Formato UBL para la facturación electrónica
La puesta en marcha de la factura electrónica fue un gran avance. Desde el 2015 la factura electrónica es obligatoria en nuestras relaciones con la administración. Su implementación ha permitido que podamos tener una mejora en el control del fraude y además una reducción en gastos y tiempos para todos. Sin duda, ventajas que han facilitado y agilizado el trabajo tedioso de la gestión de la facturación en una empresa.
¿Cuántos lenguajes existen para hacer una factura electrónica?
En la actualidad, existen varios lenguajes en los que poder emitir nuestra factura electrónica. De hecho en España, las facturas en formato estructurado (generadas automáticamente por los sistemas informáticos de facturación del emisor y tramitadas automatizadamente por los sistemas informáticos de pago y contabilidad del receptor) pueden ser en formatos XML (como UBL o Facturae), EDIFACT, u otros. Esto genera que haya múltiples sistemas y programas. Por ello, y para facilitar la comunicación con las administraciones públicas de la Unión Europea, se quiere impulsar un formato único de factura electrónica, de esta manera se simplificará y agilizará el sistema de facturación actual entre todos los países.
De manera general, es el formato XML el más extendido y estandarizado, cada país tiene implantado su propio sistema de facturación electrónica. Por ejemplo, en Italia se utiliza FatturaPa, en Portugal una variante de UBL o en Bélgica el PEPPOL BIS. Para unificar la forma de realizarlas y comunicarlas, a partir del próximo 18 de abril se pone en marcha una nueva normativa. De acuerdo a la UNE (Asociación Española De Normalización) y la norma UNE-EN 16931 del 9 de enero de 2019, se establece un modelo semántico de datos para los elementos principales de una factura electrónica. Lo que se busca es permitir la interoperabilidad en el comercio transfronterizo, intersectorial y nacional. Este modelo se puede utilizar entre facturación de empresas tanto de sector privado como del sector público. Por ello se opta por instaurar el formato UBL como el estándar para la realización de las facturas electrónicas.
¿Qué es el Formato UBL?
El formato UBL (Universal Business Language) tiene como fin simplificar la automatización del intercambio de información financiera mediante el uso del lenguaje XML. El uso de este lenguaje es general en la actualidad y la estandarización del mismo hace que se simplifique muchísimo el tratamiento de datos y de información. De manera práctica, os compartimos este ejemplo. Un informe de una empresa expresado en UBL, podrá ser visualizado en un navegador de Internet, o capturado en una hoja Excel, o incorporado a una base de datos sencilla. El mismo informe tratado por tres programas distintos, tal y como se expresa en la web UBL España. Sin duda, una manera excelente de agilizar y simplificar la gestión de datos.
¿Qué pretende el formato único?
Además de facilitar y simplificar los trámites y la gestión, la implantación del sistema UBL de manera estandarizada, permitirá reducir costes y evitar problemas. Todas las organizaciones, públicas o privadas, se comunicarán entre sí con el mismo lenguaje y la misma estructura de los datos. Es decir, cualquier factura remitida a las administraciones públicas de toda Europa, contará con unos datos comunes lo que homogeinizan su contenido y lo hacen fácilmente interpretable, minimizando el riesgo de fallos y el tiempo en su gestión.
Este formato ya está puesto en marcha en algún país de la Unión Europea como Suecia o Holanda. A partir de este año, cada vez más países implementaran la obligatoriedad de la factura electrónica a las empresas que quieran facturar a la administración elegiendo UBL como el formato estándar para sus facturas electrónicas. Así avanza toda Europa a la implementación de un lenguaje y formato común en las comunicaciones B2G de todos los países comunitarios y aquellos que quieran seguir los pasos de la UE.