¿Cómo cumplir con la factura electrónica obligatoria?

La factura electrónica es cada día más importante a nivel local y global. Las leyes varían constantemente y por este motivo es muy importante que sepas cómo cumplir con la factura electrónica obligatoria.

En este artículo te contamos los diferentes casos en los que te puede afectar la normativa de factura electrónica y cómo puedes cumplirla de forma sencilla.

¿Cuando me afecta la factura electrónica obligatoria con las Administraciones Públicas?

El uso de la factura electrónica para los proveedores de la Administración Pública es la más extendida y ha sido aplicada de forma progresiva desde el año 2015.

Al inicio de la publicación de la Ley 25/2013, la obligación de emitir factura electrónica a la Administración Pública solo afectaba en aquellos casos en los que las facturas tenían un importe concreto.

Con el paso del tiempo, la obligatoriedad se ha ido extendiendo. En la actualidad, la Administración Pública Española sólo puede recibir factura electrónica en formato estructurado, en todas las transacciones que realiza con todos sus proveedores, sin importar el importe total de las facturas, el tipo de organismo público y otros factores.

Esto quiere decir que si tienes algún cliente público, debes facturar mediante el uso de la factura electrónica. En caso contrario tu cliente nunca va a poder aceptar y tramitar tu factura.

Aquí puedes encontrar más información sobre la factura electrónica con las Administraciones Públicas.

Factura electrónica obligatoria para Contratistas y Subcontratistas del estado

Posteriormente a la factura electrónica obligatoria con la Administración Pública, el 9 de marzo de 2018 entró en vigor la Ley de Contratos del Sector Público 9/2017.

Esta nueva ley afecta a las empresas que son contratistas y subcontratistas públicos. Expresado de otra manera: Si una empresa está en un contrato público (contratista) y contrata a otra empresa (subcontratista) para que haga parte del trabajo, estas empresas deberán hacer uso de la factura electrónica en sus transacciones comerciales.

Este es el primer paso de la factura electrónica entre empresas privadas en España.

Aquí puedes encontrar toda la información sobre la ley de contratos del sector público.

Factura electrónica entre empresas privadas Españolas

A pesar de que la factura electrónica obligatoria entre empresas privadas en España aún no está vigente, ya se ha aprobado la ley. El pasado mes de septiembre el congreso aprobó la Ley Crea y Crece, que entre muchas cosas, establece la obligatoriedad del uso de la factura electrónica, entre todas las empresas Españolas.

La factura electrónica obligatoria entre empresas privadas se establecerá de forma progresiva, según los ingresos anuales generados. Además también afecta a los autónomos.

Ten en cuenta que a pesar de que aún no estás obligad@ a usar la factura electrónica con tus clientes privados, pronto lo estarás, por lo que es un buen momento para que empieces a adaptar estos procesos en tu empresa.

Factura electrónica a Europea

Cada vez son más los países de la Unión Europea que están implementando leyes de factura electrónica obligatoria. A pesar de que cada país tiene sus propias normativas y casuísticas, estos son algunos ejemplos:

  • En Portugal para los proveedores de la Administración Pública.
  • En España para los proveedores de la Administración Pública y pronto para todas las empresas.
  • En Francia para los proveedores de la Administración Pública y pronto para todas las empresas.
  • En Bélgica para los proveedores de la Administración Pública.
  • En Alemania para los proveedores de la Administración Pública.
  • En Italia para todas las empresas.

Otros países como Croacia, Polonia, Austria, etc, también están evolucionando hacia el uso de la factura electrónica.

Como consecuencia, si necesitas enviar factura electrónica cross border a alguno de estos países, también estás obligad@ a cumplir con la normativa local a pesar de ser una empresa extranjera.

Factura electrónica internacional

A nivel global, la factura electrónica también está adquiriendo mucha importancia. En muchos países de centro y Suramérica, ya hace tiempo que es obligatoria para todas las empresas (públicas y privadas).

En el resto del mundo, la implementación de la factura electrónica está siendo más lenta. A pesar de esto, muchos países ya están trabajando para definir las leyes e implementar estos procesos.

Algunos países que están empezando a implementar la factura electrónica en estos momentos:

  • Factura electrónica en Australia y Nueva Zelanda: A pesar de que la factura electrónica ya está definida desde hace un tiempo, ahora está empezando la obligatoriedad, para algunos casos como la facturación a los receptores públicos.
  • Factura electrónica en Japón: En el país nipón se están implementando y definiendo los procesos y estándares de facturación electrónica. Además, está previsto que durante el 2023 ya empiece su uso.
  • Factura electrónica en Estados Unidos: A pesar de que Estados Unidos aún está un poco lejos de la implementación, ya se ha empezado una prueba piloto con algunas empresas, que está sirviendo para analizar cómo enfocar el desarrollo de la factura electrónica en el país.

¿Cómo cumplir con obligatoriedad de factura electrónica?

Una de las principales dificultades que se encuentran las empresas, en el momento de cumplir con la factura electrónica obligatoria, es que cada país o cada receptor puede tener unas normas, estándares o especificaciones distintas.

Como consecuencia, es muy importante conocer cual es la norma de factura electrónica en cada caso y disponer de una solución que te permita realizar esta gestión de la manera más sencilla posible.

Factura electrónica con la Administración Pública

En la actualidad, cualquier empresa que necesite facturar a una administración pública nacional, está obligada a enviar factura electrónica. En este caso, la factura electrónica debe ser en formato XML del tipo Facturae. Además, el envío debe producirse a través de los diferentes Puntos Generales de Entrada, según donde esté adherido el receptor.

Además, la factura electrónica debe contener los códigos Dir3, en caso contrario no se puede registrar ni tramitar.

A pesar de que hay una aplicación gratuita nombrada Facturae que proporciona el Ministerio de Hacienda, se trata de una herramienta difícil de usar. Por este motivo, es importante trabajar con sistemas o soluciones que te permitan gestionar la factura electrónica con la administración pública y la factura convencional con todos tus clientes.

Factura electrónica entre Contratistas y Subcontratistas del Estado (FACeB2B)

Este es el inicio de la factura electrónica entre empresas privadas en España y afecta a contratistas y subcontratistas del estado.

En este caso, las empresas deben intercambiar factura electrónica en formato XML del tipo Facturae. Además, el intercambio de facturas debe producirse a través del Punto General de Entrada de FACeB2B. Para ello, es necesario que el receptor esté registrado en este PGE y disponga de su propio código DIRE.

A diferencia de la factura electrónica con la Administración Pública, FACeB2B no permite la subida manual del archivo Facturae. Como consecuencia, el emisor de la factura está obligado a trabajar con un proveedor de servicios de facturación electrónica, para poder realizar la emisión de la factura de forma correcta.

Factura electrónica entre empresas privadas en España

A pesar de que ya ha sido aprobada la ley de factura electrónica entre empresas privadas en España (Ley Crea y Crece), aún no han sido definidos los aspectos técnicos. Lo que sabemos es que será mediante el uso del formato XML del tipo Facturae.

A pesar de todo, en cuanto se publiquen los requisitos técnicos, te informaremos aquí sobre todo lo que necesitas saber respecto a la factura electrónica entre empresas.

Factura electrónica europea

Es importante saber que la factura electrónica europea puede ser diferente según la normativa o las especificaciones de cada país.

Por lo general, los gobiernos están implementando la factura electrónica a través de la red internacional de intercambio de documentos Peppol. Además, según la normativa europea, todos los receptores públicos europeos deben tener la capacidad de recibir a través de esta red.

A pesar de esto, debes saber que existen países que tienen sus mecanismos o plataformas propias de recepción. Algunos ejemplos:

  • Factura electrónica en Portugal: En Portugal se puede emitir la factura electrónica a través de plataformas como eSPAP. A pesar de esto, algunos receptores públicos pueden estar conectados a plataformas propias.
  • Factura electrónica Francia: La emisión de la factura electrónica a los organismos públicos de Francia, se realiza a través del portal oficial de Chorus Pro. El emisor debe registrarse antes a esta plataforma, para poder emitir la factura electrónica.
  • Factura electrónica en Alemania: En Alemania la factura electrónica se ha implementado con el formato UBL, a través de la red Peppol. Esto no siempre es así, ya que existen casos en los que, utilizando este mismo formato, la emisión de la factura debe efectuarse a través de correo electrónico.
  • Factura electrónica en Italia: El gobierno italiano ha implementado su propio sistema llamado SDI, que es un portal donde se deben registrar todas las facturas electrónicas que se intercambian.
  • Factura electrónica en Chipre: La gestión de la factura electrónica se produce a través de un sistema local llamado Ariadne.

Otros países como Bélgica y Suecia, han implementado la factura electrónica exclusivamente a través de la red Peppol.

Factura electrónica internacional

No es posible especificar de una forma concreta como cumplir con las leyes de factura electrónica internacional, ya que cada país puede tener procesos y normativas diferentes.

En todo caso, lo que podemos decirte es que la red Peppol está adquiriendo una gran importancia a nivel internacional, a pesar de nacer como una red europea.

Cada vez son más los países a nivel global que están decidiendo implementar la factura electrónica con los estándares y procesos de Peppol. Nueva Zelanda, Australia y Singapur ya lo han hecho y otros países como Japón o Estados Unidos estan trabajando en esa dirección.

Cumple con la ley de factura electrónica gracias a B2Brouter

B2Brouter es una solución de factura electrónica e intercambio de documentos electrónicos, conectada con empresas y redes de todo el mundo. Una de las mayores cualidades que tiene B2Brouter, es la capacidad de gestionar diferentes formatos de documentos (Facturae, UBL, Xrechnung, PDF, etc) para enviarlos o recibirlos a través de diferentes redes. Esto permite a las empresas conectar con todos sus clientes y proveedores, nacionales e internacionales, trabajando desde una única plataforma, rompiendo con las barreras técnicas y legales que existen en estos casos.

Lo más importante es que desde B2Brouter, cualquier empresa puede cumplir con las leyes de factura electrónica y a la vez realizar toda la gestión.

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