Com enviar correctament les vostres factures electròniques

Dos dels reptes més importants que tenen els proveïdors amb la facturació electrònica són assegurar-se que la factura s’entrega correctament al client que toca i que s’utilitzen les referències adequades perquè la factura es pugui processar ràpidament pel sistema del receptor.

Tot i que tenim un estàndard europeu per a la facturació electrònica, encara molts països tenen les seves pròpies plataformes nacionals. Si sou a Itàlia, heu d’utilitzar SDI, a França Chorus Pro i a Espanya un punt d’entrada com FACe o eFACT. En funció de la plataforma de cada país, el proveïdor ha de proporcionar l’identificador correcte a la factura, com ara el Codice Fiscale a Itàlia, el número Siret a França o el CIF a Espanya.

Els països que utilitzen Peppol com Alemanya, Suècia, Bèlgica o Croàcia són més senzills. Peppol, que proporciona una xarxa segura per l’intercanvi de documents comercials, té un protocol de descobriment d’adreces automàtic. Cada destinatari de la xarxa utilitza un identificador únic (sovint anomenat “Peppol-ID”). Aquest identificador es pot comparar amb l'”adreça electrònica” del destinatari.

La majoria de proveïdors de serveis com B2Brouter estan connectats a aquestes xarxes i poden ajudar els proveïdors a enviar correctament les seves factures electròniques.

Tanmateix, en general, això no és suficient per fer arribar la factura a “la taula” adequada dels vostres clients. La majoria de les entitats públiques europees (i també de moltes grans empreses privades) han implementat sistemes d’encaminament interns per permetre l’encaminament de les factures dins de la seva pròpia organització. Els codis d’encaminament per realitzar aquest encaminament intern no estan estandarditzats i de vegades poden ser difícils d’obtenir del client.

I la mala notícia és que si no proporcioneu la informació d’encaminament intern correcta, el client pot decidir rebutjar la factura o pot endarrerir-se la gestió i el pagament.

Hi ha molts exemples d’esquemes d’encaminament interns: a França algunes organitzacions utilitzen el Codi de Servei, a Alemanya una organització pot tenir molts Leitweg-ID, a Espanya hi ha diversos conjunts de codis DIR3 per identificar cada unitat organitzativa específica i a Croàcia utilitzen Número OIB.

A B2Brouter som conscients d’aquests reptes i per això hem creat el directori B2Brouter. El nou directori B2Brouter recull tota aquesta informació d’encaminament intern i pot garantir que les vostres factures electròniques es lliurin correctament. El directori s’expandeix contínuament i, amb B2Brouter, podeu recuperar (o verificar) les dades dels vostres clients i, per tant, teniu moltes millors possibilitats que les vostres factures s’acceptin i paguin a temps.

Oriol Bausà

CEO B2Brouter