Quan és obligatori fer una factura electrònica?

L’ús de la factura electrònica ha suposat un gran pas endavant. La instauració de la tecnologia en l’empresa s’ha vist impulsada amb l’arribada de la facturació electrònica. El teixit empresarial del nostre país és majoritàriament de PIMES, i moltes funcionaven de la manera tradicional a l’hora d’emetre i rebre factures. I tot i que actualment, facturar electrònicament només és obligatori si vas a realitzar algun treball per a qualsevol organisme de l’administració pública, la tendència és que es va a instaurar també per a empreses privades. Així doncs, donem una ullada de prop a què és la factura electrònica i, sobretot, com fer-ho i de quina manera afecta a la meva empresa.

L’obligatorietat de la factura electrònica

La factura electrònica és una factura normal i corrent, amb la particularitat que en comptes de fer-la en paper, es fa mitjançant una eina informàtica i amb un format determinat. La primera vegada que apareix la factura electrònica al nostre país és amb Real Decret 1619/2012, de 30 de novembre, pel qual s’aprova el Reglament pel qual es regulen les obligacions de facturació. Aquest decret afecta tant les factures en paper com a les factures electròniques. Des d’aquest document es regulen aspectes com l’obligatorietat d’expedir factura, els tipus de factures, el contingut de la mateixa, requisits, especificitats de la factura electrònica, etc.

En realitat la facturació electrònica només és obligatòria quan hem de facturar a l’administració pública, i ho és des 2015. A més no sempre és obligatori, ja que hi ha casos en què si la quantia és inferior a 5.000 euros, encara es permet la factura en paper . Aquestes especificitats vénen marcades també per la legislació a nivell autonòmic o local. La nostra recomanació és que si tens dubtes respecte a si has o no presentar factura electrònica, et dirigeixis a l’organisme corresponent. Però sí que és cert que l’ús de la factura electrònica tendeix a estendre i a fer-se obligatori de manera gradual per a tothom. Per això, millor començar a utilitzar-la com més aviat millor.

Un dels objectius pels quals s’instaura la factura electrònica amb l’administració és per controlar el frau fiscal, però també hi ha altres motius. L’estalvi econòmic és un, ja que la despesa en paper es redueix de manera considerable. I no oblidem l’estalvi en espai i temps. La factura electrònica permet escurçar els cicles de tramitació (i per tant, en teoria, agilitzar el cobrament), reduir errors humans ja que el procés s’automatitza i agilitza, millorar el servei al client, etc. I és que si la teva empresa encara no s’ha posat al dia amb aquest tipus d’eines, és més que recomanable que comencis a valorar la possibilitat amb un programa de facturació electrònica.

Si estem perduts pel que fa a la facturació electrònica, la veritat és que podem dirigir-nos a la web de Facturae del Govern d’Espanya, ja que ens ajudarà a aclarir molts dubtes. Ja hem assenyalat que, de moment, només és obligatòria per a les factures que remetin a l’administració pública. Però també pots facturar de manera electrònica a una altra empresa privada. I és que per emetre factures electròniques només necessites tenir signatura electrònica i un programa que les creu. Això sí, no val qualsevol. La factura electrònica es crea en un format específic, l’XML, i d’acord a uns estàndards concrets. Per això hauràs d’estar segur que el programa informàtic que utilitzis pot crear factures amb uns requisits tècnics compatibles amb els del destinatari de la factura electrònica.

En moltes ocasions, com hem assenyalat al principi, una de les pors més grans és el de introduir aquest canvi tecnològic en les nostres empreses. Per facilitar-ho, hi ha múltiples eines accessibles, intuïtives i segures que ens ajuden a fer aquesta transició del paper a l’ordinador d’una manera que ofereix més garanties. B2Brouter és un exemple d’aplicació simple però potent, molt fàcil d’utilitzar i personalitzar, que ens va a estalviar mals de cap. Crea factures electròniques ràpidament, adaptades al format XML, que fins i tot es pot integrar amb el teu ERP (en el cas que utilitzis) i amb una eina només pretén facilitar el trànsit de la factura tradicional a la factura electrònica. El teu futur, amb B2Brouter.