La factura electrónica en los Países Bajos

La factura electrónica en los Países Bajos es obligatoria desde el 1 de enero de 2017. Desde entonces, todos los proveedores de los organismos públicos centrales (ministerios y sus departamentos y agencias), deben facturar mediante el uso de la factura electrónica. En este artículo te contamos todo lo que necesitas saber.

Introducción a la factura electrónica en los Países Bajos

¿Qué dice la ley sobre la factura electrónica en los Países Bajos? La normativa holandesa, alineada con la Unión Europea, establece un marco claro para el empleo de facturas electrónicas. Como está pasando en la gran mayoría de los estados miembros de la UE, la factura electrónica se está implementando de forma obligatoria para las transacciones con los organismos públicos. Esto afecta no solo a las empresas locales, sino también a las empresas extranjeras que trabajan con la Administración pública holandesa.

¿Cómo funciona la facturación electrónica en Holanda?

En Holanda se ha decidido implementar la factura electrónica de la forma más sencilla posible. A diferencia de otros países de la UE, en los Países Bajos se ha decidido trabajar con el estándar internacional UBL, a través de la red Peppol. Este aspecto facilita mucho la implementación de este tipo procesos.

1. Formato UBL de factura electrónica, estándar europeo

El formato UBL (Universal Business Language) es un formato estructurado de facturación electrónica. Se utiliza para estandarizar la representación de información de documentos comerciales y facilitar su intercambio entre organizaciones y empresas.

Este formato se ha convertido en un estándar internacional para el intercambio de documentos electrónicos, y ayuda a mejorar la eficiencia de las transacciones comerciales, reducir los errores y fomenta la interoperabilidad entre diferentes sistemas empresariales y países.

En Europa este formato se utiliza en el contexto de la facturación electrónica y el intercambio de documentos comerciales. La Unión Europea ha impulsado la adopción de las facturas electrónicas a través de la red Peppol.

El gobierno neerlandés ha decidido implementar la factura electrónica con este estándar. Esto quiere decir que los receptores públicos del país no aceptan facturas que no estén enviadas con este formato estructurado.

2. Envío de facturas electrónicas a través de la red Peppol

Peppol (Pan-European Public Procurement OnLine) es una infraestructura que se utiliza para el intercambio seguro de documentos electrónicos y es compatible con el formato UBL. Esto significa que las empresas pueden crear facturas en este formato y enviarlas a través de la red Peppol a sus socios comerciales y autoridades gubernamentales de manera estandarizada y segura. Gracias a la red Peppol se facilita la expansión de las operaciones comerciales en el contexto europeo.

Esta red simplifica el proceso de licitación electrónica y la comunicación entre las empresas y entidades gubernamentales. La combinación de UBL y Peppol se utiliza en Europa (y cada vez en más países de todo el mundo) para favorecer estos procesos y agilizar el intercambio de documentos electrónicos.

Peppol en los Países Bajos

Los Países Bajos han adoptado la red Peppol para el intercambio de documentos. Todos los organismos gubernamentales holandeses están conectados con Peppol, ya sea de manera directa o indirecta.

La autoridad local Peppol de los Países Bajos es la fundación Simplerinvoicing. Esta está formada por varios proveedores de software de contabilidad, ERP y facturación electrónica. No obstante, la plataforma dejó de funcionar el 31 de diciembre de 2020 y se pasó a utilizar directamente Peppol.

Cualquier empresa que necesite emitir factura electrónica a un organismo público holandés, debe hacerlo a través de Peppol. Esto quiere decir que tiene que registrarse en un Punto de Acceso Peppol, que tenga la capacidad de generar y enviar el estándar de UBL aceptado para el gobierno holandés.

3. Identificador fiscal

Las empresas que quieran facturar al gobierno central, deben emitir las facturas con su NIF. Esto no es un problema si tu empresa es Española, ya que en España este es el único identificador posible. En el caso de que tu empresa sea holandesa, deberás emitir la factura con el identificador fiscal holandés, que en este caso es el OIN.

Implementación de la facturación electrónica en Holanda

Como pasa en la gran mayoría de casos, la factura electrónica en Holanda se ha ido implementando de forma progresiva. Estas son las fechas de implementación:

• Año 2017: Se inicia la obligatoriedad para facturar a los organismos públicos centrales.
• Finales de 2018: Comienza la obligatoriedad para el resto de organismos públicos distintos del gobierno central, como por ejemplo los gobiernos locales.

E-factura entre empresas privadas en Países Bajos

De momento, el uso de la factura electrónica entre empresas privadas es voluntaria. Por lo tanto, el único requisito para hacerlo es que tanto emisor como receptor estén de acuerdo en hacerlo de esta manera.

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