¿Cuál es el mejor programa de facturación electrónica?

Con la llegada de las nuevas normativas que obligan a las empresas a hacer la transición hacia la facturación electrónica, es importante encontrar la solución perfecta para la implementación de estos nuevos procesos. Por este motivo, te contamos cuál es el mejor programa de facturación electrónica y las principales características y funcionalidades que más debes valorar.

¿Qué tener en cuenta para escoger la mejor solución de factura electrónica?

Como expertos en la materia, sabemos exactamente cuáles son los principales retos de las empresas en cuanto a la gestión de la factura electrónica. Es importante tener claras las diferencias entre un programa de facturación convencional (que está más enfocado en la gestión administrativa y empresarial) y un software de facturación electrónica (especializado en la creación, envío, recepción y gestión de facturas y otros documentos en diversos formatos electrónicos estructurados, a través de las diferentes redes habilitadas).

Estas son las características que más debes considerar a la hora de seleccionar tu sistema de factura electrónica. De esta forma te aseguras tener bien cubiertas tus necesidades actuales y futuras:

1. Multiformato

Este es uno de los puntos más importantes. La factura electrónica se está expandiendo a nivel internacional y no se está implementando en los mismos formatos electrónicos. Puedes encontrarte con clientes nacionales o internacionales que utilizan diferentes formatos estructurados para la gestión de sus facturas. Lo mismo puede suceder con la recepción, es posible que diferentes proveedores te envíen facturas con diferentes formatos electrónicos. En estos momentos, solo en España se pueden estar utilizando diferentes formatos como PDF, EDI, Facturae, UBL o la versión de Facturae para FACeB2B.

¿Qué debes tener en cuenta?

Para un correcto funcionamiento, es importante que las empresas tengan la capacidad de gestionar todos los documentos desde una misma solución, en lugar de usar diferentes plataformas para los diferentes caos. Por esto, es esencial que trabajes con una solución de facturación electrónica que te permita gestionar el máximo número posible de formatos de factura electrónica (nacionales e internacionales). En caso contrario, puedes tener problemas para facturar correctamente a ciertos clientes.

2. Multiconexión (conexión real)

Junto con el punto anterior, este es otro aspecto esencial. Existen muchos métodos de envío y recepción de facturas electrónicas, que pueden variar en función del receptor, del emisor, del país o de la normativa impuesta en cada caso. Solo en España, existen hasta 10 Puntos Generales de Entrada para el registro de facturas electrónicas enviadas a la Administración pública.

¿Qué debes tener en cuenta?

Muchas herramientas permiten crear factura electrónica en algún formato específico, pero no están conectadas con las principales plataformas para el envío y recepción. Esto implica que debas subir las facturas de forma manual y eso no siempre es posible.

Busca una herramienta lo mejor conectada posible, a nivel nacional e internacional. Así evitas hacer procesos manuales, duplicidad de trabajo o perder oportunidades por el hecho de no poder cumplir con procesos administrativos.

3. Recepción de facturas electrónicas y otros documentos

Muchas veces no se piensa en la recepción, pero las nuevas normativas de facturación electrónica obligan a las empresas a tener la capacidad de gestionar la recepción de facturas electrónicas, no solo el envío. Puede haber otros casos en los que sea necesario recibir otro tipo de documentos electrónicos como por ejemplo pedidos.

¿Qué debes tener en cuenta?

Tal como sucede con la emisión, busca una herramienta que tenga la capacidad de recibir facturas usando diferentes métodos de recepción o redes. Esto no solo te permite cumplir con las normativas, también unificar la recepción de todas tus facturas de proveedores y mejorar la gestión de este tipo de documentos.

4. Cambios de estado de las facturas electrónicas

La posibilidad de poder gestionar el estado de las facturas emitidas y recibidas permite a las empresas mejorar su gestión. En muchos casos es una obligación, tal como sucede con la Ley Crea y Crece, que obligará a las empresas a tener la capacidad de gestionar los estados e informar al pago de las facturas.

¿Qué debes tener en cuenta?

Encuentra una solución que te permita gestionar los cambios de estado, tanto de facturas emitidas como recibidas. Así te aseguras cumplir con la normativa y mejoras la gestión de tus facturas.

5. Cumplimiento de normativas

Las normativas de facturación electrónica evolucionan constantemente, no solo en España, en todo el mundo. Cada vez el uso de la factura electrónica es obligatorio en más casos. En relación, también se están implementando normativas que obligan a realizar el reporte fiscal en relación a los datos de las facturas emitidas por una empresa.

¿Qué debes tener en cuenta?

Encuentra una solución especializada en facturación electrónica con experiencia en el sector. De esta manera aseguras el cumplimiento de las normativas actuales y futuras, sin tener que preocuparte de estos temas legales y tecnológicos. Aun mejor si tiene la capacidad de operar a nivel global, nunca sabes si puedes tener clientes o proveedores internacionales en el futuro.

6. Reporte fiscal

El reporte fiscal es en muchos casos una consecuencia de la factura electrónica a causa de su estrecha relación. Cada día están apareciendo más regulaciones que obligan a las empresas a presentar los datos de sus facturas, de forma telemática con las agencias reguladores locales. Este proceso también funciona con el uso de formatos electrónicos estructurados como por ejemplo el XML.

¿Qué debes tener en cuenta?

Este debe ser un procedimiento lo más sencillo y preciso posible para las empresas, debido a su delicadeza. Existen aplicaciones que conectan directamente con la agencia reguladora local y presentan los datos el mismo tiempo que gestionas las facturas. Esto facilita y automatiza la correcta gestión de este procedimiento.

7. Integración con ERP o sistemas de gestión

Los sistemas de facturación electrónica no disponen de funcionalidades avanzadas de gestión, contabilidad, tesorería, etc. En cambio, los sistemas ERP o de gestión, tampoco disponen de funcionalidades especializadas que permitan el intercambio facturas electrónicas. Aquellas empresas que necesitan intercambiar un volumen elevado de facturas y tienen una gestión compleja, deben poder conectar ambos mundos para cubrir todas sus necesidades.

¿Qué debes tener en cuenta?

Es importante que el proveedor de servicios de facturación electrónica tenga la capacidad de integrarse con el mayor número de sistemas ERP o de gestión y permita hacerlo usado diferentes tipos de conexión.

8. Soporte especializado, ayuda y facilidad

La factura electrónica es un proceso novedoso, en constante cambio y que además requiere entender y cambiar muchos de los procedimientos que las empresas están acostumbradas a realizar en sus procesos de facturación.

¿Qué debes tener en cuenta?

Asegúrate que la solución que escoges dispone de un servicio de soporte especializado, documentación de uso, vídeos tutoriales y sea lo más fácil de usar posible.

9. Características y precios

Muchas herramientas de facturación electrónica disponen de otras características y funcionalidades útiles para las empresas, sobre todo para aquellas que no tienen un sistema de gestión. Algunos ejemplos son:

• Gestión de otros documentos como futuras simplificadas, facturas proforma, facturas recurrentes, presupuestos, etc.
• Firma electrónica de las facturas.
• Conciliación bancaria.
• Descarga de informes de facturación.
• Control de ingresos y gastos.
• Conexión con asesorías y contables.
• Almacenamiento y acceso a la información en la nube.

Además, encontrar una solución con un precio económico ayuda a las empresas con pocos recursos a iniciarse y implementar estos nuevos procesos de facturación.

¿Qué debes tener en cuenta?

Contrata una solución que ofrezca diferentes planes adaptados a las necesidades de tu empresa y que además pueda ofrecerte funcionalidades que te ayuden con la gestión administrativa.

10. Seguridad

Las facturas electrónicas son documentos legales con la misma validez que las facturas convencionales y además contienen datos delicados.

¿Qué debes tener en cuenta?

Comprueba que tu proveedor de servicios pueda garantizar la seguridad de la información con certificaciones que así lo demuestren. Un ejemplo es la ISO 270001.

Comparativa de los mejores software de facturación electrónica:

Conociendo los requisitos más importantes que debes tener en cuenta, ha llegado el momento de escoger el mejor programa de facturación electrónica. Para ponértelo fácil, hemos hecho una comparativa entre los software que permiten gestionar facturación electrónica más conocidos y las características más importantes que recomendamos tener en cuenta.

Este es el mejor sistema de e-Factura:

Debes tener en cuenta que estamos hablando de un programa de factura electrónica, no de facturación convencional y por este motivo es importante que tengas en cuenta las características mencionadas anteriormente.

Después de realizar la comparativa, podemos decirte que el mejor software de facturación electrónica es B2Brouter. No solo porque somos expertos en el intercambio de documentos electrónicos, usando formatos estandarizados a nivel global, sino porque tenemos más de 20 años de experiencia en el sector. Además, cumplimos con los requisitos más importantes mencionados anteriormente y nos adaptamos a las necesidades de todo tipo de empresas, ofreciendo:

1. Un portal de factura electrónica para autónomos y pequeñas empresas que no disponen de un sistema de gestión o ERP. Permite la gestión administrativa que deben cumplir este tipo de empresas, además de todos los requisitos relacionados con la facturación electrónica.
2. Integración con todo tipo de ERPs o sistemas de gestión, pensado para aquellas empresas que tienen necesidades más avanzadas relacionadas con la gestión y administración, puedan gestionar sus facturas electrónicas de forma masiva y automatizada directamente desde su sistema, sin tener que modificar sus procesos habituales de gestión, al mismo tiempo que con las nuevas normativas y regulaciones.