Tot sobre la facturació electrònica a Alemanya

Com molts altres països de la Unió Europea, Alemanya està instaurant la factura electrònica per les transaccions amb l’Administració Pública. Això afecta a tots els seus proveïdors, no només a les empreses alemanyes. Per aquest mateix motiu, si ets proveïdor d’una entitat pública alemanya, has d’utilitzar la factura electrònica. En aquest article t’expliquem com pots fer-ho sense complicacions.

Quan és obligatori enviar factures electròniques a Alemanya?

Amb l’aparició de la normativa europea, la facturació electrònica s’ha convertit en l’objectiu declarat de la digitalització. A Alemanya, aquest objectiu s’ha implementat amb l’estàndard XRechnung. D’acord amb l’Ordenança de factura electrònica local, tots els organismes públics federals i altres autoritats de l’administració federal estan obligats des del 27 de novembre de 2020 a acceptar factures en format electrònic estructurat tipus XRechnung.

Aquest és el calendari de l’inici de la facturació electrònica obligatòria B2G als diferents estats federals:

• Baden-Württemberg (des de l’1 de gener de 2022)
• Bremen (des del 27 de novembre de 2020)
• Hamburg (des de l’1 de gener de 2022)
• Hesse (a partir del 18 d’abril de 2024)
• Renània-Palatinat (a partir de l’1 de gener de 2024)
• Sarre (des de l’1 de gener de 2022)

A aquelles regions on l’obligatorietat ja està vigent, els receptors públics ja no poden acceptar factures en paper o format PDF. Només s’exceptuen les compres directes inferiors a imports de 1.000 €, les comandes en l’àmbit de la política exterior i de seguretat i els procediments de préstec d’òrgans. És important ressaltar que l’obligatorietat afecta qualsevol proveïdor de l’Administració Pública, sigui nacional o internacional.

Com crear una factura electrònica en format XRechnung?

Tal com hem detallat anteriorment, el format de factura electrònica a Alemanya es diu XRechnung. Es tracta d’un format basat en l’XML de tipus UBL, amb les especificacions estàndards locals. És un format difícil d’entendre per les persones, ja que està pensa per ser interpretat i processat per sistemes informàtics o softwares de comptabilitat.

Cada dada de la factura ha d’estar allotjada en un camp específic assignat, per incloure aquella informació i el conjunt de dades ha de formar un arbre estructurat. Com veus, això pot ser complicat per a una persona sense coneixements tècnics, i per aquest motiu és crucial que les empreses utilitzin una eina especialitzada com B2Brouter per generar i enviar les factures electròniques estructurades.

Com enviar una factura electrònica a Alemanya?

L’enviament de factures electròniques a una empresa d’Alemanya és un altre repte amb el qual les empreses han de lidiar. Aquests són els mètodes d’enviament disponibles que et permeten tramitar les teves factures electròniques de forma correcta:

• Peppol (canal recomanat): No és necessari registrar-se a la ZRE.
• Pujar la factura: És obligatori el registre en la respectiva ZRE.
• E-Mail de la ZRE: És obligatori el registre en la respectiva ZRE.
• DE-Mail de la ZRE: És obligatori el registre en la respectiva ZRE.
• Correu electrònic directe del destinatari de la factura: No és necessari registrar-se a la ZRE, però només és possible en casos excepcionals.

Tal com indiquem, l’enviament a través de la xarxa Peppol és el mètode d’enviament recomanat, sobretot per les empreses no alemanyes. D’aquesta manera l’emissor de la factura no necessita registrar-se a les respectives ZRE de cada govern federal i estatal al qual necessiti enviar una factura electrònica.

En el cas de transmetre les factures a través de Peppol, aquestes s’envien des d’un Punt d’Accés Certificat de Peppol, i a la vegada són cifrades. A més, l’emissor de les factures sempre rep la confirmació d’enviament correcte a través d’un canvi d’estat.

Dirigeix correctament la factura amb el Peppol Id

Un altre punt important és que les factures han de contenir el Peppol ID del receptor. Aquest identificador permet que la factura electrònica es dirigeixi i reenviï al destinatari correcte que necessita tramitar-la. Es tracta d’una dada que ha de constar a la factura de manera obligatòria i que ha d’estar clarament identificable, a més de ser vàlida. Cada receptor té el seu propi identificador, i per això s’ha d’informar el codi correcte en cada factura que es necessiti enviar.

Els receptors públics alemanys utilitzen un Peppol Id que rep el nom de Leitweg-ID. Aquest és un exemple: 04011000-12345 12345-06

Com obtenir el Peppol Id?

En molts casos aquests identificadors no han sigut publicats per les autoritats alemanyes, i no totes les Administracions Públiques estan connectades a Peppol. Això fa que obtenir aquest codi sovint sigui complicat. Una opció és consultar-ho directament amb el teu client. Per una altra banda, des de B2Brouter ens esforcem a facilitar-te el treball el màxim possible. En alguns casos, gràcies al directori de B2Brouter et  proporcionem de manera automàtica les dades fiscals del receptor, juntament amb el seu Peppol Id.

Envia factura electrònica a Alemanya a través de la xarxa Peppol

Peppol és una xarxa oberta establerta per l’intercanvi de documents electrònics a Europa (i cada cop a més països). Peppol ofereix la transmissió segura i estandarditzada com factures electròniques i altres documents (comandes, albarans, etc.) i també permet l’enviament de factures electròniques amb les entitats públiques a Alemanya.

B2Brouter és un Punt d’Accés Certificat Peppol, i et permet d’una manera senzilla crear les teves factures electròniques en format XRechnung entre altres formats (UBL, Facturae, FatturaPA, UBL Chorus Pro, PDF, etc.). A més, també et permet fer l’enviament de les teves factures electròniques a Alemanya, sigui a través de Peppol o per correu electrònic (entre de molts altres mètodes d’enviament).

Gestiona la teva factura electrònica amb B2Brouter

B2Brouter és una solució en línia d’intercanvi de documents electrònics que et permet gestionar les teves factures electròniques (a més d’altres documents electrònics) amb els teus clients i proveïdors de tot el món. Et permet enviar factures electròniques a Alemanya i també a molts altres països:

• Comença a enviar factures electròniques nacionals de forma totalment gratuïta.
• Connecta amb xarxes i empreses de tot el món.
• Gestiona diferents formats de factura electrònica.
• No només pots enviar factures electròniques, sinó que també pots gestionar totes les factures dels proveïdors.
• Tens un gran volum de facturació? Connecta el teu sistema de gestió o ERP amb B2Brouter i automatitza la facturació electrònica.