E-Rechnung: Vorteile mit B2Brouter
Die Zukunft gehört der E-Rechnung. Vorteile liegen auf der Hand. Daher hat die Papierrechnung ausgedient.
Dies liegt nicht nur daran, dass Behörden und andere öffentliche Stellen inzwischen verpflichtet sind, ihre Rechnungen nur noch elektronisch zu verarbeiten. Zukunftsfähig sind elektronische Rechnungen vor allem aufgrund ihrer Vorteile.
Vorteile der E-Rechnung
Ein wichtiger Vorteil der E-Rechnung liegt auf der Hand: Sie muss nicht auf Papier gedruckt und verschickt werden. Dies spart Geld und Ressourcen. Zudem ist die elektronische Weiterverarbeitung weniger fehleranfällig. Niemand muss Ziffern abtippen oder die Qualität eines Scans prüfen. Aber natürlich gibt es noch weitere Gründe, warum die E-Rechnung für die Wirtschaft so wichtig ist.
Umstellung wird staatlich gefordert
Mit der E-Rechnungsverordnung (E-Rech-V) sind viele Unternehmen sogar verpflichtet, ihr Rechnungswesen auf digitale Prozesse umzustellen, wenn Sie als Lieferanten des Bundes tätig werden. Seit 2020 müssen sich aufgrund der unterschiedlichen Fristen daher zunehmend mehr Unternehmen in Deutschland auf die E-Rechnung einstellen.
Entwicklung des elektronischen Rechnungswesens
Bereits in den 1980er Jahren entwickelten einzelne Unternehmen erste vernetzte ERP-Systeme, mit denen auch der Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen selbst digitalisiert werden sollte. Diese zur Automatisierung des elektronischen Handels ausgelegten Systeme wurden häufig auf Basis von EDI (electronic data interchange) in organisatorisch komplexen Projekten umgesetzt.
Komplexität führt zu Insellösungen
Da solche Systeme in den Anfangszeiten noch sehr teuer waren, bildeten sich branchenspezifische Inseln, die für außenstehende Unternehmen nicht erreichbar waren. Kleine Unternehmen oder sogar Freiberufler waren von der elektronischen Rechnungsstellung quasi ausgeschlossen.
Allgemeine Standards entwickeln sich
Im Laufe der Jahre wurden jedoch offene Standards wie die Universal Business Language (UBL) von OASIS erarbeitet und am Markt etabliert. Der lizenzfreien Standard für XML-Geschäftsdokumente ermöglicht es Geschäftsanwendungen, Informationen unter Verwendung eines gemeinsamen Formats auszutauschen.
Europa fördert E-Rechnungen
Auf dieser Basis begannen seit 2005 verschiedene Länder in Europa damit, die Digitalisierung gezielt voranzutreiben, indem sie E-Rechnungen für die Verwaltung zur Vorschrift machten. Seit 2020 gilt diese Vorschrift auch in Deutschland für alle Lieferanten des Bundes. Entsprechende Verpflichtungen auf Landes- und kommunaler Ebene sind für die nächsten Jahre zu erwarten. Nicht zuletzt die Corona-Pandemie hat hier neuen Schub in die Entwicklung gebracht.
Wer nutzt alles die E-Rechnung
Durch die Verpflichtung öffentlicher Stellen, E-Rechnungen zu empfangen, müssen alle Unternehmen, die Aufträge von Kommunen, Ländern oder dem Bund selbst annehmen, elektronische Rechnungen erstellen können. Dazu gehören Handwerksbetriebe, Händler für Bürobedarf aber auch Freiberufler. Damit müssen sich nicht mehr nur Großkonzerne, sondern auch kleine und mittelständische Unternehmen auf das elektronische Rechnungswesen einstellen.
E-Rechnungsplattform erleichtert den Zugang
Dank innovativer Plattformlösungen wie B2Brouter können auch Selbstständige, die nur wenige Rechnungen schreiben müssen, von der elektronischen Rechnung profitieren und ihre Geschäftsprozesse elektronisch abwickeln. Für viele Unternehmen und die öffentliche Verwaltung ist die elektronische Rechnungsstellung eine besonders kritische Komponente im “Purchase-to-Pay” Prozess. Die manuelle Bearbeitung von Rechnungen ist schließlich ein enorm mühsamer und zeitaufwendiger Prozess. Die elektronische Rechnungsverarbeitung spart Zeit und Geld, und ermöglicht automatische Abgleiche zwischen Bestellungen und Rechnung und damit eine schnellere Zahlungsabwicklung für alle Unternehmen.
Günstig umsteigen auf E-Rechnung
Mit B2Brouter können Sie ohne zusätzliche Kosten auf die Erstellung von E-Rechnungen und den digitalen Versand dieser Rechnungen umstellen. Für das Basis-Paket können Sie sich kostenlos registrieren und dann beliebig viele E-Rechnungen in Formaten wie XRechnung und ZUGFeRD erstellen.
Gratis testen
Falls zum Beispiel nur einer Ihrer Kunden zur öffentlichen Verwaltung zählt, erstellen Sie dessen Rechnung auf unserer Plattform und lernen erst einmal die Vorteile der XRechnung kennen. Im Laufe der Zeit können Sie dann entscheiden, ob Sie Ihr übriges Rechnungswesen weiter digitalisieren möchten.
Akzeptanz der E-Rechnung steigt
Da mit der Verwaltung und deren Lieferanten und Dienstleistern bereits ein Großteil der Wirtschaft auf die E-Rechnung umgestellt hat, werden sicher auch viele andere Ihrer Kunden eine E-Rechnung von Ihnen akzeptieren. Mit B2Brouter können Sie ihr Finanzsystem in nur wenigen Schritten auf die E-Rechnung umstellen und ihr Unternehmen somit fit für die Digitalisierung machen.
Sie können B2Brouter ganz einfach an ihr vorhandenes IT-System anbinden, sodass Sie ohne weitere Anpassungen alle notwendigen E-Rechnungsformate unterstützen. Neben einer Reihe von allgemeinen Schnittstellen, die von jedem Finanz- oder Abrechnungssystem verwendet werden können, bieten wir spezifische Schnittstellen für ERP-Systeme wie SAP, SAGE oder MS Dynamics 365 an, um eine Integration mit unserer E-Rechnungsplattform noch einfacher zu gestalten.
Wie funktionieren E-Rechnungen?
E-Rechnung im Mailversand
Eine E-Rechnung ist ein elektronisches Format, welches auf verschiedene Weise zum Empfänger transportiert werden kann. Eine einfache Methode ist der Versand als E-Mail. Die XML-Datei, die die Rechnungsdaten enthält, wird hierbei als Anhang mitgeschickt und kann dann vom Empfänger geöffnet werden. Allerdings empfiehlt sich das nur, wenn der Empfänger auch die passenden Programme hat. Nur mit diesen kann er die elektronische Rechnung öffnen und bearbeiten.
Peppol – europaweites Rechnungsnetzwerk
Sicherer, zuverlässiger und ebenso einfach ist daher die Übertragung von Rechnungen via PEPPOL. Dieses europäische Netzwerk wurde speziell für die Übertragung von elektronischen Rechnungen und anderer Geschäftsdokumente zwischen Systemen geschaffen und bietet auch die notwendige Sicherheit für den Transport sensibler Daten. Da das PEPPOL Netzwerk aufgrund seiner Verlässlichkeit und europäischen Reichweite bereits in vielen Ländern der am häufigsten genutzte Versandkanal ist, bietet B2Brouter einen kostenlosen Versand von E-Rechnungen über PEPPOL innerhalb Deutschland an.
Öffentliche Stellen mit zentralem Rechnungseingang
Die meisten öffentliche Stellen werden über sogenannte Zentrale Rechnungseingänge an die E-Rechnung angebunden. Die Zentralen Rechnungseingänge bieten neben der Erreichbarkeit via E-Mail oder PEPPOL auch eine eigene Plattform zum Upload E-Rechnungen an. Die Zentralen Rechnungseingänge werden von Bund und Ländern bereitgestellt und verteilen die Rechnungen an die jeweiligen Verwaltungseinheiten und Gemeinden mithilfe der Leitweg-ID. Der Empfang der E-Rechnung kann hierbei auch über PEPPOL erfolgen, die entsprechenden Schnittstellen befinden sich auf Landesebene jedoch teilweise noch im Aufbau.
Automatisierte Verarbeitung
Nach Empfang einer E-Rechnung über entsprechende Schnittstellen, kann die Software des öffentlichen Rechnungsempfängers nun die Rechnungsdaten automatisiert verarbeiten. Hierfür wird jede Information mit einem spezifischen Tag versehen. So kann das Programm erkennen, welche Zeile den Rechnungsbetrag oder die Rechnungsnummer enthält. Zur Prüfung der Richtigkeit werden die Informationen in einer für die Prüfung geeigneten Darstellung angezeigt. Nach Prüfung der fachlichen, sachlichen und rechnerischen Richtigkeit kann die Zahlung der Rechnung mit einem Klick freigegeben werden.
Die E-Rechnung detailliert im Video erklärt
Im oben gezeigtem Video können Sie noch einmal im Detail erfahren, wie B2Brouter Ihnen die Umstellung auf elektronische Rechnungen erleichtert. Erfahren Sie mehr über die Vorteile der E-Rechnung und darüber, wie die Integration der Systeme funktioniert. Falls Sie zum Versenden einer elektronischen Rechnung verpflichtet sind, können Sie hier herausfinden, welche Mindestanforderungen Sie erfüllen müssen. So können Sie sichergehen, dass Ihre Kunden schnell und fehlerfrei zahlen.