VeriFactu i Excel: pots continuar fent factures amb un full de càlcul
Última edició: 13 de August de 2026
Durant anys, L’Excel ha estat una de les eines més utilitzades per autònoms i petites empreses per crear factures. És fàcil d’utilitzar, permet adaptar el disseny i, en principi, no obligava a contractar un software de facturació.
Tanmateix, l’arribada de VeriFactu ha generat un dubte important: es podrà continuar facturant amb Excel o serà obligatori utilitzar un software adaptat?
En aquest article t’ajudem a resoldre aquesta qüestió a partir de les deu preguntes més freqüents que hem rebut sobre VeriFactu i Excel, per ajudar-te a entendre quan pots continuar utilitzant un full de càlcul, quan deixa de ser suficient i quines alternatives tens per adaptar la teva facturació.
1. Abans de començar: què és VeriFactu?
Dit de manera senzilla, VeriFactu és el terme que s’utilitza habitualment per parlar dels nous requisits que han de complir els programes de facturació a Espanya.
Aquests requisits busquen garantir que les dades de les factures es registrin correctament i que no es puguin eliminar o modificar sense deixar-ne constància. Per exemple, si es corregeix l’import d’una factura ja emesa, el sistema ha de conservar el registre original i deixar constància de la correcció.
Per complir aquests requisits, els programes de facturació hauran de generar un registre de cada factura, protegir la informació mitjançant una empremta digital i incloure un codi QR. En la modalitat VeriFactu, aquests registres s’envien a l’Agència Tributària a mesura que es generen.
A la pràctica, el que has de tenir clar si factures amb Excel és si el teu full de càlcul es considera o no un programa de facturació. Aquesta diferència és important perquè determinarà si pots continuar utilitzant Excel com una simple plantilla o si el teu sistema s’ha d’adaptar als requisits de VeriFactu.
2. Puc continuar fent factures amb Excel?
Sí, en alguns casos pots continuar utilitzant Excel per crear les teves factures. La clau està en l’ús que facis del full de càlcul.
L’Agència Tributària distingeix entre dues formes d’utilitzar Excel:
- Com una plantilla senzilla per introduir les dades, crear, imprimir i conservar les factures.
- Com una eina que utilitza aquestes dades per generar directament els llibres d’IVA o IRPF, la comptabilitat o una altra informació destinada a complir obligacions fiscals.
Vegem-ho amb dos exemples.
Cas 1: L’Excel s’utilitza com una plantilla
En Pere té una sabateria i emet algunes factures amb Excel. Obre la seva plantilla, escriu les dades del client i dels productes, calcula el total, imprimeix la factura o la guarda en PDF i la lliura al client.
Després, envia aquestes factures al seu gestor, que utilitza un altre programa per portar la comptabilitat, preparar els llibres fiscals i presentar els impostos.
En aquest cas:
- L’Excel funciona com una plantilla per crear i conservar les factures.
- També pot incloure fórmules per calcular l’IVA o sumar els imports.
Si Excel s’utilitza exclusivament d’aquesta manera, en Pere estaria exempt de l’obligació de complir amb VeriFactu. El seu gestor es limitarà a utilitzar la informació d’aquestes factures per portar la comptabilitat i preparar les obligacions fiscals.
Això no significa que en Pere quedi fora del control d’Hisenda. Continua sent responsable d’emetre correctament les seves factures, mantenir una numeració ordenada, conservar la documentació i declarar els seus impostos. Encara que el gestor l’ajudi amb aquestes tasques, la responsabilitat sobre la seva facturació continua sent d’en Pere.
A més, l’Agència Tributària pot comprovar, en qualsevol moment, com utilitza realment el full de càlcul i, en cas que no compleixi el que s’exigeix, podria enfrontar-se a sancions.
Cas 2: L’Excel genera directament la informació fiscal
La Lucía també utilitza Excel per crear les seves factures. Tanmateix, ha programat una macro que reuneix automàticament les dades de totes les factures i genera el llibre registre de factures expedides que utilitza per preparar les seves obligacions fiscals.
En aquest cas:
- L’Excel ja no funciona únicament com una plantilla.
- El full utilitza la informació de les factures per generar directament un resultat destinat al compliment d’obligacions tributàries.
Per tant, aquest arxiu es pot considerar un Sistema Informàtic de Facturació i haurà de complir els requisits del reglament.
El problema aquí és que un full de càlcul convencional no incorpora per si sol tots aquests requisits. Quan arribi la seva data d’adaptació, la Lucía haurà d’escollir com vol continuar facturant:
- Utilitzar l’aplicació gratuïta de l’Agència Tributària.
- Escollir un altre software adaptat a VeriFactu.
- Desenvolupar una solució pròpia que compleixi tots els requisits.
Excel es podrà continuar utilitzant com una eina auxiliar per consultar o analitzar informació, però les noves factures s’hauran de crear i registrar des del sistema adaptat.
3. Què ha de fer un software adaptat a VeriFactu?
Un software adaptat a VeriFactu no només ha de crear un document amb les dades del client i l’import que ha de pagar. També ha de registrar i protegir la informació de cada operació.
Un software adaptat ha de:
- Crear un registre en emetre cada factura.
- Protegir la informació perquè no es pugui modificar sense deixar-ne constància.
- Mantenir l’ordre i la relació entre els registres.
- Deixar constància de les correccions i anul·lacions.
- Generar una empremta digital o hash.
- Incloure el codi QR tributari a la factura.
- Enviar els registres a l’AEAT o conservar-los amb els controls exigits.
Aquestes tasques les realitza automàticament el programa de facturació. L’autònom o l’empresa no ha de generar el hash, crear els registres ni controlar manualment com es relacionen entre si.
4. Totes les factures s’han d’enviar a Hisenda en temps real?
Abans de respondre, és important aclarir que complir amb VeriFactu no sempre implica enviar automàticament totes les factures a Hisenda. La normativa contempla dues formes de complir els requisits: la modalitat VeriFactu i la modalitat no VeriFactu.
| Modalitat VeriFactu | Modalitat no VeriFactu |
| Els registres de facturació s’envien a l’AEAT a mesura que es generen. | Els registres es conserven dins del programa. |
| El mateix software realitza l’enviament. | El sistema ha d’aplicar controls de seguretat addicionals. |
| No s’envia simplement el PDF, sinó les dades del registre de facturació. | Els registres han d’estar disponibles si Hisenda els sol·licita. |
| Redueix alguns dels requisits tècnics que ha de gestionar el programa. | Exigeix, entre altres mesures, signatura electrònica i registre d’esdeveniments. |
Per tant, utilitzar un programa adaptat no significa necessàriament que totes les teves factures s’enviïn automàticament a Hisenda. Dependrà de la modalitat escollida.
Per a molts autònoms i petites empreses, la modalitat VeriFactu pot ser l’opció més senzilla perquè el software s’encarrega de l’enviament i de bona part dels controls tècnics.
5. Si deixo Excel, quines opcions tinc?
Si el teu full d’Excel es considera un sistema informàtic de facturació i no pot complir els requisits de VeriFactu, hauràs d’utilitzar una eina adaptada per emetre les teves factures.
Això no significa que estiguis obligat a utilitzar una solució concreta. Pots escollir entre l’aplicació gratuïta de l’Agència Tributària, un software privat adaptat o desenvolupar el teu propi sistema, segons les necessitats del teu negoci.
| Opció | Per a qui pot servir? | Què t’ofereix? | Què has de valorar? |
| Aplicació gratuïta de l’AEAT | Autònoms i petits negocis amb poques factures i una operativa senzilla. | Permet crear factures des de la Seu electrònica, generar el registre VeriFactu, enviar-lo a l’AEAT i descarregar la factura en PDF amb el seu codi QR. |
|
| Software privat adaptat | Autònoms i empreses que, a més de complir amb VeriFactu, volen gestionar la seva facturació des d’una plataforma més completa. | Segons la solució, pot permetre crear i enviar factures, gestionar clients i proveïdors, rebre documents, emetre factures simplificades, automatitzar tasques o preparar-se per a la factura electrònica B2B. |
|
| Desenvolupament propi | Empreses que ja disposen d’un ERP, software de gestió o sistema propi i necessiten mantenir la seva operativa actual. | Permet adaptar la facturació a les necessitats específiques de l’empresa i mantenir-la integrada amb els seus processos interns. |
|
La millor opció dependrà de com facturis actualment i del que necessitis fer a més de complir amb VeriFactu. Per a un professional que emet molt poques factures, una eina bàsica pot ser suficient. Si també necessites gestionar clients, rebre factures, automatitzar processos o preparar-te per a la factura electrònica obligatòria, pot tenir més sentit optar per una solució més completa.
a) L’aplicació gratuïta d’Hisenda
L’aplicació de l’AEAT és una alternativa gratuïta i voluntària. No és obligatori utilitzar-la.
Permet crear factures des de la Seu electrònica, enviar el registre i descarregar la factura en PDF amb el seu codi QR. La documentació actual d’aquesta aplicació descriu la creació de la factura mitjançant un formulari; és a dir, no contempla carregar un PDF creat prèviament amb Excel per convertir-lo automàticament en una factura VeriFactu.
Per això, qui esculli aquesta opció haurà de crear les seves factures dins de l’entorn de l’AEAT.
b) Una alternativa gratuïta a l’aplicació d’Hisenda
B2Brouter disposa d’un pla Basic gratuït per a autònoms i petits negocis que vulguin complir amb VeriFactu i la pròxima llei de facturació electrònica obligatòria. A més, som un software certificat per Hisenda i comptem amb la nostra declaració responsable, tal com demana la normativa.
VeriFactu gratis amb B2Brouter
El pla Basic inclou:
- Fins a 10 contactes.
- Enviament i recepció de factures.
- Compliment del report fiscal VeriFactu.
- Factures simplificades i rectificatives.
- Pressupostos i factures recurrents.
- Fins a 24 transaccions l’any.
- Compliment de la llei de facturació electrònica obligatòria B2B.
L’aplicació de l’AEAT pot ser suficient per a una operativa bàsica (2-3 factures mensuals). Una plataforma com B2Brouter pot encaixar millor si també necessites gestionar clients i proveïdors, emetre factures simplificades, rebre documents o treballar amb factures electròniques nacionals i internacionals.
6. Quan has de tenir el teu sistema adaptat a VeriFactu?
Dates d’adaptació a VeriFactu
| Data límit | A qui aplica? |
| Abans de l’1 de gener de 2027 | Entitats que presenten l’Impost sobre Societats. |
| Abans de l’1 de juliol de 2027 | Autònoms i resta d’obligats tributaris. |
El període anterior a aquestes dates es considera un període de proves i adaptació.
7. Et poden sancionar per continuar utilitzant Excel?
Sí. Com hem comentat abans, el risc apareix quan el full funciona com un sistema informàtic de facturació.
Recorda:
- Hisenda pot comprovar les funcions reals del full de càlcul.
- Una macro que genera directament els llibres fiscals pot convertir el full en un sistema informàtic de facturació.
- Tenir un gestor no elimina la responsabilitat de l’autònom o de l’empresa sobre les seves factures.
També serà possible conservar un programa antic per consultar l’històric, sempre que ja no es pugui utilitzar per continuar facturant. La mera conservació de les dades anteriors no equival necessàriament a mantenir un sistema no adaptat en funcionament.
8. VeriFactu i la factura electrònica obligatòria de la Llei Crea i Creix són el mateix?
No. Són dos canvis diferents.
| VeriFactu | Factura electrònica obligatòria |
| Regula com ha de funcionar el programa amb què emets factures. | Regula el format i l’intercanvi de factures entre empreses i professionals. |
| Busca evitar que els registres s’esborrin o es modifiquin sense deixar-ne constància. | Exigeix utilitzar factures electròniques estructurades. |
| Es relaciona principalment amb l’Agència Tributària. | Es relaciona amb clients, proveïdors i plataformes d’intercanvi. |
| Un PDF pot continuar sent el document que rep el client. | Un PDF per si sol no serà suficient en les operacions B2B afectades. |
Un programa pot complir amb VeriFactu i no estar preparat per a la factura electrònica obligatòria entre empreses.
Per això, abans d’escollir una eina, convé comprovar que no només gestioni el report fiscal (VeriFactu), sinó que també permeti crear, enviar i rebre factures electròniques estructurades, avançant-se així a futures obligacions.
9. Què passarà amb Excel quan arribi la Llei Crea i Creix?
Amb VeriFactu, alguns usos bàsics d’Excel encara poden continuar sent possibles. Tanmateix, aquesta manera de treballar implica mantenir processos manuals i pot obligar-te a utilitzar una altra eina quan necessitis emetre una factura mitjançant un sistema adaptat.
Quan sigui aplicable la llei de factura electrònica obligatòria entre empreses i professionals, la resposta serà més clara: crear una factura a Excel, convertir-la en PDF i enviar-la per correu electrònic no serà viable.
La factura haurà de:
- Generar-se en un format electrònic estructurat.
- Poder ser llegida automàticament per altres programes.
- Enviar-se mitjançant una plataforma privada o la solució pública.
- Permetre la comunicació de determinats estats, com la recepció, el rebuig o el pagament.
El Reial decret 238/2026 ja regula el funcionament general del sistema. Tanmateix, a data d’agost de 2026 encara s’ha de publicar l’ordre ministerial que iniciarà el còmput dels terminis:
- Dotze mesos per als negocis amb un volum d’operacions superior a vuit milions d’euros.
- Vint-i-quatre mesos per a la resta d’empreses, autònoms i professionals.
Escollir des d’ara una plataforma preparada per a tots dos canvis pot evitar-te haver de modificar dues vegades la teva manera de facturar.
10. Què has de fer ara si factures amb Excel?
Utilitza aquest checklist per revisar la teva situació i escollir la millor opció per a tu.
Comprova com estàs facturant
- Revisa el teu ús d’Excel: només crees les factures o també generes llibres fiscals i/o comptabilitat?
- Confirma qui emet realment les factures: tu o el teu gestor. Si és el teu gestor, parla amb ell sobre VeriFactu perquè et pugui donar més informació sobre el compliment.
- Comprova quina és la teva data d’adaptació. Pots revisar els terminis d’aplicació de VeriFactu i factura electrònica.
- Valora si, a més d’emetre les teves factures, vols o necessites gestionar també la seva recepció, així com llistes de clients i proveïdors.
- Verifica que el software que escullis inclogui la declaració responsable del seu productor, un requisit sol·licitat per Hisenda. Per exemple, pots trobar la declaració responsable de B2Brouter aquí.
- Comprova si el software escollit està preparat per a la factura electrònica B2B.
- Comença a provar la nova eina abans que arribi el termini.
Conclusió: continuarà sent una bona opció facturar amb Excel?
El nostre consell és que aprofitis els mesos que encara queden per a l’entrada en vigor de VeriFactu i comencis a provar alguna eina per gestionar de manera segura i eficient la teva facturació.
L’Excel no queda automàticament prohibit amb VeriFactu. Pots continuar utilitzant-lo com una plantilla bàsica. Tanmateix, tal com es presenta la normativa, el seu ús representa un risc.
Una plataforma adaptada pot reduir el treball manual i preparar el teu negoci tant per a VeriFactu com per a la futura factura electrònica obligatòria.
Comença a facturar gratis complint amb VeriFactu amb B2Brouter!Registra’t gratis a B2Brouter i comença a adaptar la teva facturació per complir amb VeriFactu i preparar-te per a la factura electrònica obligatòria. Registra’t gratis a B2Brouter |