VeriFactu: Todo lo que necesitas saber
Pronto todas las empresas y autónomos deberán gestionar el envío de facturas con un software homologado que les permita cumplir con el Reglamento Verifactu, que hace referencia al envío de facturas verificadas. En este artículo te contamos todo lo que necesitas saber y cómo preparar tu empresa. Se trata de una medida que se ha definido en las novedades de la Ley Antifraude y pretende luchar contra el fraude fiscal.
¿Qué es VeriFactu?
El Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, publicado en el BOE de 6 de diciembre, aprueba el Reglamento conocido como VeriFactu. Este reglamento establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, además de estandarizar los formatos de los registros de facturación.
El reglamento VeriFactu obliga las empresas y los software de facturación a tener la capacidad de remitir la información de las facturas, directamente a la AEAT. Además, la Agencia Tributaria tiene derecho a verificar el cumplimiento del reglamento, mediante el acceso, descarga, volcado, consulta o impresión de los datos.
Este reglamento permite a las empresas cumplir con las obligaciones fiscales de una forma más rápida y segura, además de prevenir el fraude fiscal.
¿Cómo funciona VeriFactu?
La idea es que mediante un software certificado, las empresas tengan la capacidad realizar la emisión de facturas verificables directamente a Hacienda, cumpliendo así con la Ley Antifraude. Estos son los pasos:
- Generación del archivo estructurado en formato XML con la información de la factura.
- Firma, envío y presentación del archivo XML directamente a la AEAT.
- Encadenamiento de las facturas y generación del archivo QR con la información de la presentación.
- Incrustación del código QR en la factura.
Una vez presentadas las facturas en la AEAT, esta informa al presentador de la aceptación o rechazo, mediante una comunicación en forma de cambio de estado.
De momento, la presentación de los datos de las facturas a la AEAT será voluntaria. A pesar de esto, todos los software deben estar preparados y certificados para poder cumplir con VeriFactu, ya que la Agencia Tributaria puede solicitar la información de las facturas en cualquier momento. Por este motivo, empresas y autónomos deben trabajar con un software que cumpla con los requisitos técnicos y legales de VeriFactu. Esto permite cumplir con la presentación de las facturas verificadas en el caso de que la AEAT solicite la información.
Ejemplo del archivo XML VeriFactu
El archivo XML VeriFactu, es diferente según la factura, los datos que contiene, si es una alta o una modificación y otros aspectos. Como es extenso, te dejamos el ejemplo de alta del XML VeriFactu en las preguntas frecuentes.
De todas formas, el beneficio de trabajar con un sistema VeriFactu como B2Brouter es que no debes preocuparte de estos aspectos técnicos, ya que la solución se encarga de generar a partir de la información de la factura.
¿Cómo debe ser un software certificado de facturas verificables?
El software de facturación que esté certificado debe cumplir los siguientes puntos:
- Tener la capacidad de remitir de forma segura los registros de las facturas a la AEAT. También deben permitir a la AEAT acceder y extraer esta información.
- Añadir una huella o «hash» a los registros de facturación o anulación.
- Firmar electrónicamente el fichero que se entrega.
- Generar un QR para cada registro de facturación, con un código de registro.
- Disponer de un registro de eventos.
- Disponer de una declaración responsable confirmando que cumple con el Reglamento.
Otra cosa importante es que el software cumpla con los siguientes requisitos técnicos:
- Integridad de las facturas.
- Conservación de las facturas.
- Accesibilidad a las facturas.
- Legibilidad de las facturas.
- Trazabilidad de las facturas.
- Inalterabilidad de las facturas.
¿Qué datos hay que enviar a la AEAT con VeriFactu?
Estos son algunos de los datos básicos de las facturas que hay que presentar a la AEAT para cumplir con el reglamento:
- Datos fiscales del emisor y del receptor (excepto para facturas simplificadas).
- Número, fecha y fecha de pago de la factura.
- En el caso de tratarse de una factura rectificativa o sustitutiva, es necesario informar la factura que está siendo sustituida o rectificada.
- Importes de la factura.
- Descripción de la operación.
- Código de identificación del sistema con el que se expide el registro.
- Fecha y hora de la realización del registro.
¿A quién afecta el sistema VeriFactu en España?
El sistema VeriFactu afecta a las empresas de diferentes maneras:
- Todas las empresas y autónomos que emitan facturas y tengan sede en España, tienen que cumplir con el sistema de VeriFactu.
- Los fabricantes, productores y comercializadores de software de contabilidad, facturación o de gestión también deben tener su servicio o producto preparado para cumplir con los requisitos definidos por el reglamento VeriFactu. En caso contrario, no podrán ofrecer sus servicios a sus clientes.
No obstante, encontramos algunas excepciones:
- Las empresas de territorio foral, donde se aplica el TicketBAI.
- Los obligados al Suministro Inmediato de Información (SII). En el caso de optar por VeriFactu, no tendrán que remitir el LRFE.
- Algunos supuestos del régimen de agricultura, ganadería y pesca.
- Actividades excluidas de la obligación de facturar.
Diferencias entre VeriFactu y TicketBAI
El concepto de VeriFactu y TicektBAI es muy similar. En ambos casos, se trata de una presentación de los datos de las facturas emitidas, directamente a la agéncia reguladora local. Además, las facturas deben encadenarse entre ellas, se registra un archivo estructurado en formato XML, se firma, se genera el código QR y se incursta en la factura. En todo caso, existen unas diferencias:
- VeriFactu afecta a todas las empresas españolas.
- TicketBAI solo afecta a las empresas del País Vasco.
- En el caso de VeriFactu, la presentación de la información es voluntaria.
- En el caso de TicketBAI hay que presentar todas las facturas al momento.
¿Cuándo será el reglamento VeriFactu obligatorio?
Hay dos fechas que se deben tener en mente:
- Los desarrolladores de software deben cumplir con los requisitos a partir de octubre de 2024.
- Para las empresas y autónomos, será vigente a partir de julio de 2025.
¿Qué pasa si las empresas no cumplen con el reglamento Veri*factu?
Las sanciones dependen en función de si eres un usuario o un fabricante de software:
- Fabricantes de software: Aquellos software que incumplan con la normativa pueden recibir sanciones de hasta 150.000€ o 1.000€ por licencia.
- Usuarios: Los usuarios o empresas que incumplan con la normativa, pueden recibir una sanción de hasta 50.000€.
¿Cómo cumplir con el reglamento VeriFactu? En 2024 y 2025
Es importante que prepares tu empresa lo antes posible para evitar llegar tarde. Elige un proveedor que te permita gestionar el número máximo de documentos y formatos electrónicos (facturas, presupuestos, presentación de impuestos, etc.), a nivel global. Además, el proveedor debe cumplir con todas tus necesidades de envío, recepción y presentación. También es importante que esté conectado con el mayor número de redes y plataformas, para que puedas realizar toda la gestión trabajando con una única solución.
Por último, elige una solución que pueda complementarse con tu ERP o sistema de gestión. Esto te permite centralizar tu trabajo y evitar duplicar tareas.
Prepárate fácilmente para el reglamento VeriFactuUtiliza un sistema VeriFactu conectado con la AEAT
B2Brouter es una herramienta en línea que te ayuda a intercambiar documentos electrónicos como facturas electrónicas, presentación de impuestos, etc. Está conectada con empresas, redes públicas y privadas de todo el mundo. Esto te permite realizar la gestión de diferentes tipos de documentos electrónicos y presentación de impuestos, cumpliendo con normativas nacionales e internacionales.
Integración de VeriFactu con API
Cumple con el reglamento VeriFactu sin darte cuenta y sin esfuerzo. Conecta tu sistema con la API de VeriFactu, cumple de forma automática con el reglamento y automatiza la gestión de tus facturas electrónicas y el reporte fiscal. Trabaja directamente desde tu sistema de gestión o ERP gracias a la API de VeriFactu.
API VeriFactu¿Cuáles son las ventajas de los sistemas VeriFactu como B2Brouter?
- Gestiona facturas electrónicas con empresas públicas y privadas de todo el mundo (cumple con la Ley Crea y Crece).
- Trabaja con diferentes formatos, B2Brouter se encarga de convertir los archivos sin que tengas que preocuparte.
- Conecta con redes de todo el mundo (FACe, eFACT, Peppol, ChorusPro, SDI, EDI y muchas más).
- Utiliza diferentes servicios: Emisión, recepción, presentación de impuestos, archivo de documentos, etc.
- Recibe soporte especializado que te ayuda con la integración y con otras dudas que te surjan con los procesos de intercambio de documentos electrónicos.
- Cumple con las leyes, normativas y estándares locales e internacionales.
- Recibe y envía cambios de estado de tus documentos electrónicos.
Preguntas frecuentes:
Como expertos en reporte fiscal, recibimos muchas consultas sobre este tema, por parte de empresas, partners y usuarios. Compartimos contigo algunas de las dudas que más nos han trasladado:
¿Qué requisitos deberá cumplir el software de facturación?
- Garantizar la integridad, inalterabilidad, trazabilidad, conservación,legibilidad y accesibilidad de los registros de facturación.
- Guardar un registro por cada factura expedida y además llevar un registro delos principales eventos que se produzcan en el sistema informático.
- Añadir una huella o “hash” a los registros de facturación de alta y de anulación.
- Tener la capacidad de remitir de forma voluntaria y automática los registrosde facturación a la Agencia Tributaria desde el propio software.
- Si no se remite de forma automática los registros, firmar digitalmente cada registro que se genere en la aplicación, para que dichos registros queden adisposición de la AEAT en caso de solicitarlo.
- Permitir a la AEAT el acceso inmediato y la extracción de los datos registrados.
- Generar para cada factura un registro de facturación que incluya un código QR y un identificativo alfanumérico.
- Disponer de una declaración responsable, confirmando que cumplen con lodispuesto en el Reglamento.
¿Cómo se homologa un software?
Firmando una Declaración Responsable.
¿Cómo sabemos si el software está homologo?
El Software deberá tener publicado en algún lugar accesible, fácil e intuitivo que hafirmado la Declaración Responsable.
¿Dónde está ese modelo de declaración responsable?
En el artículo 13.
Esa declaración responsable que se le debe pedir al fabricante del software, ¿debe darla obligatoriamente?, ¿podría negarse?
Es obligatoria. Si se niega es motivo de sanción de un mínimo de 150.000€. Noobstante, es posible que el fabricante no homologue todas las versiones y leobligue a Ud. a migrar a una versión concreta del software.
¿Las empresas estarán obligadas a remitir los registros de forma automática a la AEAT ( VeriFactu)?
No. La remisión de los registros de facturación será voluntaria. No obstante, el sistema informático deberá tener capacidad de remitir la información a la Administración tributaria de forma continuada, automática e instantánea de todos los registros de facturación generados de acuerdo con las especificaciones técnicas. La Administración tendrá derecho a verificar el cumplimiento de la obligación mediante el acceso, descarga, volcado, copiado, consulta o impresión de los datos del SIF (Sistema Informático de Facturación).
¿Cómo se pueden adaptar los autónomos y empresas a esta nueva normativa?
Las empresas y autónomos pueden optar por adaptar sus sistemas informáticos de facturación existentes o utilizar Sistemas de Emisión de facturas Verificables (Sistemas Veri*factu).
¿Qué es un Sistema VeriFactu?
Los «Sistemas VERI*FACTU» son los «Sistemas de emisión de facturas verificables» utilizados por el obligado tributario para remitir efectivamente por medios electrónicos a la AEAT todos los registros de facturación generados.
Estos sistemas deberán garantizar que el envío de estas facturas se hace de manera:
- Continuada y consecutiva: el envío de las facturas tiene que ser al momento y correlativo.
- Automática e instantánea: el programa deberá enviar el registro de factura a la Agencia Tributaria en el momento en el que entra al sistema sin necesidad de acciones por parte del empresario.
- Segura e íntegra: el programa deberá garantizar que el envío se hace de manera segura y sin modificaciones, cumpliendo los requisitos técnicos que la AEAT ya ha dispuesto en un borrador.
Las facturas que sean emitidas a Hacienda a través de estos programas de facturación incorporarán la frase “VERI*FACTU”, que quiere decir que toda la información contenida en esa factura se ha remitido a la Agencia Tributaria de manera automática y ha sido supervisada por la Administración,
¿Qué contenido tiene que contener un código de QR?
La orden ministerial está pendiente de publicación. Por lo que podría variar, pero de momento el borrador dice:
“El contenido del código «QR» será el siguiente:
- «URL» del servicio de cotejo o remisión de información por parte del receptor de la factura, del cual se informará en la Sede electrónica de la Agencia Estatal de Administración Tributaria.
- Información de la factura que formará parte de la «URL»:
- NIF del obligado a expedir la factura.
- Número de serie y número de la factura expedida.
- Fecha de expedición de la factura.
- Importe total de la factura.
¿Un desarrollador de software donde puede consultar el contenido exacto del QR, así como del hash de las facturas consecutivas y demás?
La Agencia tiene un portal para los desarrolladores de Software dondeofrece información a los desarrolladores de Software y donde está publicado elborrador de la orden.
¿El código QR afecta también a los tickets?
Sí. Los tickets son facturas simplificadas.
Un autónomo que hasta ahora lleva la contabilidad a mano, y hace facturas en Excel, ¿hasta cuándo podrá utilizar el Excel y cuándo deberá tener una contabilidad informatizada?
A partir del 2025 ya no podrá facturar con Excel. A partir del 1 de Julio de 2015, sisigue usando Excel para facturar, puede ser sancionado con 50.000€. Excel no es niserá software homologado de facturación.
¿Cuándo se deberá incluir QR en la Factura y como se diferenciaráuna factura Verifactu de una no Verifactu?
Todas las facturas, excepto las que utilicen el SII, deberán llevar QR.
En aquellos casos que el sistema informático realice la remisión de todos los registros de facturación a la A.E.A.T, estas deberán incluir la palabra Veri*Factu.
Con respecto a la facturación a través de un tercero, como puede ser el caso de emisión de tickets a través de un programa que nos facilita otra empresa. ¿Hace falta tener software homologado o es la empresa que factura en nuestro nombre?
El obligado tributario es siempre la empresa que factura. Si utilizas software o dispositivos de terceros, debes asegurarte que este software o dispositivo cumple con la ley. También es posible encargárselo a un tercero, como B2Brouter como indica el «Artículo 6. Delegación del cumplimiento. Las obligaciones establecidas en este Reglamento a los obligados tributarios del artículo 3.1 podrán cumplirse materialmente por el destinatario de la operación o por un tercero, siempre que concurra en este la misma condición de destinatario o tercero a efectos de facturación, de acuerdo con lo establecido en el artículo 5 del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, a efectos de la obligación de expedir factura, con facultades otorgadas para llevar a cabo el cumplimiento de dicha obligación.
¿Un autónomo también está obligado al reporte fiscal de losregistros de facturación o estos requisitos son para empresas?
Un autónomo es una empresa y también está obligado.
¿Una sociedad que no está en el SII, trabaja con la Administración pública y hace las facturas emitidas con FACE, debe cumplir también con VeriFactu?
Una cosa es FACe que es para facturar a la Administración Pública, y la otra la nueva ley que obliga a factura electrónicamente entre empresas privadas. No es suficiente porque lo que si cambia es que debe usar software homologado y/o hacer VeriFactu. Además de emitir factura electrónica (como la que ahora emite para las AAPP), también debe hacerlo en sus operaciones con clientes privados que sean empresarios y profesionales. De todas formas, deberá seguir presentando por FACE. La nueva legislación no modifica la facturación B2G.
¿La AEAT solamente necesitará la información de las facturas enviadas o también de las facturas recibidas?
La AEAT solo necesita información de las emitidas. Todos los emisores están obligados a emitir copia a la AEAT. Esto implica que la AEAT tendrá constancia de las emitidas por nosotros porque estamos obligados emitirlas, pero también tiene constancia de las que hemos recibido porque, aunque nosotros no tenemos obligación de enviarlas, si la tienen nuestros proveedores.
¿Las entidades sin ánimo de lucro también se ven afectadas?
Sí.
¿Si una empresa obligada al SII un año factura menos del límite requerido para este caso, deberá cumplir con VeriFactu o podrá seguir en SII?
Podrá seguir con el SII.
Ejemplo del archivo XML:
<soapenv:Envelope xmlns:soapenv="http://schemas.xmlsoap.org/soap/envelope/" xmlns:sum="https://www2.agenciatributaria.gob.es/static_files/common/internet/dep/aplicaciones/es/aeat/tike/cont/ws/SuministroL R.xsd" xmlns:sum1="https://www2.agenciatributaria.gob.es/static_files/common/internet/dep/aplicaciones/es/aeat/tike/cont/ws/Suministro Informacion.xsd"> <soapenv:Header/> <soapenv:Body> <sum:AltaFactuSistemaFacturacion> <sum1:Cabecera> <sum1:IDVersion>1.0</sum1:IDVersion> <sum1:ObligadoEmision> <sum1:NombreRazon>XXXXX</sum1:NombreRazon> <sum1:NIF>XXXXX</sum1:NIF> </sum1:ObligadoEmision> <sum1:TipoRegistroAEAT>T0</sum1:TipoRegistroAEAT> </sum1:Cabecera> <sum:RegistroAltaFacturas> <sum:RegistroFacturacion> <sum1:IDFactura> <sum1:IDEmisorFactura> <sum1:NIF>XXXXX</sum1:NIF> </sum1:IDEmisorFactura> <sum1:NumSerieFacturaEmisor>12345</sum1:NumSerieFacturaEmisor> <sum1:FechaExpedicionFacturaEmisor>13-11-2023</sum1:FechaExpedicionFacturaEmisor> </sum1:IDFactura> <sum1:NombreRazonEmisor>certificado uno telematicas</sum1:NombreRazonEmisor> <sum1:TipoRegistroSIF>S0</sum1:TipoRegistroSIF> <sum1:TipoFactura>F1</sum1:TipoFactura> <sum1:DescripcionOperacion>Descripc</sum1:DescripcionOperacion> <sum1:Destinatarios> <sum1:IDDestinatario> <sum1:NombreRazon>XXXXX</sum1:NombreRazon> <sum1:NIF>XXXXX</sum1:NIF> </sum1:IDDestinatario> </sum1:Destinatarios> <sum1:Desglose> <sum1:DetalleDesglose> <sum1:ClaveRegimen>01</sum1:ClaveRegimen> <sum1:CalificacionOperacion>S1</sum1:CalificacionOperacion> <sum1:TipoImpositivo>4</sum1:TipoImpositivo> <sum1:BaseImponibleOimporteNoSujeto>10</sum1:BaseImponibleOimporteNoSujeto> <sum1:CuotaRepercutida>0.4</sum1:CuotaRepercutida> </sum1:DetalleDesglose> <sum1:DetalleDesglose> <sum1:ClaveRegimen>01</sum1:ClaveRegimen> <sum1:CalificacionOperacion>S1</sum1:CalificacionOperacion> <sum1:TipoImpositivo>21</sum1:TipoImpositivo> <sum1:BaseImponibleOimporteNoSujeto>100</sum1:BaseImponibleOimporteNoSujeto> <sum1:CuotaRepercutida>21</sum1:CuotaRepercutida> </sum1:DetalleDesglose> </sum1:Desglose> <sum1:ImporteTotal>131.4</sum1:ImporteTotal> <sum1:EncadenamientoRegistroAnterior> <sum1:IDEmisorFacturaRegistroAnterior> <sum1:NIF>XXXXX</sum1:NIF> </sum1:IDEmisorFacturaRegistroAnterior> <sum1:NumSerieFacturaRegistroAnterior>44</sum1:NumSerieFacturaRegistroAnterior> <sum1:FechaExpedicionFacturaRegistroAnterior>13-02-2022</sum1:FechaExpedicionFacturaRegistroAnterior> <sum1:HuellaRegistroAnterior>HuellaRegistroAnterior</sum1:HuellaRegistroAnterior> </sum1:EncadenamientoRegistroAnterior> <sum1:SistemaInformatico> <sum1:NombreRazon>CERTIFICADO DOS TELEMATICAS</sum1:NombreRazon> <sum1:NIF>XXXXX</sum1:NIF> <sum1:NombreSistemaInformatico>NombreSistemaInformatico</sum1:NombreSistemaInformatico> <sum1:IdSistemaInformatico>77</sum1:IdSistemaInformatico> <sum1:Version>1.0.03</sum1:Version> <sum1:NumeroInstalacion>383</sum1:NumeroInstalacion> <sum1:TipoUsoPosibleSoloVerifactu>S</sum1:TipoUsoPosibleSoloVerifactu> <sum1:TipoUsoPosibleOtros>N</sum1:TipoUsoPosibleOtros> <sum1:TipoUsoPosibleMultiOT>N</sum1:TipoUsoPosibleMultiOT> </sum1:SistemaInformatico> <sum1:FechaGenRegistro>13-11-2023</sum1:FechaGenRegistro> <sum1:HoraGenRegistro>20:59:25</sum1:HoraGenRegistro> <sum1:HusoHorarioGenRegistro>02</sum1:HusoHorarioGenRegistro> </sum:RegistroFacturacion> <sum:DatosControl> <sum1:Huella>Huella</sum1:Huella> <sum1:TipoHash>01</sum1:TipoHash> </sum:DatosControl> </sum:RegistroAltaFacturas> </sum:AltaFactuSistemaFacturacion> </soapenv:Body> </soapenv:Envelope>