E-Rechnung erstellen, wie geht das?

Damit eine E-Rechnung korrekt beim Empfänger ankommt, muss sie in einem vorgegebenen Format erstellt werden.

In Deutschland sind XRechnung oder ZUGFeRD (gleichbedeutend mit FacturX) die üblichen Standards. Bei Rechnungen ins Ausland können andere Standards notwendig werden. Allen gemeinsam ist jedoch, dass sie im XML-Format verschlüsselt werden.

In welchem Format E-Rechnung erstellen?

XML Rechnungen auf Basis der europäischen Norm EN16931 sind ein internationaler Standard für den elektronischen Rechnungsaustausch, der die Sicherheit, den Datenschutz und die Zuverlässigkeit der Daten garantiert und für jeden Computer mit der entsprechenden Software verständlich zu interpretieren und zu verarbeiten sind. Das strukturierte XML-Format erlaubt somit das automatische Empfangen, Verschlüsseln, Registrieren und Archivieren der E-Rechnung.

Struktur ist entscheidend

Im Gegensatz hierzu benötigen Rechnungen im unstrukturierten Format, zum Beispiel ein PDF-Dokument, menschliche Aufmerksamkeit. Nach Erhalt der Rechnung im unstrukturierten Format muss der Empfänger den Inhalt somit persönlich entschlüsseln, im jeweiligen Zielsystem registrieren und schließlich archivieren.  E-Rechnungen im strukturierten Format sind somit eindeutig vom Vorteil, wenn versucht wird Kostenersparnisse zu erzielen und Verfahren und Bearbeitungszeiten zu beschleunigen.

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So erstellen Sie eine elektronische Rechnung

Die Art und Weise, wie Sie eine E-Rechnung erstellen, hängt vom verwendeten System ab. Im Gegensatz zu einer Papierrechnung stellt dabei das System ein strukturiertes Formular zur Erstellung der Rechnung zur Verfügung. Dies beschleunigt die Erstellung und Registrierung neuer Rechnungen erheblich. Durch entsprechende Regeln und Prüfungen unterstützt das System den Nutzer zudem bei der Erstellung rechtskonformer Rechnungen.

Anforderungen an E-Rechnung

Wie jede Papierrechnung muss auch die E-Rechnung eine Reihe von Vorgaben erfüllen, z.B.

  • vollständiger Name
  • vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und Leistungsempfängers
  • Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers
  • Ausstellungsdatum der Rechnung
  • Fortlaufende Rechnungsnummer
  • zu zahlender Betrag

Verschiedene Vertretern der Verwaltung und der Wirtschaft bereiteten die Formate ZUGFeRD oder XRechnung auf die Anforderungen unterschiedlicher Branchen vor. So können etwa Handwerker ebenso wie Lebensmittelhändler oder Industriebetriebe diese Rechnungsformate nutzen.

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