Unterschied zwischen E-Rechnung und Papierrechnung

Der Unterschied zwischen E-Rechnung und Papierrechnung geht über die digitale Übertragung hinaus. Auch die Verarbeitung und Archivierung sind mit E-Rechnungen automatisiert möglich.

Gemeinsamkeiten von E-Rechnung und Papierrechnung

Die wichtigsten Rechnungsinformationen sind digital und auf Papier die gleichen. Jede Rechnung muss mit korrektem Empfänger, Rechnungsdatum, Rechnungssumme und einzigartiger Rechnungsnummer versehen sein. Auch die Angaben zum Sender, wie dessen Steuernummer bleiben nach der Digitalisierung genauso verpflichtend wie auf Papierrechnungen auch. Diese rechtlichen Regeln sollen sicherstellen, dass der Rechnungsempfänger genau weiß, wofür er welche Summe bezahlen soll. Und nicht zuletzt auch, dass bei der Prüfung durch das Finanzamt alle eingehenden Beträge einer bestimmten Rechnung zuzuordnen sind.

Was die E-Rechnung besonders macht

Eine Rechnung, die Sie per E-Mail verschicken, ist noch lange keine E-Rechnung. Der Unterschied zwischen E-Rechnung und Papierrechnung geht weit darüber hinaus. Auch wenn kein Papier mehr involviert ist, bleibt es eine klassische Rechnung, die Ihre Kunden manuell bearbeiten müssen. Digital wird eine Rechnung erst dadurch, dass ein Computerprogramm sie lesen und bearbeiten kann. Durch die Nutzung des XML-Formats können die Rechnungsdaten mit entsprechenden Tags versehen werden, die es einem Programm erlauben, die Daten korrekt auszulesen. Jede Information findet so automatisiert ihren Weg in die passende Abteilung. Der Weg einer E-Rechnung durch ein Unternehmen ist daher deutlich kürzer.

Weniger Zwischenschritte

Die eingehende E-Rechnung landet nicht in der Postabteilung, sondern sofort im jeweiligem Zielsystem beim richtigen Mitarbeiter. Nach der Prüfung der Rechnung kann diese mit einem Klick bezahlt werden, statt Summe und Kontonummer erst abtippen und auf Korrektheit prüfen zu müssen. Nach der Archivierung bleibt die E-Rechnung auffindbar, da im elektronischen Archiv nach verschiedenen Kriterien einfach gesucht werden kann. Die elektronische Rechnung ist also schneller, einfacher und sicherer als eine Papierrechnung. Mit dem B2Brouter Basic-Paket ist sie zudem auch für kleine Unternehmen schon billiger als Papier. Zudem können Sie auch einrichten, dass Lager und Terminplanung die Daten aus Rechnungen und elektronischen Angeboten erhalten.

Die Umstellung ist einfach

Wenn Sie den Unterschied zwischen E-Rechnung und Papierrechnung testen möchten, können Sie dies bei B2Brouter kostenlos tun. Mit einer Registrierung erhalten Sie die Möglichkeit, E-Rechnungen in verschiedenen Formaten zu erstellen. Einige Ihrer Kunden werden sich über die Arbeitserleichterung sofort freuen. Für andere bieten wir auch hybride Formate an, die ohne Vorbereitung für jeden nutzbar sind.

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