VeriFactu y Excel: ¿puedes seguir haciendo facturas con una hoja de cálculo?
Última edición: 12 de agosto de 2026
Durante años, Excel ha sido una de las herramientas más utilizadas por autónomos y pequeñas empresas para crear facturas. Es fácil de usar, permite adaptar el diseño y, en principio, no obligaba a contratar un programa de facturación.
Sin embargo, la llegada de VeriFactu, ha generado una duda importante: ¿se podrá seguir facturando con Excel o será obligatorio utilizar un software adaptado?
En este artículo te ayudamos a resolver esta interrogante a través de las diez preguntas más frecuentes que hemos recibido sobre VeriFactu y Excel, para ayudarte a entender cuándo puedes seguir utilizando una hoja de cálculo, cuándo deja de ser suficiente y qué alternativas tienes para adaptar tu facturación.
1. Antes de empezar: ¿qué es VeriFactu?
Dicho de forma sencilla, VeriFactu es el término que se utiliza habitualmente para hablar de los nuevos requisitos que deben cumplir los programas de facturación en España.
Estos requisitos buscan garantizar que los datos de las facturas se registren correctamente y que no puedan eliminarse o modificarse sin dejar constancia. Por ejemplo, si se corrige el importe de una factura ya emitida, el sistema debe conservar el registro original y dejar constancia de la corrección.
Para cumplir con estos requisitos, los programas de facturación deberán generar un registro de cada factura, proteger la información mediante una huella digital e incluir un código QR. En la modalidad VeriFactu, estos registros se envían a la Agencia Tributaria a medida que se generan.
En la práctica, lo que debes tener claro si facturas con Excel es si tu hoja de cálculo se considera o no un programa de facturación. Esa diferencia es importante porque determinará si puedes seguir usando Excel como una simple plantilla o si tu sistema debe adaptarse a los requisitos de VeriFactu.
2. ¿Puedo seguir haciendo facturas con Excel?
Sí, en algunos casos puedes seguir utilizando Excel para crear tus facturas. La clave está en el uso que hagas de la hoja de cálculo.
La Agencia Tributaria distingue entre dos formas de utilizar Excel:
- Como una plantilla sencilla para introducir los datos, crear, imprimir y conservar las facturas.
- Como una herramienta que utiliza esos datos para generar directamente los libros de IVA o IRPF, la contabilidad u otra información destinada a cumplir obligaciones fiscales.
Veámoslo con dos ejemplos.
Caso 1: Excel se utiliza como una plantilla
Pedro tiene una zapatería y emite algunas facturas con Excel. Abre su plantilla, escribe los datos del cliente y de los productos, calcula el total, imprime la factura o la guarda en PDF y se la entrega al cliente.
Después, envía esas facturas a su gestor, que utiliza otro programa para llevar la contabilidad, preparar los libros fiscales y presentar los impuestos.
En este caso:
- Excel funciona como una plantilla para crear y conservar las facturas.
- También puede incluir fórmulas para calcular el IVA o sumar los importes
Si Excel se utiliza exclusivamente de esta manera, Pedro quedaría libre de la obligación de cumplir con VeriFactu. Su gestor se limitará a utilizar la información de estas facturas para llevar la contabilidad y preparar las obligaciones fiscales.
Esto no significa que Pedro quede fuera del control de Hacienda. Sigue siendo responsable de emitir correctamente sus facturas, mantener una numeración ordenada, conservar la documentación y declarar sus impuestos. Aunque el gestor le ayude con estas tareas, la responsabilidad sobre su facturación continúa siendo de Pedro.
Además, la Agencia Tributaria puede comprobar, en cualquier momento, cómo él utiliza realmente la hoja de cálculo y, en caso de que no cumpla con lo requerido, podría enfrentarse a sanciones.
Caso 2: Excel genera directamente la información fiscal
Lucía también utiliza Excel para crear sus facturas. Sin embargo, ha programado una macro que reúne automáticamente los datos de todas las facturas y genera el libro registro de facturas expedidas que utiliza para preparar sus obligaciones fiscales.
En este caso:
- Excel ya no funciona únicamente como una plantilla.
- La hoja utiliza la información de las facturas para generar directamente un resultado destinado al cumplimiento de obligaciones tributarias.
Por tanto, ese archivo puede considerarse un Sistema Informático de Facturación y deberá cumplir los requisitos del reglamento.
El problema aquí es que una hoja de cálculo convencional no incorpora por sí sola todos estos requisitos. Cuando llegue su fecha de adaptación, Lucía tendrá que elegir cómo quiere continuar facturando:
- Utilizar la aplicación gratuita de la Agencia Tributaria.
- Elegir otro software adaptado a VeriFactu.
- Desarrollar una solución propia que cumpla todos los requisitos.
Excel podrá seguir utilizándose como una herramienta auxiliar para consultar o analizar información, pero las nuevas facturas deberán crearse y registrarse desde el sistema adaptado.
3. ¿Qué debe hacer un programa adaptado a VeriFactu?
Un software adaptado a VeriFactu no solo debe crear un documento con los datos del cliente y el importe que debe pagar. También debe registrar y proteger la información de cada operación.
Un programa adaptado debe:
- Crear un registro al emitir cada factura.
- Proteger la información para que no pueda modificarse sin dejar constancia.
- Mantener el orden y la relación entre los registros.
- Dejar constancia de las correcciones y anulaciones.
- Generar una huella digital o hash.
- Incluir el código QR tributario en la factura.
- Enviar los registros a la AEAT o conservarlos con los controles exigidos.
Estas tareas las realiza el programa de facturación automáticamente. El autónomo o la empresa no tiene que generar el hash, crear los registros ni controlar manualmente cómo se relacionan entre sí.
4. ¿Todas las facturas deben enviarse a Hacienda en tiempo real?
Antes de responder, es importante aclarar que cumplir con VeriFactu no siempre implica enviar automáticamente todas las facturas a Hacienda. La normativa contempla dos formas de cumplir con los requisitos: la modalidad VeriFactu y la modalidad no VeriFactu.
| Modalidad VeriFactu | Modalidad no VeriFactu |
| Los registros de facturación se envían a la AEAT a medida que se generan. | Los registros se conservan dentro del programa. |
| El propio software realiza el envío. | El sistema debe aplicar controles de seguridad adicionales. |
| No se envía simplemente el PDF, sino los datos del registro de facturación. | Los registros deben estar disponibles si Hacienda los solicita. |
| Reduce algunos de los requisitos técnicos que debe gestionar el programa. | Exige, entre otras medidas, firma electrónica y registro de eventos. |
Por tanto, utilizar un programa adaptado no significa necesariamente que todas tus facturas se envíen automáticamente a Hacienda. Dependerá de la modalidad elegida.
Para muchos autónomos y pequeñas empresas, la modalidad VeriFactu puede ser la opción más sencilla porque el software se encarga del envío y de buena parte de los controles técnicos.
5. Si dejo Excel, ¿qué opciones tengo?
Si tu hoja de Excel se considera un sistema informático de facturación y no puede cumplir los requisitos de VeriFactu, tendrás que utilizar una herramienta adaptada para emitir tus facturas.
Esto no significa que estés obligado a utilizar una solución concreta. Puedes elegir entre la aplicación gratuita de la Agencia Tributaria, un software privado adaptado o desarrollar tu propio sistema, según las necesidades de tu negocio.
| Opción | ¿Para quién puede servir? | ¿Qué te ofrece? | ¿Qué debes valorar? |
| Aplicación gratuita de la AEAT | Autónomos y pequeños negocios con pocas facturas y una operativa sencilla. | Permite crear facturas desde la Sede electrónica, generar el registro VeriFactu, enviarlo a la AEAT y descargar la factura en PDF con su código QR. |
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| Software privado adaptado | Autónomos y empresas que, además de cumplir con VeriFactu, quieren gestionar su facturación desde una plataforma más completa. | Según la solución, puede permitir crear y enviar facturas, gestionar clientes y proveedores, recibir documentos, emitir facturas simplificadas, automatizar tareas o prepararse para la factura electrónica B2B. |
|
| Desarrollo propio | Empresas que ya disponen de un ERP, software de gestión o sistema propio y necesitan mantener su operativa actual. | Permite adaptar la facturación a las necesidades específicas de la empresa y mantenerla integrada con sus procesos internos. |
|
La mejor opción dependerá de cómo factures actualmente y de lo que necesites hacer además de cumplir con VeriFactu. Para un profesional que emite muy pocas facturas, una herramienta básica puede ser suficiente. Si también necesitas gestionar clientes, recibir facturas, automatizar procesos o prepararte para la factura electrónica obligatoria, puede tener más sentido optar por una solución más completa.
a) La aplicación gratuita de Hacienda
La aplicación de la AEAT es una alternativa gratuita y voluntaria. No es obligatorio utilizarla.
Permite crear facturas desde la Sede electrónica, enviar el registro y descargar la factura en PDF con su código QR. La documentación actual de esta aplicación describe la creación de la factura mediante un formulario; es decir, no contempla cargar un PDF creado previamente con Excel para convertirlo automáticamente en una factura VeriFactu.
Por eso, quien elija esta opción deberá crear sus facturas dentro del entorno de la AEAT.
b) Una alternativa gratuita a la aplicación de Hacienda
B2Brouter dispone de un plan Basic gratuito para autónomos y pequeños negocios que quieran cumplir con VeriFactu y la próxima ley de facturación electrónica obligatoria. Además, somos un software certificado por Hacienda y contamos con nuestra declaración responsable, tal como pide la normativa.
VeriFactu gratis con B2Brouter
El plan Basic incluye:
- Hasta 10 contactos.
- Envío y recepción de facturas.
- Cumplimiento del reporte fiscal VeriFactu.
- Facturas simplificadas y rectificativas.
- Presupuestos y facturas recurrentes.
- Hasta 24 transacciones al año.
- Cumplimiento de la ley de facturación electrónica obligatoria B2B.
La aplicación de la AEAT puede ser suficiente para una operativa básica (2-3 facturas mensuales). Una plataforma como B2Brouter puede encajar mejor si también necesitas gestionar clientes y proveedores, emitir facturas simplificadas, recibir documentos o trabajar con facturas electrónicas nacionales e internacionales.
6. ¿Cuándo debes tener tu sistema adaptado a VeriFactu?
Fechas de adaptación a VeriFactu
| Fecha límite | ¿A quién aplica? |
| Antes del 1 de enero de 2027 | Entidades que presentan el Impuesto sobre Sociedades. |
| Antes del 1 de julio de 2027 | Autónomos y resto de obligados tributarios. |
El periodo anterior a estas fechas se considera un periodo de pruebas y adaptación.
7. ¿Pueden sancionarte por seguir utilizando Excel?
Sí. Como comentamos antes, el riesgo aparece cuando la hoja funciona como un sistema informático de facturación.
Recuerda:
- Hacienda puede comprobar las funciones reales de la hoja de cálculo.
- Una macro que genera directamente los libros fiscales puede convertir la hoja en un sistema informático de facturación.
- Tener un gestor no elimina la responsabilidad del autónomo o de la empresa sobre sus facturas.
También será posible conservar un programa antiguo para consultar el histórico, siempre que ya no pueda utilizarse para seguir facturando. La mera conservación de los datos anteriores no equivale necesariamente a mantener un sistema no adaptado en funcionamiento.
8. ¿VeriFactu y la factura electrónica obligatoria de la Ley Crea y Crece son lo mismo?
No. Son dos cambios diferentes.
| VeriFactu | Factura electrónica obligatoria |
| Regula cómo debe funcionar el programa con el que emites facturas. | Regula el formato y el intercambio de facturas entre empresas y profesionales. |
| Busca evitar que los registros se borren o modifiquen sin dejar constancia. | Exige utilizar facturas electrónicas estructuradas. |
| Se relaciona principalmente con la Agencia Tributaria. | Se relaciona con clientes, proveedores y plataformas de intercambio. |
| Un PDF puede seguir siendo el documento que recibe el cliente. | Un PDF por sí solo no será suficiente en las operaciones B2B afectadas. |
Un programa puede cumplir con VeriFactu y no estar preparado para la factura electrónica obligatoria entre empresas.
Por eso, antes de elegir una herramienta, conviene comprobar que no solo gestione el reporte fiscal (VeriFactu), sino que también permita crear, enviar y recibir facturas electrónicas estructuradas, adelantándose así a normativas venideras.
9. ¿Qué pasará con Excel cuando llegue la Ley Crea y Crece?
Con VeriFactu, algunos usos básicos de Excel todavía pueden seguir siendo posibles. Sin embargo, esta forma de trabajar implica mantener procesos manuales y puede obligarte a utilizar otra herramienta cuando necesites emitir una factura mediante un sistema adaptado.
Cuando resulte aplicable la ley de factura electrónica obligatoria entre empresas y profesionales, la respuesta será más clara: crear una factura en Excel, convertirla en PDF y enviarla por correo electrónico no será viable.
La factura deberá:
- Generarse en un formato electrónico estructurado.
- Poder ser leída automáticamente por otros programas.
- Enviarse mediante una plataforma privada o la solución pública.
- Permitir la comunicación de determinados estados, como la recepción, el rechazo o el pago.
El Real Decreto 238/2026 ya regula el funcionamiento general del sistema. Sin embargo, a fecha de agosto de 2026 todavía debe publicarse la orden ministerial que iniciará el cómputo de los plazos:
- Doce meses para los negocios con un volumen de operaciones superior a ocho millones de euros.
- Veinticuatro meses para el resto de empresas, autónomos y profesionales.
Elegir desde ahora una plataforma preparada para ambos cambios puede evitarte tener que modificar dos veces tu forma de facturar.
10. ¿Qué debes hacer ahora si facturas con Excel?
Utiliza este checklist para revisar tu situación y elegir la mejor opción para ti.
Comprueba cómo estás facturando
- Revisa tu uso de Excel: ¿solo creas las facturas o también generas libros fiscales y/o contabilidad?
- Confirma quién emite realmente las facturas: tú o tu gestor. Si es tu gestor, habla con él sobre VeriFactu para que pueda darte más información sobre el cumplimiento.
- Comprueba cuál es tu fecha de adaptación. Puedes revisar los plazos de aplicación de VeriFactu y factura electrónica.
- Valora si, además de emitir tus facturas, quieres o necesitas gestionar también su recepción, así como listas de clientes y proveedores.
- Verifica que el software que elijas incluya la declaración responsable de su productor, un requisito solicitado por Hacienda. Por ejemplo, puedes encontrar la declaración responsable de B2Brouter aquí.
- Comprueba si el software elegido está preparado para la factura electrónica B2B.
- Empieza a probar la nueva herramienta antes de que llegue el plazo.
Conclusión: ¿seguirá siendo una buena opción facturar con Excel?
Nuestro consejo es que aproveches los meses que aún quedan para la entrada en vigor de VeriFactu y empieces a probar alguna herramienta para gestionar de manera segura y eficiente tu facturación.
Excel no queda automáticamente prohibido con VeriFactu. Puedes seguir utilizándolo como una plantilla básica. Sin embargo, tal como se presenta la normativa, su uso representa un riesgo.
Una plataforma adaptada puede reducir el trabajo manual y preparar tu negocio tanto para VeriFactu como para la futura factura electrónica obligatoria.
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