Aussehen der E-Rechnung
Eine E-Rechnung ist eine Datei im XML-Format, die in erster Linie durch Programme gelesen und verarbeitet wird. Das Aussehen der E-Rechnung hängt daher immer auch vom genutzten Programm ab.
In der Datei werden die wichtigsten Rechnungsdaten wie Empfänger, Rechnungssumme oder Einzelpositionen strukturiert ausgezeichnet, sodass das Programm des Empfängers diese Daten verstehen und einordnen kann.
Das XML-Format der E-Rechnung
Innerhalb einer E-Rechnung wird jede Information mit einem Tag versehen, der genau beschreibt, welche Information hier vorliegt. In den jeweiligen Normen ist exakt definiert, mit welcher Bezeichnung zum Beispiel das Rechnungsdatum versehen werden muss. So kann jedes Rechnungsprogramm die Zahlen korrekt zuordnen.
Jeder europäische E-Rechnungsstandard kann zudem eigene Besonderheiten und Erweiterungen definieren. Die deutsche XRechnung sieht daher ein wenig anders aus als zum Beispiel die italienische FatturaPA. Ein Rechnungsprogramm, das nur einen der beiden Standards kennt, würde eine Rechnung im anderen Standard nicht korrekt darstellen können.
B2Brouter stets aktuell
Aus diesem Grund hält B2Brouter alle gängigen Standards stets aktuell. Die Plattform übersetzt daher automatisiert in alle gängigen Formate. Lediglich wenn manche Rechnungsdaten fehlen, macht die Plattform den Absender darauf aufmerksam. Im Vergleich zu anderen europäischen Standards stellt die XRechnung z.B. die Skontoregeln strukturiert dar, sodass ein Rechnungsprogramm automatisch ermitteln kann, wie weit die Rechnungssumme bei einem entsprechendem Zahlungsziel reduziert werden kann.
Unterschiede werden weniger
Diese Besonderheit harmoniert jedoch nicht mit allen europäischen Standards gleichermaßen. Sie erfordert dann doch einen manuellen Eingriff. Da die meisten Rechnungsinformationen aber in ganz Europa und darüber hinaus aufeinander zugehen, kommt solche Inkompatibilitäten nur noch sehr selten vor.
Mit B2Brouter unterstützen Sie schlagartig alle wichtigen Formate der E-Rechnung in Europa und brauchen sich über die verschiedenen Formate keine Gedanken mehr machen. Melden Sie sich hierzu einfach in unserem Basis-Paket an und erstellen Sie ihre E-Rechnungen kostenlos.
Die Visualisierung der E-Rechnung
Neben der reinen XRechnung existiert in Deutschland ein weiteres Rechnungsformat, das ein menschenlesbares Abbild der XML-Datei auch ohne entsprechende Rechnungsprogramm bereitstellt. Eine Rechnung im ZUGFeRD-Format ist in ein pdf-Datei eingebunden, sodass die Rechnung sowohl als Datei als auch als Bild zur Verfügung steht.
Hybride Formate ohne Programm
Wer kein Rechnungsprogramm benutzt, um sich die Rechnungsdaten anzeigen zu lassen, kann einfach das pdf anschauen. Die pdf-Datei sieht dann aus wie eine klassische Papierrechnung, abgesehen davon, dass sie am Bildschirm erscheint. Auch B2Brouter kann das ZUGFeRD-Format erstellen, jedoch akzeptieren nicht alle Verwaltungen jede ZUGFeRD-Rechnung. Dadurch, dass die Rechnungsdaten in der XML-Datei einem bestimmten Muster folgen, ist die Gültigkeit einer E-Rechnung aber in jedem Fall gegeben.
Gleiche Rechnung – andere Optik
Entsprechende Rechnungssoftware kann auch für das Format XRechnung eine pdf Visualisierungen der Rechnungen bereitstellen. Hierbei kann es jedoch vorkommen, dass die E-Rechnung beim Empfänger optisch anders aussieht als beim Ersteller, weil er eine andere Visualisierungssoftware nutzt. Die Daten bleiben jedoch immer die gleichen. Ob die Rechnungssumme vor oder nach den Einzelpositionen steht, hat für die Gültigkeit der E-Rechnung keine Bedeutung.
Besserer Überblick mit B2Brouter
Wenn Sie für Ihre E-Rechnungen B2Brouter nutzen, können Sie alle Rechnungen im pdf-Format visualisieren und sowohl erstellte als auch empfangene Rechnungen im gleichen Bearbeitungsfenster betrachten und gewinnen so schnell den Überblick über ihre Rechnungsdaten.