Manual de Facturae
¿Quieres saber más sobre el programa Facturae? En este artículo te explicamos cómo descargarlo, cómo crear y firmar tus facturas, los errores más comunes y cómo enviar tus facturas a tus clientes. Además, como sabemos que es sistema difícil de usar y poco ágil, te hablamos de una alternativa gratuita que te permite gestionar tus facturas de forma sencilla, eficiente y gratuita.
Tabla de contenidos
¿Qué es el programa Facturae?
Se trata de una aplicación a la que cualquiera tiene acceso y que te permite generar la factura electrónica en formato Facturae, siguiendo todas las especificaciones y requisitos para cumplir con la normativa.
A pesar de esto, se trata de una herramienta difícil de usar y poco ágil para las empresas, ya que tiene muchas carencias y solo está pensada para facturar a la Administración Pública Española.
Estos son algunos de los pasos que hay que seguir para trabajar con Facturae:
¿Cómo descargar el programa?
El programa Facturae es una aplicación que debes descargar en el escritorio de tu ordenador. Esto quiere decir que necesitas una versión actualizada de tu sistema operativo para poder descargar e instalar la aplicación y además necesitas disponer del espacio suficiente.
Una vez descargado Facturae, necesitas instalar la aplicación. Una vez instalada ya la puedes ejecutar y empezar a utilizar.
¿Cómo crear una factura electrónica con Facturae?
Una vez abres el programa Facturae, te encuentras una interfaz de apariencia algo desfasada y algo difícil de entender. Dispones de diferentes opciones y secciones que te permiten trabajar con la aplicación.
Para crear una factura nueva debes utilizar la opción de Generar factura y accedes a otra pantalla donde encuentras diferentes opciones que te permiten añadir los datos de la factura que quieres generar.
Una vez introducida la información puedes guardar la factura. Como consecuencia, se genera la factura electrónica en archivo Facturae y se almacena en tu ordenador, en la carpeta que selecciones.
Firmar con certificado digital
Una vez generado el archivo y antes de enviarlo, necesitas firmar el Facturae. Para hacerlo debes utilizar la aplicación de AutoFirma y necesitas tener la tu certificado correctamente instalado y configurado en tu sistema.
Una vez seguido el proceso de firma, puedes volver a guardar la factura en tu sistema en formato .xsig, lo que significa que es el Facturae firmado.
¿Cómo añadir la firma electrónica en el XML?
La firma electrónica es opcional en el formato Facturae, aunque legalmente es obligatoria en las facturas que se remiten al sector público.
Las facturas se pueden firmar con el certificado del emisor o bien con el de una tercera parte de confianza. En el caso de utilizar B2Brouter se puede optar por ambas modalidades, firmar con el certificado propio, de manera que se deberá incorporar el PIN del certificado cada vez que se firme, o bien con el certificado de Invinet Sistemes (si trabajas con B2Brouter) en la modalidad de firma delegada.
Firmar con firma delegada
Cuando se utiliza la firma delegada, hay que tener en cuenta que el código del emisor de la factura debe ser TE y se debe informar de los datos del firmante en la sección ThirdParty de la factura.
La firma delegada es considerada como correcta para firmar la factura electrónica que se tramita a la Administración Pública.
Firmar con certificado propio
En caso de firmar con certificado propio, el emisor de la factura debe ser EM y no se debe informar del ThirdParty. Los datos del firmante deben coincidir con los del emisor de la factura.
¿Cómo enviar un Facturae?
El envío del Facturea es manual e individual. Como consecuencia, debes acceder al Punto General de Entrada donde se encuentra adherido tu cliente y subir el fichero Facturae, ya firmado, para que se registe.
Debes tener en cuenta que en España hay una extensa lista de Puntos Generales de Entrada de facturas electrónicas, donde pueden estar adheridos tus clientes públicos. Estos son algunos ejemplos:
- Punto General de Entrada de FACe.
- Punto General de Entrada de eFACT.
- Punto General de Entrada de la Junta de Andalucía.
- Punto General de Entrada del Gobierno Vasco.
- Punto General de Entrada de La Rioja.
- Punto General de Entrada de La Xunta de Galicia.
- Punto General de Entrada de Castilla-La Mancha.
- Punto General de Entrada de Castilla y León.
- Otros Puntos Generales de Entrada de facturas electrónicas.
¿Cuándo enviar una factura electrónica en formato Facturae?
En la actualidad, las empresas españolas necesitan enviar factura electrónica en formato Facturae en dos casos:
- Para facturar a la Administración Pública: Desde el año 2015, todos los proveedores de la Administración Pública tienen la obligación de utilizar la factura electrónica para facturar a los organismos públicos. Como consecuencia, necesitan generar una factura en formato Facturae, añadir los códigos de enrutamiento, firmar la factura de forma digital y registrar el documento en el Punto General de Entrada correspondiente al receptor.
- Facturación entre Contratistas y Subcontratistas del estado: En las relaciones entre Contratistas y Subcontratistas sobre obras o servicios referentes a contratos públicos, es obligatorio utilizar factura electrónica y también en formato Facturae. En estas facturas electrónicas debe constar el código DIRE del receptor, el código DIR3 del organismo público involucrado en la transacción y es necesario utilizar el Punto General de Entrada de FACeB2B para realizar el intercambio de esta factura.
A pesar de que la factura electrónica sólo es obligatoria en los casos mencionados anteriormente, ya se ha publicado en el BOE la Ley Crea y Crece que, entre muchas otras cosas, obliga a todas las empresas privadas españolas a utilizar la factura electrónica en todas sus transacciones, tanto para emitir, como para recibir. En este caso, para el intercambio de factura electrónica entre empresas privadas también se ha decidido implementar en formato Facturae además de los exigidos por la Unión Europea, el formato UBL y el CII.
Errores comunes
Es posible que mientras trabajas en la creación de la factura electrónica con Facturae, puedan aparecer algunos errores que te impiden finalizar la creación. Para añadir un poco más de dificultad, la definición de estos errores no es del todo clara, por lo que puede ser complicado interpretar donde reside el problema.
Errores de Facturae y posible soluciónAyuda con Facturae
En el pasado, Facturae proporcionaba soporte a sus usuarios para ayudarles a solucionar dudas de usabilidad o los errores mencionados anteriormente. Después de un tiempo, Facturae suprimió este servicio.
En la actualidad, cuando un usuario tiene dudas sobre el funcionamiento de la herramienta o no sabe como solucionar estos errores, no puede solicitar ayuda y debe buscar la manera de solventar la situación de otro modo.
A pesar de esto no todo está perdido, ya que B2Brouter te ayuda con Facturae.
¿Es obligatorio utilizar el programa Facturae?
Muchos receptores públicos recomiendan a sus proveedores el uso del programa Facturae. A pesar de esto, no es obligatorio su uso, ya que existen otras aplicaciones o proveedores de factura electrónica habilitados para poder gestionar este tipo de facturas.
Se trata de soluciones más completas, adaptadas a las necesidades de las empresas, no tan enfocadas a la factura electrónica, pero asegurándote que cumples con los requisitos técnicos y legales.
Alternativas a Facturae
Teniendo en cuenta que Facturae es una aplicación de difícil uso, solo útil para la factura electrónica a la Administración Pública Española y que además no proporciona soporte a sus usuarios, debes saber que existen alternativas que te permiten gestionar la factura electrónica en formato Facturae, de una forma más sencilla y eficaz para la gestión de tu empresa.
Algunas de estas alternativas también tienen versión gratuita y además te permiten gestionar toda tu facturación con clientes nacionales e internacionales, público y privados, de forma sencilla, utilizando diferentes formatos (Facturae, UBL, PDF, XRechnung, etc) y diferentes redes públicas y privadas.
B2Brouter es una alternativa a Facturae que puede ayudarte con la gestión de toda tu factura electrónica, con empresas públicas y privadas de todo el mundo.
B2Brouter: Visualizador de Facturae
B2Brouter te permite crear, enviar y visualizar facturas en formato Facturae. Se trata de una solución similar, que tiene una versión gratuita, pero mucho más completa y fácil de usar. Estas son algunas de las diferencias entre B2Brouter y Facturae:
| Funcionalidad | B2Brouter | Facturae |
| Factura electrónica con empresas privadas | Disponible | No disponible |
| Factura electrónica a otros países | Disponible | No disponible |
| Firma electrónica delegada | Disponible | No disponible |
| Factura electrónica con administración pública Española | Disponible | Disponible |
| Conexión con Puntos Generales de Entrada de España (FACe, eFACt, PUEF, etc) | Disponible | No disponible |
| Integración con ERP | Disponible | No disponible |
| Conexión con FACeB2B | Disponible | No disponible |
| Atención al cliente | Disponible | No disponible |
| Recepción de factura electrónica | Disponible | No disponible |
Estos son solo algunos ejemplo de las oportunidades que ofrece B2Brouter respecto al uso de Facturae.