Factura electrónica ¿Cómo facturar a las Administraciones Públicas?
Facturae: Factura electrónica en EspañaDesde el 15 de enero de 2015 es obligatorio presentar las facturas a las Administraciones Públicas por vía telemática. Si eres proveedor de la Administración o estás interesado en el tema, quizás te preguntes ¿qué es la factura electrónica? ¿cómo puedo confeccionarla? ¿cómo se envía a la Administración? En el siguiente artículo intentaremos aclararte algunas de tus dudas.
¿Qué es una factura electrónica?
Una factura electrónica es un archivo informático que contiene toda la información que encontraríamos en una factura en papel. La factura electrónica se distingue de la convencional en que no está impresa y en que en algunos casos debe estar firmada digitalmente. Esta firma se consigue mediante un certificado digital y unas claves. El formato de esta factura hace posible que se pueda enviar y recibir por internet.
¿Qué ventajas tiene la factura electrónica?
De lo expuesto en el párrafo anterior se desprenden algunas ventajas. Las más evidentes: la reducción de costes en papel, en impresión y en el envío o el desplazamiento para su entrega. Pero a estas ventajas hay que sumarles otras muchas: el ahorro en espacio para la organización y conservación, en mecanismos para su custodia, en esfuerzos para su clasificación y archivo, la posibilidad de su tratamiento directo en nuestro sistema de contabilidad… La factura electrónica es económica, ecológica y potencialmente muy práctica.
Centrémonos ahora en lo referente a la facturación electrónica y las Administraciones Públicas. Es lo importante, ¿verdad?
¿Cómo confecciono mis facturas electrónicas con la Administración Pública?
Las facturas electrónicas deben contener por ley una serie de datos. Existe un formato común para todas las Administraciones —facturae— pero con variantes, en función de los datos requeridos por cada Administración u organismo público. Estas variantes añaden complejidad al proceso de elaboración.
Para confeccionar tus facturas electrónicas existen varias opciones, desde el desarrollo de aplicaciones para integrarlas en el software de gestión de tu empresa hasta la confección manual, una auténtica locura nada recomendable –una locura de veras: ¡ni te lo plantees!.
Los puntos generales de entrada de facturas (más abajo te contamos lo que son) ponen a disposición de los proveedores de la Admibistración herramientas para la generación de sus facturas electrónicas. Un problema común de estas herramientas es que son poco amigables, complejas y nada intuitivas. Otro es que debemos tener instalado un certificado digital y disponer de una clave para poder firmar nuestras facturas. No todas las Administraciones, además, admiten los mismos certificados. Puede suceder que el que nos sirve para una, no nos sirva para otra.
Por fortuna, la ley contempla que la emisión de la factura pueda ser delegada, y su firma también. En B2Brouter, te ofrecemos una herramienta gratuita para facilitarte la confección de tus facturas y, además, podemos firmarlas por ti. Todo ello en un entorno sencillo e intuitivo. Sin complicaciones.
Ya tengo mi factura electrónica. Ahora, ¿dónde la presento?
Las Administraciones Públicas han de establecer un único punto general de entrada para las facturas electrónicas. El punto de entrada sería algo así como un mostrador de registro virtual. Hasta el 15 de enero de 2015, en una misma Administración, cada organismo podía tener su página en internet para realizar los trámites de entrada de facturas. En algunas comunidades autónomas, por ejemplo, encontrábamos una para Sanidad, otra para Educación… En la actualidad, esta dispersión ya no es posible. Una Administración equivale a un punto general de entrada.
Algunas Comunidades Autónomas han desarrollado su portal de entrada de facturas electrónicas; otras, junto con ayuntamientos, diputaciones, consejos comarcales, etc., han optado por adherirse a puntos de entrada como FACe, de la Administración General del Estado, como eFACT de la Generalitat de Catalunya o el PGEFe de Castilla-La Mancha.
¿Recuerdas el tema del formato, de sus variantes y el de la firma electrónica? Si a una Administración le corresponden un punto general de entrada, una variación del formato, un tipo de certificado, a varias Administraciones les corresponderán varios puntos, varias adaptaciones del formato, varios… La cosa se complica. Nada insalvable, pero sí engorroso.
B2Brouter puede ser una excelente opción para simplificarte el trabajo. Sea cual sea la Administración Pública con la que trabajes, tu factura tendrá el formato adecuado y tomará siempre el camino correcto. Con B2Brouter.net resuelves varios problemas: crear la factura, firmarla, elegir su destino y enviarla.
En la ilustración puedes hacerte una idea de la complejidad que supone trabajar con la solución que ofrece la Administración General del Estado comparándola con la que te ofrecemos en B2Brouter.
Aun hay algo más, pero de momento no está mal, ¿verdad?
¿Cómo sé que mi factura ha llegado a su destino y se está procesando correctamente?
Una de las ventajas de la factura electrónica es su trazabilidad. En cualquier momento puedes saber en qué situación está dentro de su proceso. Cada punto general de entrada ha definido sus estados con su nomenclatura (aceptada, registrada, pagada…) y los informa por el canal que haya fijado (mail, consulta en el PGE…).
En B2Brouter.net, esta funcionalidad está integrada: en cuanto tu factura pase de un estado a otro quedará reflejado en el portal, sea cual sea la Administración Pública a la que la hayas enviado.
En definitiva: en B2Brouter haces tu factura electrónica, la firmamos, la envíamos, la controlas , las cob… Pero eso ya no es cosa nuestra. No vamos a pagarte las facturas de la Administración, aunque si usas nuestro plan Free, tampoco te cobraremos. ¿Qué te parece?
¿Dónde amplío información?
Aquí mismo. En el blog de B2Brouter publicaremos periódicamente artículos para mantenerte informado sobre los aspectos más relevantes de la facturación electrónica. Puedes seguirnos también en twitter, en @b2brouter.