20Type, TextMax70Type, etc.TextMinaaMaxbbType Cadenes de text entre aa i bb caràcters.PostCodeType Cadena de 5 dígits.RegulatoryReportingDataType Cadena de 6 dígits.PartyIdentificationType Cadena de 10 dígits.Signatura electrònica Facturae La signatura electrònica és opcional en el format Facturae, encara que legalment és obligatòria en les factures que es remeten al sector públic.
Les factures es poden signar amb el certificat de l’emissor o bé amb el d’una tercera part de confiança. En el cas d’utilitzar B2Brouter es pot optar per totes dues modalitats, signar amb el certificat propi, de manera que s’haurà d’incorporar el PIN del certificat cada vegada que se signi, o bé amb el certificat de Invinet Sistemes (si treballes amb B2Brouter) en la modalitat de signatura delegada.
Signar amb signatura delegada Quan s’utilitza la signatura delegada, cal tenir en compte que el codi de l’emissor de la factura ha de ser T’I s’ha d’informar de les dades del signant en la secció ThirdParty de la factura.
La signatura delegada és considerada com a correcta per a signar la factura electrònica que es tramita a l’Administració Pública.
Signar amb certificat propi En cas de signar amb certificat propi, l’emissor de la factura ha de ser EM i no s’ha d’informar del ThirdParty. Les dades del signant han de coincidir amb els de l’emissor de la factura.
Diferències entre Facturae 3.2 i Facturae 3.2.2 Les diferències entre Facturae 3.2 i Facturae 3.2.2 són tècniques i s’han implementat per a poder adaptar el format a les necessitats de facturació en l’entorn B2B, és a dir en les relacions entre empreses privades. Les novetats principals són la incorporació dels següents elements:
Informació relacionada amb la cessió de Factoring: S’han incorporat els camps FactoringAssignmentDocument, DocumentCharacter, RepresentationIdentity, DocumentType, Repository, RepositoryName. Informació que permet identificar la factura rectificada. Descripció general de la factura: InvoiceDescription. Etiquetes a nivell de línia de la factura: ReceiverTransactionReference, FileReference i ReceiverContractReference. Per a la forma de cobrament: PaymentInKind, PaymentInKindReason i PaymentInKindAmount. Altres: S’afegeix Quilowatt per hora en la llista d’unitats i el format HTML a la llista de formats admesos. A més s’han modificat tipus de dades, permetent numèrics amb nombre de decimals variables DoubleUpTonnDecimalType. Programa Facturae Amb el desenvolupament de la Llei 25/2013 , d’impuls de la factura electrònica al nostre país, el Ministeri d’Hisenda va desenvolupar una eina gratuïta perquè les empreses poguessin crear les factures electròniques que necessitaven presentar als seus clients públics. Aquesta eina va adoptar el mateix nom que el format de factura electrònica Espanyola: Facturae.
Es tracta d’una aplicació a la qual qualsevol té accés i que et permet generar la factura electrònica en format Facturae, seguint totes les especificacions i requisits per a complir amb la normativa.
Malgrat això, es tracta d’una eina difícil d’usar i poc àgil per a les empreses, ja que té moltes mancances i només està pensada per a facturar a l’Administració Pública Espanyola.
Aquests són alguns dels passos que cal seguir per a treballar amb Facturae:
Descarregar Facturae El programa Facturae és una aplicació que has de descarregar en l’escriptori del teu ordinador. Això vol dir que necessites una versió actualitzada del teu sistema operatiu per a poder descarregar i instal·lar l’aplicació i a més necessites disposar de l’espai suficient.
Una vegada descarregat Facturae, necessites instal·lar l’aplicació. Una vegada instal·lada ja la pots executar i començar a utilitzar.
Crear una factura electrònica amb Facturae Una vegada obres el programa Facturae, et trobes una interfície d’aparença una mica desfasada i una cosa difícil d’entendre. Disposes de diferents opcions i seccions que et permeten treballar amb l’aplicació.
Per a crear una factura nova has d’utilitzar l’opció de Generar factura i accedeixes a una altra pantalla on trobes diferents opcions que et permeten afegir les dades de la factura que vols generar.
Una vegada introduïda la informació pots guardar la factura. Com a conseqüència, es genera la factura electrònica en arxiu Facturae i s’emmagatzema en el teu ordinador, en la carpeta que seleccions.
Signar Facturae Una vegada generat l’arxiu i abans d’enviar-lo, necessites signar el Facturae. Per a fer-ho has d’utilitzar l’aplicació d’autosignatura i necessites tenir l’el teu certificat correctament instal·lat i configurat en el teu sistema.
Una vegada seguit el procés de signatura, pots tornar a guardar la factura en el teu sistema en format .xsig, cosa que significa que és el Facturae signat.
Com enviar un Facturae L’enviament del Facturea és manual i individual. Com a conseqüència, has d’accedir al Punt General d’Entrada on es troba adherit el teu client i pujar el fitxer Facturae, ja signat, perquè es vas regir.
Has de tenir en compte que a Espanya hi ha una extensa llista de Punts Generals d’Entrada de factures electròniques, on poden estar adherits els teus clients públics. Aquests són alguns exemples:
Punt General d’Entrada de FACe. Punt General d’Entrada de eFACT. Punt General d’Entrada de la Junta d’Andalusia. Punt General d’Entrada del Govern Basc. Punt General d’Entrada de La Rioja. Punt General d’Entrada de La Xunta de Galícia. Punt General d’Entrada de Castella-la Manxa. Punt General d’Entrada de Castella i Lleó. Altres Punts Generals d’Entrada de factures electròniques. Error Facturae És possible que mentre treballes en la creació de la factura electrònica amb Facturae, puguin aparèixer alguns errors que t’impedeixen finalitzar la creació.
Aquests són alguns dels errors en Facturae més comuns:
Error en Facturae per introduir dades incorrectes. Error en Facturae per afegir dades o caràcters en un format no acceptat (per exemple guions en un NIF). Error en Facturae per introduir codis DIR3 del receptor incorrectes. Un altre tipus d’error produït en el moment de signar el Facturae. Per a afegir una mica més de dificultat, la definició d’aquests errors no és del tot clara, per la qual cosa pot ser complicat interpretar on resideix el problema.
Ajuda amb Facturae En el passat, Facturae proporcionava suport als seus usuaris per a ajudar-los a solucionar dubtes d’usabilitat o els errors esmentats anteriorment. Després d’un temps, Facturae va suprimir aquest servei.
En l’actualitat, quan un usuari té dubtes sobre el funcionament de l’eina o no sap com solucionar aquests errors, no pot sol·licitar ajuda i ha de buscar la manera de solucionar la situació d’una altra manera.
Malgrat això no tot està perdut, ja que B2Brouter t’ajuda amb Facturae.
És obligatori utilitzar el programa Facturae? Molts receptors públics recomanen als seus proveïdors l’ús del programa Facturae. Malgrat això, no és obligatori el seu ús, ja que existeixen altres aplicacions o proveïdors de factura electrònica habilitats per a poder gestionar aquest tipus de factures.
Es tracta de solucions més completes, adaptades a les necessitats de les empreses, no tan enfocades a la factura electrònica, però assegurant-te que compleixes amb els requisits tècnics i legals.
Alternatives a Facturae Tenint en compte que Facturae és una aplicació de difícil ús, només útil per a la factura electrònica a l’Administració Pública Espanyola i que a més no proporciona suport als seus usuaris, has de saber que existeixen alternatives que et permeten gestionar la factura electrònica en format Facturae, d’una forma més senzilla i eficaç per a la gestió de la teva empresa.
Algunes d’aquestes alternatives també tenen versió gratuïta i a més et permeten gestionar tota la teva facturació amb clients nacionals i internacionals, públic i privats, de manera senzilla, utilitzant diferents formats (Facturae, UBL, PDF, XRechnung, etc) i diferents xarxes públiques i privades.
B2Brouter és una alternativa a Facturae que pot ajudar-te amb la gestió de tota la teva factura electrònica, amb empreses públiques i privades de tot el món.
B2Brouter VS Facturae Aquestes són algunes de les diferències entre B2Brouter i Facturae:
Funcionalitat B2Brouter Facturae Factura electrònica Amb empreses privades Disponible No disponible Factura electrònica a altres països Disponible No disponible Firma electrònica delegada Disponible No disponible Factura electrònica amb l’administració pública Espanyola Disponible Disponible Connexió amb Punts Generals d’Entrada d’Espanya (FACe, eFACt, PUEF, etc) Disponible No disponible Integració amb ERP Disponible No disponible Connexió amb FACeB2B Disponible No disponible Atenció al client Disponible No disponible Recepció de factures electròniques Disponible No disponible
Aquests són només alguns exemples de les oportunitats que ofereix B2Brouter respecte a la utilització de Facturae.
Registra’t gratis i comença a facturar ja! 