Cómo hacer una factura como autónomo: Guía completa

El documento por excelencia que debe controlar un autónomo es la factura. Es la forma de cobrar por tus servicios o productos, y también la herramienta para justificar tus gastos. Por ello, cualquier autónomo debe controlar la correcta elaboración de una factura, independientemente del sector profesional al que se dedique. En este artículo, te contamos todo lo que necesitas saber para hacer una factura como autónomo:

¿Cuándo tiene que empezar a generar facturas un autónomo?

Si eres autónomo, debes tener claros los casos en los que necesitas crear y enviar una factura. La obligación de emitir la factura por tu actividad, te afecta en los siguientes casos:

• Cuando tu cliente es un autónomo, empresa, Administración pública o empresa jurídica.
• Si tu cliente es un particular, deberás presentar factura de forma obligatoria si te la solicita.
• Para las transacciones entre países.
• Ventas en general.

¿Qué pasa si soy autónomo y no facturo?

Debes ser consciente de que si no emites factura en alguno de estos casos, puedes recibir una sanción de entre los 300 € y los 3.000 €, dependiendo de las cantidades facturadas y el tiempo transcurrido en la actividad.

¿Cómo hacer una factura de autónomo? Datos que debe contener

Una factura es un documento que sirve para reflejar las transacciones que realiza una empresa. Pero una factura no se puede realizar de cualquier manera. Debe recoger ciertos datos obligatorios y cumplir la normativa legal, tal como define el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento que regulan las obligaciones de facturación.

Los empresarios y profesionales están obligados a expedir factura y copia de esta por las entregas de bienes y prestaciones de servicios que realicen en desarrollo de su actividad y a conservar copia de la misma. Existen dos tipos de facturas: simplificada y completa. Habitualmente se realiza la factura simplificada cuando el importe no supere los 400 euros (IVA incluido) o en algunos supuestos especiales. La diferencia entre una y otra son los datos obligatorios a consignar.

De manera general y ateniéndonos a las indicaciones de la Agencia Tributaria, una factura de autónomo debe recoger siempre los siguientes datos:

Datos fiscales

La factura debe contener el NIF y nombre y apellidos, razón o denominación social del expedidor. Se recomienda incluir tanto los datos de la persona que expide la factura como del destinatario de las operaciones. También se puede incluir el domicilio. Si se trata de una factura simplificada, solo debe contener los datos fiscales del emisor, como información obligatoria. Si se trata de una factura completa, debe contener los datos del emisor y del receptor.

Datos generales

Otra información importante y obligatoria es el Número de identificación de la factura. Lo ideal es que sea correlativo: la primera factura número 1, la segunda número 2, etc. Se recomienda también poner el año para facilitar su control.

También es obligatorio informar la Fecha de expedición. Es decir, la fecha en la que se realiza la factura y se remite al destinatario objeto de la misma. En el caso de que las operaciones que se reflejan en la factura se hayan realizado en una fecha diferente, hay que consignar la fecha de operación.

Información de la venta

Finalmente, y muy importante, hay que indicar la información relacionada con la venta. Identificación de los bienes entregados o servicios prestados. Hay que indicar en la factura el motivo de su expedición. Es decir, el producto o servicio que motiva la factura. La venta de un artículo, la realización del trabajo realizado, etc.

El porcentaje de IVA e IRPF correspondiente.

La contraprestación total, es decir, lo que se va a cobrar de manera definitiva. En la factura que se realice hay dos totales, uno es la base imponible, el total de suma de los productos o servicios que generan la realización de la factura y, por otro lado, el total con el descuento del IVA e IRPF. La base imponible sería el bruto y la contraprestación total el neto, lo que finalmente ingresas.

Cosas que debes tener en cuenta al hacer una factura

Para proceder de forma correcta y evitar problemas con tu facturación, compartimos contigo algunos y que debes tener en cuenta:

• Custodia de facturas: No solo debes enviar y recibir facturas, también es importante que las almacenes el tiempo legal estipulado y que tengas un fácil acceso a los documentos. Hacienda puede solicitarte información el cualquier momento.
• Fecha de vencimiento: No te olvides de la fecha de vencimiento, de esta forma indicas a tu cliente el periodo límite que tiene para realizar el pago.
• Datos bancarios: No olvides incluir tus datos bancarios en la factura, de lo contrario tus clientes no sabrá donde abonar el importe.
• Método de envío de facturas: Existen métodos de envío de facturas que te permite controlar la recepción del documento por parte del receptor. Esto te permite controlar la situación de la factura emitida.

Ejemplo de factura de autónomo con IVA e IRPF

Existen múltiples modelos en internet que pueden ser de utilidad para visibilizar cómo elaborar una factura de autónomos, cómo organizar los conceptos, etc. Te dejamos uno a modo de ejemplo:

Este es un modelo muy sencillo que recoge los datos básicos de la factura. De manera habitual se suele realizar en papel, pero debido a próximas leyes ya no será posible crear y enviar facturas en papel. La factura electrónica obligatoria está cada vez más cerca. Ya es obligatoria si tienes que facturar a cualquier administración pública y pronto lo será para todas las empresas españolas. Además, la aparición de otras normativas, como la Ley Antifraude, hacen que a partir de 2024 las empresas ni tan solo puedan crear facturas en Excel o Word, por ejemplo.

Como consecuencia, vas a necesitar disponer de una herramienta que te permite generar y enviar las facturas de forma sencilla. Pero no solo esto, es esencial que esta herramienta te asegure cumplir con los nuevos requisitos y normativas de facturación electrónica.

B2Brouter: Programa de facturación para autónomos

Si eres autónomo, es importante disponer de una herramienta que te permita gestionar de forma sencilla tus facturas y puedas centrarte en los que más te importa, tu negocio.

Además, para adaptarte a las nuevas normativas, lo mejor es que empieces ya con un software de facturación electrónica como B2Brouter, que además tiene una versión gratuita pensada para autónomos, que te permite iniciarte de forma sencilla en estos nuevos procesos de facturación. Es muy sencillo de utilizar y práctico: te indica los campos a rellenar, tú solo debes volcar los datos y los cálculos los hace de manera automática. Así puedes crear una factura electrónica con B2Brotuer si eres autónomo. Una herramienta muy útil y con total garantías, que te permite gestionar de forma sencilla todas tus facturas de autónomo, además de cumplir ya mismo con las nuevas normativas de factura electrónica.

Otros aspectos relacionados con las facturas:

A pesar de que no vamos a entrar en detalles, ahora que ya sabes como debes gestionar tus facturas de autónomo, vamos a hablarte de otros aspectos y datos que están relacionados con la facturación y que es importante que tengas en cuenta como autónomo:

Régimen fiscal aplicable

Como autónomo, tienes algunas obligaciones fiscales que necesitas cumplir. Esto quiere decir que debes declarar tus ingresos y pagar los impuestos correspondientes. El cálculo se realiza basándonos en el porcentaje de IVA aplicado en tus facturas y al porcentaje de IRPF que te toca informar en tus facturas.

Gestión de cobros y pagos

Es importante que puedas controlar el pago de las facturas emitidas, para poder controlar el flujo de caja de tu empresa. Para ello, es relevante que gestiones todas tus facturas desde un software como B2Brouter, que te permite controlar el cobro de tus facturas emitidas y el pago de tus facturas recibidas (si es el caso).

Por otro lado, ofrece diferentes métodos de pago a tus clientes, para agilizar al cobro de tus facturas. En el caso de no recibir el cobro de las facturas emitidas a tiempo, asegúrate de tener una forma de actuación ante el impago, como puede ser el envío de recordatorios de pago, una funcionalidad, que también te ofrece B2Brouter.