Guía completa del programa Facturae

¿Quieres saber más sobre el programa Facturae? En este artículo te explicamos cómo descargarlo, cómo crear y firmar tus facturas, los errores más comunes y cómo enviar tus facturas a tus clientes. Además, como sabemos que es un sistema difícil de usar y poco ágil, te hablamos de una alternativa gratuita que te permite gestionar tus facturas de forma sencilla, eficiente y gratuita.

¿Qué es Facturae (el programa)?

Con el desarrollo de la Ley 25/2013, de impulso de la factura electrónica en nuestro país, el Ministerio de Hacienda desarrolló una herramienta gratuita para que las empresas pudieran crear las facturas electrónicas que necesitaban presentar a sus clientes públicos. Esta herramienta adoptó el mismo nombre que el formato de factura electrónica española: Facturae.

Diferencias entre el sistema Facturae y el formato Facturae

Es importante tener claro que no es lo mismo el sistema Facturae y el formato Facturae. El formato Facturae es el estándar de factura electrónica utilizado en España. En cambio, el sistema Facturae es el programa que el ministerio ha creado para que los usuarios puedan crear el archivo de la factura en formato Facturae.

Volvamos al sistema Facturae. Se trata de una aplicación a la que cualquiera tiene acceso y que te permite generar la factura electrónica en formato Facturae, siguiendo todas las especificaciones y requisitos para cumplir con la normativa.

A pesar de esto, se trata de una herramienta difícil de usar y poco ágil para las empresas, ya que tiene muchas carencias y solo está pensada para facturar a la Administración pública española.

Estos son algunos de los pasos que hay que seguir para trabajar con Facturae:

¿Dónde descargar el programa?

El programa Facturae es una aplicación que debes descargar en el escritorio de tu ordenador. Esto quiere decir que necesitas una versión actualizada de tu sistema operativo para poder descargar e instalar la aplicación y además necesitas disponer del espacio suficiente.

Una vez descargado, necesitas instalar la aplicación para ejecutarla y empezarla a utilizar.

¿Cómo crear una factura electrónica con la aplicación Facturae?

Una vez abres el programa Facturae, te encuentras una interfaz de apariencia algo desfasada y algo difícil de entender. Dispones de diferentes opciones y secciones que te permiten trabajar con la aplicación. Para crear una factura nueva sigue estos pasos:

1. Utiliza la opción de Generar factura que encuentras en el menú de la izquierda.
2. Accedes a otra pantalla donde encuentras diferentes opciones que te permiten añadir datos generales de la factura. Por ejemplo:
   1. Número de factura.
   2. Fecha de expedición.
   3. Datos del emisor.
   4. Datos del receptor.
3. Desde esta página también debes informar los códigos DIR3 del receptor, usando la pestaña FACe.
4. En Detalle de Factura, indica la información de la línea.
5. En Impuestos, indica los impuestos que necesitas aplicar.
6. Busca la pestaña Datos de Pago para acceder al espacio donde puedes indicar cómo y dónde quieres cobrar la factura electrónica.

¿Dónde se guardan las facturas?

Una vez introducida la información utiliza la opción de Guardar Borrador y seguidamente, guarda el archivo en tu sistema. Como consecuencia, se genera la factura electrónica en archivo Facturae y se almacena en tu ordenador, en la carpeta que selecciones.

¿Cómo firmar la factura electrónica con Facturae?

Una vez generado el archivo y antes de enviarlo, necesitas firmar el Facturae. Para hacerlo debes utilizar la aplicación de AutoFirma y necesitas tener tu certificado correctamente instalado y configurado en tu sistema.

Acabado el proceso de firma, puedes volver a guardar la factura en tu sistema en formato .xsig, lo que significa que el archivo está firmado digitalmente y listo para poderse enviar.

Opciones para firmar el archivo XML

La firma electrónica es opcional en el formato Facturae, aunque legalmente es obligatoria en las facturas que se remiten al sector público.

Las facturas se pueden firmar con el certificado del emisor o bien con el de una tercera parte de confianza. En el caso de utilizar B2Brouter se puede optar por ambas modalidades: firmar con el certificado propio, de manera que se deberá incorporar el PIN del certificado cada vez que se firme, o bien con el certificado de B2Brouter Global (si trabajas con B2Brouter) en la modalidad de firma delegada.

Firmar con firma delegada

Cuando se utiliza la firma delegada, hay que tener en cuenta que el código del emisor de la factura debe ser TE y se debe informar de los datos del firmante en la sección ThirdParty de la factura.

La firma delegada es considerada como correcta para firmar la factura electrónica que se tramita a la Administración pública.

Firmar con certificado propio

En caso de firmar con certificado propio, el emisor de la factura debe ser EM y no se debe informar del ThirdParty. Los datos del firmante deben coincidir con los del emisor de la factura.

¿Cómo enviar una factura electrónica creada con Facturae?

Una vez creada la factura electrónica con Facturae, el envío del archivo es manual e individual. Como consecuencia, debes acceder al Punto General de Entrada donde se encuentra adherido tu cliente y subir el fichero Facturae, ya firmado, para que se registe.

Debes tener en cuenta que en España hay una extensa lista de Puntos Generales de Entrada de facturas electrónicas, donde pueden estar adheridos tus clientes públicos. Estos son algunos ejemplos:

• Punto General de Entrada de FACe.
• Punto General de Entrada de eFACT.
• Punto General de Entrada de la Junta de Andalucía.
• Punto General de Entrada del Gobierno Vasco.
• Punto General de Entrada de La Rioja.
• Punto General de Entrada de La Xunta de Galicia.
• Punto General de Entrada de Castilla-La Mancha.
• Punto General de Entrada de Castilla y León.
• Otros Puntos Generales de Entrada de facturas electrónicas.

Cómo puedes ver, la gestión manual de las facturas electrónicas no es funcional para las empresas.

¿Cuándo enviar una factura electrónica en formato Facturae?

En la actualidad, las empresas españolas necesitan enviar factura electrónica en formato Facturae en dos casos:

• Para proveedores de a la Administración Pública.
• Facturación electrónica entre Contratistas y Subcontratistas del estado.

A pesar de que la factura electrónica solo es obligatoria en los casos mencionados anteriormente, ya se ha publicado en el BOE la Ley Crea y Crece que, entre muchas otras cosas, obligará a todas las empresas privadas españolas a utilizar la factura electrónica en todas sus transacciones, tanto para emitir, como para recibir.

Errores frecuentes con la aplicación del ministerio

Es posible que mientras trabajas en la creación de la factura electrónica con la aplicación Facturae, puedan aparecer algunos errores que te impiden finalizar la creación. Para añadir un poco más de dificultad, la definición de estos errores no es del todo clara, por lo que puede ser complicado interpretar dónde reside el problema. Por este motivo, te dejamos un artículo que te explica cómo solucionar los errores más comunes que aparecen al trabajar con Facturae.

Ayuda con la aplicación Facturae

Facturae proporcionaba soporte a sus usuarios para ayudarles a solucionar dudas de usabilidad o los errores mencionados anteriormente. Después de un tiempo, Facturae suprimió este servicio. En la actualidad, cuando un usuario tiene dudas sobre el funcionamiento de la herramienta o no sabe cómo solucionar estos errores, no puede solicitar ayuda y debe buscar la manera de solventar la situación de otro modo.

¿Es obligatorio utilizar el programa Facturae?

Muchos receptores públicos recomiendan a sus proveedores el uso del programa Facturae. A pesar de esto, no es obligatorio su uso, ya que existen otras aplicaciones o proveedores de factura electrónica habilitados para poder gestionar este tipo de facturas. Son soluciones más completas, adaptadas a las necesidades de las empresas, que aseguran el cumplimiento con los requisitos técnicos y legales.

Alternativas a Facturae

Estos son algunos de los motivos principales por los que muchas empresas buscan una alternativa al sistema Facturae:

• Facturae es una aplicación de difícil uso.
• Solo útil para la factura electrónica a la Administración pública española.
• No proporciona soporte a sus usuarios.
• No es funcional para la factura electrónica entre contratistas y subcontratistas.
• Necesitas una aplicación complementaria para firmar la factura electrónica.

Tal como te comentamos anteriormente, existen alternativas que te permiten gestionar la factura electrónica en formato Facturae, de una forma más sencilla y eficaz para la gestión de tu empresa. Algunas de estas alternativas también ofrecen una versión de factura electrónica gratis y además te permiten gestionar toda tu facturación con clientes nacionales e internacionales, público y privados, de forma sencilla y utilizando diferentes formatos y diferentes métodos de envío.

B2Brouter es una alternativa a Facturae que te ayuda con la gestión de toda tu factura electrónica, con empresas públicas y privadas de todo el mundo.

B2Brouter: Visualizador de Facturae

B2Brouter te permite crear, enviar y visualizar facturas en formato Facturae. Se trata de una solución similar, que tiene una versión gratuita, pero mucho más completa y fácil de usar. Estas son algunas de las diferencias entre B2Brouter y Facturae:

Estos son solo algunos ejemplo de las oportunidades que ofrece B2Brouter, respecto al uso de Facturae.