Factura electrónica obligatoria: reglamento, impacto e implementación

La factura electrónica es cada día más importante, tanto localmente como globalmente. Las leyes varían constantemente, y por este motivo es crucial que sepas cómo cumplir con las normativas vigentes y las futuras. En este artículo te explicamos cómo te afecta la nueva normativa y las ya existentes. Te contamos todo lo que necesitas saber sobre la factura electrónica obligatoria en España: cuándo y cómo te afecta la normativa de factura electrónica y cómo cumplirla de forma sencilla.

¿Cuándo es obligatorio emitir una factura electrónica en España?

El uso de la factura electrónica ha ido evolucionando progresivamente con el paso de los años.

Al inicio de la publicación de la Ley 25/2013, solo se requería emitir facturas electrónicas a la Administración pública española en casos específicos de facturas con un importe determinado, pero con el paso del tiempo las normativas han ido cambiando y en breves todas las empresas deberán intercambiar factura electrónica.

Si no lo tienes claro, aquí te explicamos qué es una factura electrónica.

Factura electrónica obligatoria entre empresas 2023

A pesar de que la factura electrónica obligatoria entre empresas privadas en España aún no está vigente, en octubre de 2022 entró en vigor la Ley Crea y Crece, así introduciendo la factura electrónica obligatoria para empresarios y profesionales. La obligatoriedad estaba prevista para 2023, pero como el reglamento aún no se ha aprobado, se espera que empiece en 2024 o 2025.

¿Cuándo entra en vigor el reglamento de factura electrónica obligatoria (2024, 2025)?

La factura electrónica obligatoria se establecerá de forma progresiva, según los ingresos anuales generados, y también afecta a autónomos. Ahora es un buen momento para comenzar a adaptarse al cambio, para así preparar a tu empresa cuando la normativa entre en vigor:

• Las empresas que facturen más de 8 millones de euros al año tienen 1 año para adaptarse.
• Los autónomos y empresas que facturen por debajo de los 8 millones de euros anuales tienen 2 años para adaptarse.

A pesar de esto, las fechas aún no están 100% aseguradas, así que guárdate este artículo, ya que te informaremos de los cambios.

¿A quién afecta?

Una vez se inicie el proceso, la factura electrónica afectará a todas las empresas españolas que necesites facturar, sin excepción. Incluidos los autónomos.

Requisitos legals y técnicos: Así funcionará la factura electrónica B2B

En estos momentos, el reglamento donde se especifican los aspectos técnicos sobre el funcionamiento de la factura electrónica, aún no ha sido aprobado. Por lo tanto, aún no podemos explicar con exactitud como funcionará. A pesar de ello, tenemos claro ciertos puntos que van a ser muy importantes:

Formato de las facturas

Las facturas se deberán generar, enviar y poder recibir en formato electrónico estructurado. Lo más probable es que se permita utilizar formatos electrónicos como:

• Facturae.
• UBL.
• CII.

¿Cómo enviar y recibir las facturas electrónicas?

Este es un punto que aún se ha definido con claridad. A pesar de ello, debes tener en cuenta algunos aspectos:

• La ley obliga a la interoperabilidad. Esto significa que todas las plataformas deberán estar contentadas entre sí. Esto hacer posible que puedan intercambiarse las facturas electrónicas directamente entre los proveedores de servicios.
• Existe la posibilidad de que las facturas deban presentarse directamente a la AEAT.
• Se deberá tener la capacidad de intercambiar estados de las facturas como por ejemplo “factura pagada”. No será voluntario, será una obligación.
• Puede ser que las facturas electrónicas deban registrarse en una plataforma tipo FACe o FACeB2B, tal como sucede en otros casos en los que la facturación electrónica ya es obligatoria.

Almacenamiento y conservación

Tal como sucede hasta ahora, las facturas deberán almacenarse en su formato original, durante un periodo de tiempo legal. Es importante resaltar el hecho de que deben guardarse las facturas en el formato origina, esto quiere decir en el formato electrónico estructurado.

¿Qué pasa si no cumplo con la facturación electrónica obligatoria?

Como ya se ha comentado, todas las empresas deberán cumplir con la obligación de la facturación electrónica y cumplir los requisitos legales. De no hacerlo, estas podrían enfrentarse a sanciones como apercibimiento o multas de hasta 10.000 euros.

¿Cuál es el objetivo de implementar la factura electrónica entre empresas?

• Lucha contra la morosidad.
• Reducir coste de transacción.
• Cuidar medioambiente.
• Fomentar la digitalización.
• Control fiscal.
• Facilidad para presentación de impuestos.

Otros casos en los que es obligatorio el uso de factura electrónica

Factura electrónica con la Administración pública española

Con el paso del tiempo, la obligatoriedad se ha ido extendiendo, haciendo que actualmente los organismos públicos solo acepten facturas electrónicas en formato estructurado.

Esto significa que si tienes algún cliente público debes facturar mediante el uso de la factura electrónica. En caso contrario, tu cliente nunca va a poder aceptar y tramitar tus facturas.

Si eres proveedor de la administración pública, aquí puedes encontrar los principales retos y las soluciones, para el envío de facturas electrónicas a la Administración pública.

Factura electrónica para contratistas y subcontratistas del Estado

Después de la factura electrónica obligatoria con la Administración pública, el 9 de marzo de 2018 comenzó la Ley de Contratos del Sector Público 9/2017. Esta nueva ley afecta a las empresas que son contratistas y subcontratistas públicos. Si una empresa tiene un contrato público y contrata a otra empresa para hacer parte del trabajo, deben usar la factura electrónica en sus transacciones comerciales.

Este es cambio es muy importante, ya que se trata del primer paso de la factura electrónica entre empresas privadas en España.

Aquí puedes encontrar toda la información sobre la ley de contratos del sector público.

Factura electrónica en otros países

Cada vez son más los países de al rededor del mundo que están implementando leyes de factura electrónica obligatoria, ya tanto en transacciones B2G como en B2B:

• En la gran mayoría de los países de la Unión Europea, la factura electrónica es obligatoria para proveedores de la Administración pública, y en ciertos países pronto lo será para todas las empresas.
• En países del continente asiático como ahora Japón y Singapur, la factura electrónica obligatoria está en proceso de implementación, y en Australia y Nueva Zelanda es recomendable facturar a receptores públicos de forma electrónica.

Es importante que tengas en cuenta que, si envías factura electrónica a estos países, debes cumplir con la normativa de cada región, aunque seas una empresa extranjera. Con B2Brouter puedes enviar factura electrónica internacional a muchos de los países mencionados.

Implementa fácilmente la factura electrónica con B2Brouter

B2Brouter es una solución de factura electrónica e intercambio de documentos electrónicos, conectada con empresas y redes de todo el mundo y recomendada por los organismos púlicos. B2Brouter te permite crear de forma sencilla facturas electrónicas en formato estructurado (Facturae, UBL, Xrechnung, PDF, etc.) para enviarlas o recibirlas a través de diferentes redes. Esto ayuda a las empresas a comunicarse con sus clientes y proveedores, tanto nacionales como internacionales, desde una sola plataforma, superando obstáculos técnicos y legales.

Lo más importante es que con B2Brouter, cualquier empresa puede cumplir con las leyes de factura electrónica y a la vez realizar toda su gestión.