¿Cómo cumplir con la factura electrónica obligatoria?

La factura electrónica es cada día más importante a nivel local y global. Las leyes varían constantemente y por este motivo es muy importante que sepas cómo cumplir con la factura electrónica obligatoria a nivel local e internacional.

En este artículo te contamos cuando te afecta la normativa de factura electrónica y cómo puedes cumplirla de forma sencilla.

Obligación de factura electrónica con Administraciones públicas

El uso de la factura electrónica para los proveedores de la Administración pública es el caso más común. Ha sido aplicada de forma progresiva desde el año 2015.

Al inicio de la publicación de la Ley 25/2013, solo se requería emitir facturas electrónicas a la Administración pública en casos específicos de facturas con un importe determinado.

Con el paso del tiempo, la obligatoriedad se ha ido extendiendo. En la actualidad, la Administración Pública Española solo acepta facturas electrónicas en formato estructurado. Esto aplica a todas sus transacciones con proveedores, sin importar el monto total de las facturas, el tipo de organismo público u otros factores.

Esto quiere decir que si tienes algún cliente público, debes facturar mediante el uso de la factura electrónica. En caso contrario tu cliente nunca va a poder aceptar y tramitar tu factura.

Aquí puedes encontrar más información sobre la factura electrónica con las Administraciones públicas.

Factura electrónica obligatoria para Contratistas y Subcontratistas del Estado

Después de la factura electrónica obligatoria con la Administración pública, el 9 de marzo de 2018 comenzó la Ley de Contratos del Sector Público 9/2017.

Esta nueva ley afecta a las empresas que son contratistas y subcontratistas públicos. Si una empresa tiene un contrato público y contrata a otra empresa para hacer parte del trabajo, deben usar la factura electrónica en sus transacciones comerciales.

Este es el primer paso de la factura electrónica entre empresas privadas en España.

Aquí puedes encontrar toda la información sobre la ley de contratos del sector público.

Factura electrónica obligatoria 2023

A pesar de que la factura electrónica obligatoria entre empresas privadas en España aún no está vigente, ya se ha aprobado la ley. En septiembre, el congreso aprobó la Ley Crea y Crece, que obliga a todas las empresas españolas a usar la factura electrónica.

La factura electrónica obligatoria entre empresas privadas se establecerá de forma progresiva, según los ingresos anuales generados. Además también afecta a los autónomos. La obligatoriedad estaba prevista para 2023, pero el reglamento aun no se ha aprobado, así que se espera que empiece en 2024.

Recuerda que aunque aún no es obligatorio usar la factura electrónica con tus clientes privados, pronto lo será. Es un buen momento para que comiences a adaptar estos procesos en tu empresa.

Normativa de factura electrónica en Europa

Cada vez son más los países de la Unión Europea que están implementando leyes de factura electrónica obligatoria. A pesar de que cada país tiene sus propias normativas y casuísticas, estos son algunos ejemplos:

• En Portugal para los proveedores de la Administración Pública.
• En España para los proveedores de la Administración Pública y pronto para todas las empresas.
• En Francia para los proveedores de la Administración Pública y pronto para todas las empresas.
• En Bélgica para los proveedores de la Administración Pública.
• En Alemania para los proveedores de la Administración Pública.
• En Italia para todas las empresas.

Otros países como Croacia, Polonia, Austria, etc., también están evolucionando hacia el uso de la factura electrónica.

Si envías factura electrónica a estos países, debes cumplir con la normativa local aunque seas una empresa extranjera.

Factura electrónica internacional

A nivel global, la factura electrónica también está adquiriendo mucha importancia. En muchos países de centro y Suramérica, ya hace tiempo que es obligatoria para todas las empresas (públicas y privadas).

En el resto del mundo, la implementación de la factura electrónica está siendo más lenta. A pesar de esto, muchos países ya están trabajando para definir las leyes e implementar estos procesos.

Algunos países que están empezando a implementar la factura electrónica en estos momentos:

• Factura electrónica en Australia y Nueva Zelanda: A pesar de que la factura electrónica ya está definida desde hace un tiempo, de momento solo es recomendable para facturar a los receptores públicos.
• Factura electrónica en Japón: En el país nipón se están implementando y definiendo los procesos y estándares de facturación electrónica. Además, está previsto que durante el 2023 ya empiece su uso.
• Factura electrónica en Estados Unidos: La factura electrónica en Estados Unidos aún no se ha implementado completamente. Sin embargo, ya se está probando con algunas empresas para analizar cómo desarrollarla en el país.

¿Cómo cumplir con la obligatoriedad de factura electrónica?

Cumplir con la factura electrónica obligatoria puede ser difícil para las empresas debido a las diferentes normas y especificaciones que cada país o receptor puede tener.

Es importante conocer cual es la normativa de factura electrónica en cada caso y disponer de una solución que te permita llegar fácilmente a todos tus clientes.

Con la Administración pública

En la actualidad, cualquier empresa que necesite facturar a una administración pública nacional, está obligada a enviar factura electrónica. En este caso, la factura electrónica debe ser en formato XML del tipo Facturae. Además, el envío debe producirse a través de los diferentes Puntos Generales de Entrada, según donde esté adherido el receptor.

Además, la factura electrónica debe contener los códigos Dir3, en caso contrario no se puede registrar ni tramitar.

A pesar de que hay una aplicación gratuita nombrada Facturae que proporciona el Ministerio de Hacienda, se trata de una herramienta difícil de usar. Es importante trabajar con soluciones que te permitan gestionar la factura electrónica con la administración pública y la factura normal con todos tus clientes.

Entre Contratistas y Subcontratistas del Estado (FACeB2B)

Este es el inicio de la factura electrónica entre empresas privadas en España y afecta a contratistas y subcontratistas del estado.

En este caso, las empresas deben intercambiar factura electrónica en formato XML del tipo Facturae. Además, el intercambio de facturas debe producirse a través del Punto General de Entrada de FACeB2B. Para ello, es necesario que el receptor esté registrado en este PGE y disponga de su propio código DIRE.

A diferencia de la factura electrónica con la Administración Pública, FACeB2B no permite la subida manual del archivo Facturae. El emisor de la factura debe trabajar con un proveedor de servicios de facturación electrónica para emitir la factura correctamente.

Factura electrónica obligatoria 2024

Aunque ya se aprobó la ley de factura electrónica en España, tal como te comentamos aún no se han definido los detalles técnicos. (Ley Crea y Crece). Lo que sabemos es que podría ser mediante el uso del formato XML del tipo Facturae.

A pesar de esto, otra opción que está cogiendo fuerza los últimos meses, es el formato UBL. Esto es debido a que se trata del formato usado en Europa y estaría alineado con el nuevo proyecto europeo sobre la presentación del IVA digital: ViDA.

No obstante, cuando se publiquen los requisitos técnicos, te informaremos de todos los detalles.

Con paises de la Unión Europea

Es importante saber que la factura electrónica europea puede ser diferente según la normativa o las especificaciones de cada país.

Por lo general, los gobiernos están implementando la factura electrónica a través de la red internacional de intercambio de documentos Peppol. Además, según la normativa europea, todos los receptores públicos europeos deben tener la capacidad de recibir a través de esta red.

A pesar de esto, debes saber que existen países que tienen sus mecanismos o plataformas propias de recepción. Algunos ejemplos:

• Factura electrónica en Portugal: En Portugal se puede emitir la factura electrónica a través de plataformas como eSPAP. A pesar de esto, algunos receptores públicos pueden estar conectados a plataformas propias.
• Factura electrónica Francia: La emisión de la factura electrónica a los organismos públicos de Francia, se realiza a través del portal oficial de Chorus Pro. El emisor debe registrarse antes a esta plataforma, para poder emitir la factura electrónica.
• Factura electrónica en Alemania: En Alemania la factura electrónica se ha implementado con el formato Xrechnung, adaptación del formato UBL. Las facturas se pueden transmitir a través de Peppol o a través de correo electrónico.
• Factura electrónica en Italia: El gobierno italiano tiene un sistema llamado SDI donde se registran todas las facturas electrónicas que se intercambian.
• Factura electrónica en Chipre: La gestión de la factura electrónica se produce a través de un sistema local llamado Ariadne.

Otros países como Bélgica y Suecia, han implementado la factura electrónica exclusivamente a través de la red Peppol.

Factura electrónica fuera de la UE

No se puede decir exactamente cómo cumplir con las leyes de facturación electrónica internacional, ya que cada país tiene procesos y normas distintas.

En todo caso, lo que podemos decirte es que la red Peppol está adquiriendo una gran importancia a nivel internacional, a pesar de nacer como una red europea.

Cada vez son más los países a nivel global que están decidiendo implementar la factura electrónica con los estándares y procesos de Peppol. Nueva Zelanda, Australia y Singapur ya lo han hecho y otros países como Japón o Estados Unidos estan trabajando en esa dirección.

Cumple todas las normativas de factura electrónica con B2Brouter

B2Brouter es una solución de factura electrónica e intercambio de documentos electrónicos, conectada con empresas y redes de todo el mundo. B2Brouter tiene la capacidad de gestionar diferentes formatos de documentos (Facturae, UBL, Xrechnung, PDF, etc) para enviarlos o recibirlos a través de diferentes redes. Esto ayuda a las empresas a comunicarse con sus clientes y proveedores, tanto nacionales como internacionales, desde una sola plataforma, superando obstáculos técnicos y legales.

Lo más importante es que desde B2Brouter, cualquier empresa puede cumplir con las leyes de factura electrónica y a la vez realizar toda la gestión.