Quin és el millor programa de facturació electrònica?

Amb l’arribada de les noves normatives que obliguen les empreses a fer la transició cap a la facturació electrònica, és important trobar la solució perfecta per a la implementació d’aquests nous processos. Per aquest motiu, et comptem quin és el millor programa de facturació electrònica i les principals característiques i funcionalitats que més has de valorar.

Què tenir en compte per escollir la millor solució de factura electrònica?

Com a experts en la matèria, sabem exactament quins són els principals reptes de les empreses quant a la gestió de facturació electrònica. És important tenir clares les diferències entre un programa de facturació convencional (que està més enfocat en la gestió administrativa i empresarial) i un programari de facturació electrònica (especialitzat en la creació, enviament, recepció i gestió de factures i altres documents en diversos formats electrònics estructurats, a través de les diferents xarxes habilitades).

Aquestes són les característiques que més has de considerar a l’hora de seleccionar el teu sistema de factura electrònica. D’aquesta manera t’assegures tenir ben cobertes les teves necessitats actuals i futures:

1. Multiformat

Aquest és un dels punts més importants. La factura electrònica s’està expandint a nivell internacional i no s’està implementant en els mateixos formats electrònics. Pots trobar-te amb clients nacionals o internacionals que utilitzen diferents formats estructurats per a la gestió de les seves factures. El mateix pot succeir amb la recepció, és possible que diferents proveïdors t’enviïn factures amb diferents formats electrònics. En aquests moments, només a Espanya es poden estar utilitzant diferents formats com PDF, EDI, Facturae, UBL o la versió de Facturae per a FACeB2B.

Què has de tenir en compte?

Per a un correcte funcionament, és important que les empreses tinguin la capacitat de gestionar tots els documents des d’una mateixa solució, en lloc d’usar diferents plataformes per als diferents caos. Per això, és essencial que treballis amb una solució de facturació electrònica que et permeti gestionar el màxim nombre possible de formats de factura electrònica (nacionals i internacionals). En cas contrari, pots tenir problemes per a facturar correctament a uns certs clients.

2. Multiconnexió (connexió real)

Juntament amb el punt anterior, aquest és un altre aspecte essencial. Existeixen molts mètodes d’enviament i recepció de factures electròniques, que poden variar en funció del receptor, de l’emissor, del país o de la normativa imposada en cada cas. Només a Espanya, existeixen fins a 10 Punts Generals d’Entrada per al registre de factures electròniques enviades a l’Administració pública.

Què has de tenir en compte?

Moltes eines permeten crear factura electrònica en algun format específic, però no estan connectades amb les principals plataformes per a l’enviament i recepció. Això implica que hagis de pujar les factures de manera manual i això no sempre és possible.

Busca una eina tan ben connectada com sigui possible, en l’àmbit nacional i internacional. Així evites fer processos manuals, duplicitat de treball o perdre oportunitats pel fet de no poder complir amb processos administratius.

3. Recepció de factures electròniques i altres documents

Moltes vegades no es pensa en la recepció, però les noves normatives de facturació electrònica obliguen les empreses a tenir la capacitat de gestionar la recepció de factures electròniques, no sols l’enviament. Pot haver-hi altres casos en els quals sigui necessari rebre un altre tipus de documents electrònics com per exemple demanats.

Què has de tenir en compte?

Tal com succeeix amb l’emissió, cerca una eina que tingui la capacitat de rebre factures usant diferents mètodes de recepció o xarxes. Això no sols et permet complir amb les normatives, també unificar la recepció de totes les teves factures de proveïdors i millorar la gestió d’aquest tipus de documents.

4. Canvis d’estat de les factures electròniques

La possibilitat de poder gestionar l’estat de les factures emeses i rebudes permet a les empreses millorar la seva gestió. En molts casos és una obligació, tal com succeeix amb la Llei Crea i Creix, que obligarà les empreses a tenir la capacitat de gestionar els estats i informar el pagament de les factures.

Què has de tenir en compte?

Troba una solució que et permeti gestionar els canvis d’estat, tant de factures emeses com rebudes. Així t’assegures complir amb la normativa i millores la gestió de les teves factures.

5. Compliment de normatives

Les normatives de facturació electrònica evolucionen constantment, no sols a Espanya, a tot el món. Cada vegada l’ús de la factura electrònica és obligatori en més casos. En relació, també s’estan implementant normatives que obliguen a realitzar el report fiscal amb relació a les dades de les factures emeses per una empresa.

Què has de tenir en compte?

Troba una solució especialitzada en facturació electrònica amb experiència en el sector. D’aquesta manera assegures el compliment de les normatives actuals i futures, sense haver de preocupar-te d’aquests temes legals i tecnològics. Fins i tot millor si té la capacitat d’operar globalment, mai saps si pots tenir clients o proveïdors internacionals en el futur.

6. Report fiscal

El report fiscal és en molts casos una conseqüència de la factura electrònica a causa de la seva estreta relació. Cada dia estan apareixent més regulacions que obliguen les empreses a presentar les dades de les seves factures, de manera telemàtica amb les agències reguladores locals. Aquest procés també funciona amb l’ús de formats electrònics estructurats com per exemple l’XML.

Què has de tenir en compte?

Aquest ha de ser un procediment el més senzill i precís possible per a les empreses, a causa de la seva delicadesa. Existeixen aplicacions que connecten directament amb l’agència reguladora local i presenten les dades el mateix temps que gestiones les factures. Això facilita i automatitza la correcta gestió d’aquest procediment.

7. Integració amb ERP o sistemes de gestió

Els sistemes de facturació electrònica no disposen de funcionalitats avançades de gestió, comptabilitat, tresoreria, etc. En canvi, els sistemes ERP o de gestió, tampoc disposen de funcionalitats especialitzades que permetin l’intercanvi factures electròniques. Aquelles empreses que necessiten intercanviar un volum elevat de factures i tenen una gestió complexa, han de poder connectar tots dos mons per a cobrir totes les seves necessitats.

Què has de tenir en compte?

És important que el proveïdor de serveis de facturació electrònica tingui la capacitat d’integrar-se amb el nombre més gran de sistemes ERP o de gestió i permeti fer-ho usat diferents tipus de connexió.

8. Suport especialitzat, ajuda i facilitat

Aquest és el millor sistema de e-Factura:

Has de tenir en compte que estem parlant d’un programa de factura electrònica, no de facturació convencional i per aquest motiu és important que tinguis en compte les característiques esmentades anteriorment.