Saps què és l’OCR per factures de proveïdors?

Les empreses sovint es topen amb un obstacle: l’àrdua tasca de gestionar les seves factures rebudes i conservar documents en format paper. Aquests processos són laboriosos i propensos a l’error. De la mateixa manera, la cerca i recuperació de documents físics es converteix en una tasca enutjosa i que impacta negativament en l’eficiència de l’empresa. Per si no fos prou, l’emmagatzematge de factures en paper ocupa espai físic valuós, la qual cosa resulta car i poc pràctic. Això pot solucionar-se amb un OCR de factures de proveïdors. T’ho expliquem tot:

Com digitalitzar les factures rebudes?

Quan es digitalitza una factura, s’efectua un escaneig. Pel que la facturació digital implica convertir factures en paper existents a format electrònic o utilitzar programes de facturació especialitzats per a rebre factures directament en format digital.

Per començar, abans d’iniciar el procés de digitalització de factures, és crucial verificar que estiguin en condicions òptimes i llegibles. Si les factures presenten danys o resulten il·legibles, la digitalització podria veure’s afectada. D’altra banda, l’elecció del mètode de digitalització és un pas fonamental en aquest procés. El més important en aquest pas és fer servir un escàner de documents d’alta qualitat per a capturar imatges nítides de les factures físiques.

Una vegada que les factures es troben digitalitzades, l’emmagatzematge segur i accessible és un aspecte crític. Pots optar per conservar les factures digitals en el teu equip informàtic o en el núvol, assegurant que estiguin emmagatzemades de manera adequada i segura. Després, la gestió de les factures digitals també és de gran importància per a mantenir un registre precís i complet de les teves transaccions. La utilització d’un software d’intercanvi de documents electrònics pot resultar-te molt útil per a administrar les factures digitals i automatitzar els processos comptables, optimitzant l’eficiència i precisió en la gestió financera.

D’altra banda, perquè les dades contingudes en aquesta imatge puguin ser processades automàticament per un programari, es requereix la incorporació d’una tecnologia addicional coneguda com a OCR, que pot transformar la forma en què la teva empresa maneja les factures.

Què signifiquen les sigles OCR?

L’OCR, o Reconeixement Òptic de Caràcters, és una tecnologia que converteix text en informació digital. Quan es tracta de facturació electrònica, l’OCR s’utilitza per a extreure dades clau de les factures físiques com el número de la factura, la data, el nom, impostos i imports. Com funciona? A través del procés d’adquisició d’imatges, preprocessament, detecció d’àrees de text, segmentació de caràcters, reconeixement de caràcters i extracció de dades finals, l’OCR converteix la informació en paper de dades digitals processables. 

Així doncs, mitjançant aquesta tecnologia, el programari extreu de forma automatitzada les dades de la factura en format imatge i els bolca en format digital. Atès que tot el procés és automàtic, es redueix el temps dedicat a tasques administratives i es minimitza la probabilitat d’errors, ja que no és necessari que un ésser humà realitzi la transcripció de dades. A més, una vegada que la informació es troba emmagatzemada, realitzar cerques es torna considerablement més senzill. Per exemple, si necessitem consultar una factura de l’any passat, simplement es requereix especificar els paràmetres de cerca necessaris perquè el sistema ens presenti la informació.

Per què digitalitzar les factures de proveïdors amb OCR?

La recepció de factures pot ser en paper, però també pot ser en formats digitals diversos al mateix temps i a través de diferents canals. Això fa que, moltes vegades, la gestió i control de les factures rebudes és un mal de cap per a les empreses pels següents motius:

1. Control: Si l’empresa necessita gestionar un nombre elevat de factures rebudes, és complicat portar un control de tots els documents. Moltes vegades la recepció es produeix a través de diferents mètodes de recepció i això dificulta el control i la gestió.
2. Emmagatzematge: El fet de rebre les factures a través de diferents mètodes de recepció o canals, fa que s’emmagatzemin els documents en diferents llocs. A vegades en format físic, altres vegades en el correu electrònic i fins i tot en diferents carpetes en un ordinador. Emmagatzemar i trobar aquests documents es torna un mal de cap.
3. Control de pagaments: Si no es pot portar un control exhaustiu en la recepció de les factures de proveïdors i a més és complicat localitzar on estan emmagatzemades i disposar un fàcil accés a la informació de les factures, es torna molt complicat saber aquelles factures que han sigut vençudes, pagades o que estan pendents de pagar. Això, a més, dificulta altres tasques i controls comptables i administratius per a l’empresa.

Tenint en compte aquests punts anteriors, és essencial que les empreses i els autònoms digitalitzin les seves factures de proveïdors. No sols aquelles que reben en format de paper, sinó que puguin també digitalitzar totes les factures rebudes en un mateix espai o programari. D’aquesta manera, els documents s’emmagatzemen en un mateix espai, això permet un accés àgil i senzill a la informació i alhora permet portar un control de pagaments exhaustiu.

Escaneja factures rebudes amb l’OCR de B2Brouter

Comptar amb un programa de facturació et brinda la capacitat no sols d’evitar el magatzematge dels documents en paper, sinó també de categoritzar i automatitzar nombroses tasques comptables diàries. Genera les teves factures de manera instantània, personalitza retencions i percentatges, realitza càlculs precisos i simplifica la localització de dades. Això es tradueix en un estalvi significatiu de temps i recursos financers. A més, elimina la complexitat de processos estressants com la cerca de factures físiques arxivades que poden traspaperar-se i l’ansietat d’última hora davant autoritats fiscals, entre altres aspectes.

Amb l’OCR de B2Brouter, pots digitalitzar totes les factures dels teus proveïdors. Com funciona?

1. Puja la imatge de la factura rebuda.
2. L’OCR interpreta les dades de la factura (emissor, receptor, import total, etc.)
3. La factura rebuda queda digitalitzada i emmagatzemada en el seu llistat de factures rebudes perquè la puguis controlar i gestionar.
4. Accedeix a la informació sempre que ho necessitis.
5. Utilitza els filtres per a trobar factures concretes.
6. Genera informes.
7. Controla les factures pagades i pendents de pagar.

D’aquesta manera, pots registrar les teves factures rebudes i, a més, tens un control total dels ingressos i despeses des del teu espai en B2Brouter. El gran avantatge és que, mitjançant el panell de control de B2Brouter pots gestionar millor el teu cash flow. A part, evites editar manualment les factures al sistema, reduint costos de temps i personal, a part d’evitar els errors tipogràfics.

Alternativament, pots rebre factures electròniques a través del correu electrònic, introduir les dades de les teves factures rebudes de manera manual o a través de xarxes públiques com FACeB2B o Peppol.