¿Sabes qué es el OCR para facturas de proveedores?

Las empresas a menudo se topan con un obstáculo: la ardua tarea de gestionar sus facturas recibidas y conservar documentos en formato papel. Estos procesos son laboriosos y propensos al error en los registros financieros. Del mismo modo, la búsqueda y recuperación de documentos físicos se convierte en una tarea engorrosa y consume mucho tiempo, lo que impacta negativamente en la eficiencia de la toma de decisiones de la empresa. Además, y por si fuera poco, el almacenamiento de facturas en papel ocupa espacio físico valioso, lo que resulta caro y poco práctico. Esto puede solucionarse con un OCR de facturas de proveedores. Te lo contamos todo:

Cada vez más autónomos y empresas están adoptando la digitalización de sus facturas y la gestión electrónica de documentos. Este proceso es de fácil implementación y ofrece una serie de beneficios significativos. Principalmente, al optar por la digitalización, tanto empresas como autónomos pueden mantener un archivo organizado de documentos electrónicos, asegurando su integridad y facilitando su acceso en caso de inspecciones tributarias. Además, este enfoque moderno no solo reduce la necesidad de espacio físico para el almacenamiento de facturas, sino que también optimiza la eficiencia en la gestión fiscal y financiera. Asimismo, permite una rápida búsqueda y recuperación de información esencial para la justificación del IVA e IRPF, garantizando el cumplimiento de la normativa legal.

¿Cómo digitalizar una factura recibida?

Cuando se digitaliza una factura, se efectúa un escaneo. Por lo que la facturación digital implica convertir facturas en papel existentes a formato electrónico o utilizar programas de facturación especializados para recibir facturas directamente en formato digital.

Para empezar, antes de iniciar el proceso de digitalización de facturas, es crucial verificar que estén en condiciones óptimas y legibles. Si las facturas presentan daños o resultan ilegibles, la digitalización podría verse afectada. Por otro lado, la elección del método de digitalización es un paso fundamental en este proceso. Lo más importante en este paso, es utilizar un escáner de documentos de alta calidad para capturar imágenes nítidas de las facturas físicas.

Una vez que las facturas se encuentran digitalizadas, el almacenamiento seguro y accesible es un aspecto crítico. Puedes optar por conservar las facturas digitales en tu equipo informático o en la nube, asegurando que estén almacenadas de forma adecuada y segura. Después, la gestión de las facturas digitales también es de gran importancia para mantener un registro preciso y completo de tus transacciones. La utilización de un software de intercambio de documentos electrónicos puede resultarte muy útil para administrar las facturas digitales y automatizar los procesos contables, optimizando la eficiencia y precisión en la gestión financiera.

Por otro lado, para que los datos contenidos en esta imagen puedan ser procesados automáticamente por un software, se requiere la incorporación de una tecnología adicional conocida como OCR, que puede transformar la forma en que tu empresa maneja las facturas.

¿Qué significan las siglas OCR?

El OCR, o Reconocimiento Óptico de Caracteres, es una tecnología que convierte texto en información digital. Cuando se trata de facturación electrónica, el OCR se utiliza para extraer datos clave de las facturas físicas como el número de factura, la fecha, el nombre, impuestos e importes. ¿Cómo funciona? A través del proceso de adquisición de imágenes, pre-procesamiento, detección de áreas de texto, segmentación de caracteres, reconocimiento de caracteres y extracción de datos finales, el OCR convierte la información en papel en datos digitales procesables.

Así pues, mediante esta tecnología, el software extrae de forma automatizada los datos de la factura en formato imagen y los vuelca en formato digital. Dado que todo el proceso es automático, se reduce el tiempo dedicado a tareas administrativas y se minimiza la probabilidad de errores, ya que no es necesario que un ser humano realice la transcripción de datos. Además, una vez que la información se encuentra almacenada, realizar búsquedas se vuelve considerablemente más sencillo. Por ejemplo, si necesitamos consultar una factura del año pasado, simplemente se requiere especificar los parámetros de búsqueda necesarios para que el sistema nos presente la información.

¿Por qué digitalizar las facturas de proveedores con OCR?

La recepción de las facturas puede ser en papel, pero también puede ser en formatos digitales diversos al mismo tiempo y a través de diferentes canales. Esto hace que, muchas veces, la gestión y control de las facturas recibidas es un dolor de cabeza para las empresas por los siguientes motivos:

1. Control: Si la empresa necesita gestionar un número elevado de facturas recibidas, es complicado llevar un control de todos los documentos. Muchas veces la recepción se produce a través de diferentes métodos de recepción y esto dificulta el control y la gestión.
2. Almacenamiento: El hecho de recibir las facturas a través de diferentes métodos de recepción o canales, hace que se almacenen los documentos en diferentes lugares. A veces en formato físico, otras veces en el correo electrónico e incluso en diferentes carpetas en un ordenador. Almacenar y encontrar estos documentos se vuelve un dolor de cabeza.
3. Control de pagos: Si no se puede llevar un control exhaustivo en la recepción de las facturas de proveedores y además es complicado localizar donde están almacenadas y disponer un fácil acceso a la información de las facturas, se vuelve muy complicado saber aquellas facturas que han sido vencidas, pagadas o que están pendientes de pagar. Eso, además, dificulta otras tareas y controles contables y administrativos para la empresa.

Teniendo en cuenta estos puntos anteriores, es esencial que las empresas y los autónomos digitalicen sus facturas de proveedores. No solo aquellas que reciben en formato de papel, sino que puedan también digitalizar todas las facturas recibidas en un mismo espacio o software. De esta manera, los documentos se almacenan en un mismo espacio, esto permite un acceso ágil y sencillo a la información y a la vez permite llevar un control de pagos exhaustivo.

Digitaliza tus facturas de proveedores con el OCR de B2Brouter

Contar con un programa de facturación te brinda la capacidad de no solo evitar el almacenaje de los documentos en papel, sino también de categorizar y automatizar numerosas tareas contables diarias. Genera tus facturas de forma instantánea, personaliza retenciones y porcentajes, realiza cálculos precisos y simplifica la localización de datos. Esto se traduce en un ahorro significativo de tiempo y de recursos financieros. Además, elimina la complejidad de procesos estresantes como la búsqueda de facturas físicas archivadas que pueden traspapelarse y la ansiedad de última hora ante autoridades fiscales, entre otros aspectos.

Con el OCR de B2Brouter, puedes digitalizar todas las facturas de tus proveedores. De este modo, puedes registrar tus facturas recibidas y, además, tienes un control total de los ingresos y gastos desde tu espacio en B2Brouter. La gran ventaja es que, mediante el panel de control de B2Brouter, puedes gestionar mejor tu cash flow. Aparte, evitas entrar manualmente las facturas al sistema, reduciendo costes de tiempo y personal, a parte de evitar los errores tipográficos.

El OCR de B2Brouter te permite subir todas las facturas de proveedores en tu espacio de facturas recibidas y gestionarlas directamente desde allí:

• Accede a la información siempre que lo necesites.
• Utiliza los filtros para encontrar facturas concretas.
• Genera informes.
• Controla las facturas pagadas y pendientes de pagar.

Además, puedes utilizar otros métodos de recepción como el correo electrónico (si no quieres importar las facturas en PDF) o incluso introducir los datos de tus facturas recibidas de forma manual, si así lo prefieres.