¿Qué es el formato EDI? Alternativas

EDI es el acrónimo de electronic data interchange, intercambio electrónico de datos. Es un estándar europeo que se define en la Recomendación 94/820/CE de la Comisión, de 19 de octubre de 1994, relativa a los aspectos jurídicos del intercambio electrónico de datos. En el artículo dos define EDI como la transferencia electrónica, de ordenador a ordenador, de datos comerciales y administrativos que estructuran un mensaje de EDI con arreglo a una norma acordada. Es decir, EDI es un sistema de trabajo que automatiza los procesos de intercambio de datos entre organizaciones. Esto hace que se elimine casi en su totalidad el uso del papel además de garantizar rapidez y seguridad en esas comunicaciones.

A la hora de realizar una  factura electrónica, podemos hacer uso de EDI como sistema, pero debemos garantizar la autenticidad del origen y la integridad del contenido. Como hemos señalado en ocasiones anteriores, y acorde a la web de facturaE.gob, para el caso particular de la factura electrónica la legislación permite tres procedimientos específicos alternativos que garantizan igualmente la autenticidad del origen y la integridad del contenido. Estos son:

  • Mediante firma electrónica.
  • Mediante intercambio electrónico de datos (EDI).
  • Mediante medios validados por la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT).

Como vemos, es un formato útil y reconocido a nivel de la Administración. Si queremos utilizar este sistema, deberemos descargar el software correspondiente. Este software debe estar homologado y dar todas las garantías. Cada organización está identificada dentro del sistema EDI por códigos numéricos únicos denominados Puntos Operacionales o Global Location Number (GLN). Esta identificación asegura que cumple con los estándares GS1, que garantiza que puedan ser enviados, entendidos y reconocidos por cualquier interlocutor (eso sí, que haga uso del mismo lenguaje). Por ello debes asegurarte que la organización con la que vas a intercambiar los datos (facturas, albaranes, etc) utilice o reconozca también este formato. Y no olvidemos que el software EDI se puede integrar con el sistema ERP de la empresa, pero hay que revisar que ambos sean compatibles. Si lo son, las transacciones que se realizan a través de EDI se incorporan directamente al ERP, haciendo la gestión tremendamente ágil.

Desde luego es un software muy útil y reconocido a nivel mundial, pero ¿qué ocurre si mi ERP no es compatible? ¿Y si las empresas con las que me relacionan no lo utilizan?

funcionamiento de edi

¿Qué alternativas existen a EDI?

El formato PEPPOL es un sistema diferente pero muy interesante. Éste es el acrónimo de Pan-European Public Procurement Online, y se puede definir como un conjunto de especificaciones técnicas abiertas e interoperables en los procesos comerciales de compra a pago (P2P), tal y como recoge su web peppolbasics.info.  Además de ser una alternativa válida y reconocida internacionalmente, ofrece alguna ventaja interesante. Y la principal es que nace de la mano de la Comisión Europea y con el objetivo de simplificar la contratación electrónica a través de las fronteras mediante el desarrollo de normas tecnológicas que podrían ser implementadas por todos los gobiernos de toda Europa, recogido en la web de europa.eu. PEPPOL es una red de distribución electrónica que funciona sobre todo en el norte de Europa, y la mayoría de las administraciones públicas de países como Alemania o Suecia la utilizan, ya que esta red está especialmente recomendada para la transmisión de facturas electrónicas a las instituciones públicas.

En B2Brouter nos hemos adelantado al futuro y ofrecemos la alternativa PEPPOL dentro de nuestro sistema de facturación electrónica.