5 raons per no utilitzar plantilla de factura Excel

Excel és un programa de fulls de càlcul desenvolupat per Microsoft per gestionar, analitzar i visualitzar dades. S’utilitza molt en empreses, escoles i llars per fer tasques com gestionar les finances personals, planificar projectes i crear gràfics.
Sovint, petites empreses o autònoms també fan servir una plantilla de factura Excel com a eina de factures gratuïta o per automatitzar-ne la facturació. Excel té moltes qualitats, però segur que Excel és una eina de facturació?

5 raons per deixar de fer servir plantilles de factura Excel

Hem investigat i, senzillament, hi ha diverses raons per les quals és important deixar de fer servir plantilles de factura Excel.

1. La Llei Antifrau

El 10 de juliol del 2021 es va publicar el Projecte de Llei de Mesures de Prevenció i Lluita contra el Frau Fiscal. Aquesta llei, entre moltes altres coses, defineix que les empreses han de fer servir un programari de facturació que garanteixi la integritat, conservació, accessibilitat, llegibilitat, traçabilitat i inalterabilitat dels registres. A més, aquests programaris han d’estar degudament certificats. Aleshores, l’ús de plantilles de factura Excel no compleix aquests requisits.

2. Excel no està dissenyat per a la facturació empresarial

En primer lloc, l’Excel és una eina dissenyada per al tractament de dades, però no està específicament dissenyada per a tasques de facturació. Això pot provocar errors i ineficiències en aquest tipus de gestions.

3. Excel no ofereix un seguiment financer ni avisa dels retards en els pagaments

Excel no ofereix un seguiment automatitzat de les factures ni un sistema de notificació dels retards als pagaments. Això pot provocar problemes de tresoreria i errors administratius que poden resultar costosos per a l’empresa.

4. Seguretat de les dades

És important assenyalar que la seguretat de les dades financeres pot ser un problema quan s’utilitza l’Excel per fer factures. En primer lloc, Excel no pot gestionar eficaçment informació delicada com a números de comptes bancaris i informació de facturació. Això exposa les dades financeres i personals de les empreses a riscs de seguretat.

A més, els fitxers d’Excel solen emmagatzemar-se en suports locals, com ara discs durs, la qual cosa pot exposar-los a riscos com ara fallades físiques del disc dur, virus i atacs malintencionats.

5. Mode de col·laboració limitat

Finalment, Excel no permet una col·laboració eficaç entre els diferents departaments d’una empresa, cosa que pot alentir el procés de facturació i donar lloc a errors. Això és degut al fet que no ofereix funcions segures per compartir fulls de càlcul, la qual cosa pot donar lloc a modificacions no autoritzades de les dades.

Com pots veure, és important deixar d’utilitzar Excel per facturar a causa de les seves limitacions respecte a la seguretat de les dades, l’eficàcia del seguiment de les factures i la col·laboració entre departaments. És millor fer servir una solució de facturació dedicada a millorar la seguretat, la velocitat i la precisió del procés de facturació.

Com substituir la plantilla de factura Excel per una altra solució?

És important tenir en compte les necessitats de la teva empresa en termes de mida, complexitat i pressupost a l’hora de triar la millor eina de facturació. Pot ser aconsellable consultar un expert en la matèria per avaluar les opcions disponibles i trobar la millor opció per a l’empresa.

També és important conèixer les lleis locals que poden afectar la teva empresa. Per exemple, la nova normativa de factura electrònica a Espanya afectarà totes les empreses privades. Això vol dir que no serà possible fer servir una plantilla de factura Excel per facturar.

Hem enumerat diverses opcions per ajudar-vos a substituir la plantilla de factura Excel i triar una eina de facturació eficaç i que compleixi les normes:

  • Serveis de factura electrònica en línia: Faciliten a les empreses l’accés a la facturació electrònica de manera senzilla i econòmica. Crees i envies les factures en pocs clics. És el cas, en particular, de la nostra plataforma B2Brouter, gratuïta i il·limitada per a l’enviament de factures a Espanya.
  • Programari de gestió comercial: ofereixen diverses funcions per gestionar tota la cadena comercial d’una empresa (pressupostos, factures, seguiment de pagaments, gestió de clients, etc.). B2Brouter també pot oferir aquestes funcionalitats gràcies als diferents plans.
  • ERP (Enterprise Resource Planning): els sistemes ERP estan dissenyats per gestionar processos empresarials complexos i solen ser més adequats per a les grans empreses.

Deixa la plantilla de factura Excel, prepara’t per a la nova normativa de factura electrònica i comença a gestionar les teves factures amb B2Brouter de forma gratuïta!