5 razones para no usar plantilla de factura Excel

Excel es un programa de hojas de cálculo desarrollado por Microsoft para gestionar, analizar y visualizar datos. Se utiliza mucho en empresas, escuelas y hogares para realizar tareas como gestionar las finanzas personales, planificar proyectos y crear gráficos.
A menudo, pequeñas empresas o autónomos también utilizan una plantilla de factura Excel como herramienta de facturas gratuita o para automatizar su facturación. Excel tiene muchas cualidades, pero ¿Estás segur@ de que Excel es una herramienta de facturación?

5 razones para dejar de utilizar plantillas de factura Excel

Hemos investigado y, sencillamente, hay varias razones por las que es importante dejar de utilizar plantillas de factura Excel.

1. La Ley Antifraude

El 10 de julio de 2021 se publico el Proyecto de Ley de Medidas de Prevención y Lucha contra el Fraude Fiscal. Esta ley, entre muchas otras cosas, define que las empresas deben utilizar un software de facturación que garantice la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros. Además, estos softwares deben estar debidamente certificados. Entonces, el uso de plantillas de factura Excel no cumple con estos requisitos.

2. La plantilla de factura en Excel no está diseñada para la facturación empresarial

En primer lugar, Excel es una herramienta diseñada para el tratamiento de datos, pero no está específicamente diseñada para tareas de facturación. Esto puede dar lugar a errores e ineficiencias en este tipo de gestiones.

3. Excel no ofrece un seguimiento financiero ni avisa de los retrasos en los pago

Excel no ofrece un seguimiento automatizado de las facturas ni un sistema de notificación de los retrasos en los pagos. Esto puede provocar problemas de tesorería y errores administrativos que pueden resultar costosos para la empresa.

4. Seguridad de los datos

Es importante señalar que la seguridad de los datos financieros puede ser un problema cuando se utiliza Excel para hacer facturas. En primer lugar, Excel no puede gestionar eficazmente información sensible como números de cuentas bancarias e información de facturación. Esto expone los datos financieros y personales de las empresas a riesgos de seguridad.

Además, los archivos de Excel suelen almacenarse en soportes locales, como discos duros, lo que puede exponerlos a riesgos como fallos físicos del disco duro, virus y ataques malintencionados.

5. Modo de colaboración limitado

Por último, Excel no permite una colaboración eficaz entre los distintos departamentos de una empresa, lo que puede ralentizar el proceso de facturación y dar lugar a errores. Esto se debe a que no ofrece funciones seguras para compartir hojas de cálculo, lo que puede dar lugar a modificaciones no autorizadas de los datos.

Como puedes ver, es importante dejar de utilizar Excel para facturar debido a sus limitaciones en cuanto a la seguridad de los datos, la eficacia del seguimiento de las facturas y la colaboración entre departamentos. Es mejor utilizar una solución de facturación dedicada a mejorar la seguridad, la velocidad y la precisión del proceso de facturación.

¿Cómo sustituir tu sistema de facturación Excel gratis por otra solución?

Es importante tener en cuenta las necesidades de tu empresa en términos de tamaño, complejidad y presupuesto a la hora de elegir la mejor herramienta de facturación. Puede ser aconsejable consultar a un experto en la materia para evaluar las opciones disponibles y encontrar la mejor opción para la empresa.

También es importante conocer las leyes locales que pueden afectar a tu empresa. Por ejemplo, la nueva normativa de factura electrónica en España afectará a todas las empresas privadas. Esto quiere decir que no será posible utilizar una plantilla de factura Excel para facturar.

Hemos enumerado varias opciones para ayudarle a sustituir la plantilla de factura Excel y elegir una herramienta de facturación eficaz y que cumpla las normas:

• Servicios de factura electrónica en línea: facilitan a las empresas el acceso a una facturación electrónica de forma sencilla y económica. Creas y envía tus facturas en unos pocos clics. Es el caso, en particular, de nuestra plataforma B2Brouter, gratuita e ilimitada para el envío de facturas en España.
• Software de gestión comercial: ofrecen diversas funciones para gestionar toda la cadena comercial de una empresa (presupuestos, facturas, seguimiento de pagos, gestión de clientes, etc.). B2Brouter también puede ofrecer estas funcionalidades gracias a los diferentes planes.
• ERP (Enterprise Resource Planning): los sistemas ERP están diseñados para gestionar procesos empresariales complejos y suelen ser más adecuados para las grandes empresas.

¡Deja la plantilla de factura Excel, prepárate para la nueva normativa de factura electrónica con un software de factura electrónica.