E-Invoice in Deutschland: Machen Sie sich in 10 Schritten bereit

Seit dem 27. April 2018 erhalten Ministerien, zentrale Dienste und deutsche Verfassungsorgane gemäß der europäischen Richtlinie 2014/55 elektronische Rechnungen.

Der nächste Schritt zur Umsetzung betrifft die übrigen öffentlichen, regionalen und lokalen Institutionen des Landes, die sich der neuen Rechnungsmethodik bis zum 27. November 2019 anschließen müssen.

E-Rechnung wird umfassend zur Pflicht

Deutschland ist jedoch nicht zufrieden. Darüber hinaus sollten alle öffentlichen Verwaltungen, unabhängig vom Rechnungsbetrag, diese Dokumente in elektronischer Form erhalten. Ab November 2020 sind die Lieferanten öffentlicher Einrichtungen verpflichtet, elektronische Rechnungen zu versenden, wenn sie 1000 € überschreiten.

Obwohl die Umstellung auf die elektronische Rechnungsstellung schwierig erscheinen mag, ist sie jedoch einfacher als Sie denken. Folgen Sie einfach einigen wichtigen Schritten, um ein elektronisches Abrechnungssystem effizient und erfolgreich zu implementieren.

  1. Bestimmen Sie die notwendigen Veränderungen in den internen Prozessen des Unternehmens und die möglichen Risiken. Diese ermöglichen im Falle von Unannehmlichkeiten zu handeln und die Umsetzung des neuen Abrechnungsmodells zu beschleunigen.
  2. Identifizieren Sie die Buchhaltungs- und Abrechnungssysteme und entwickeln Sie einen Arbeitsplan, der den Bedürfnissen und Zielen des Unternehmens entspricht. Es ist wichtig, dass das Abrechnungsteam genau weiß, wie es mit dem neuen Format umgehen soll.
  3. Beobachten Sie den Prozess der digitalen Transformation in anderen Ländern, in denen die elektronische Rechnungsstellung bereits in Betrieb ist. Obwohl die Gesetzgebung der einzelnen Länder unterschiedlich ist, zielen die europäischen Gesetze darauf ab, einen einzigen Gesetzentwurf in Europa umzusetzen, der den Austausch von Dokumenten zwischen verschiedenen Ländern ermöglicht. Auf diese Weise erkennen Sie andere Modelle.
  4. Lernen Sie die technologischen Anforderungen des Unternehmens kennen, um Lösungen für die Integration aktueller Managementsysteme oder sogar eines integrierten Abrechnungssystems zu implementieren.
  5. Identifizieren Sie auf der Grundlage der Abrechnungsanforderungen des Unternehmens die Art der benötigten Software: Ihre eigene Software oder einen Technologieanbieter mit Anpassungen?
  6. Vor der Implementierung der elektronischen Rechnungssoftware ist es wichtig, dass Sie über das PEPPOL-Zertifikat, die europäische Norm, die der IT-Planungsrat im April 2018 als verbindlich festgelegt hat, verfügen.
  7.  Führen Sie nach der Implementierung allgemeine Tests mit allen Systemen und Prozessen durch. Es ist an der Zeit, mögliche Anpassungen zu identifizieren oder Elemente aufzunehmen, die ursprünglich nicht in Betracht gezogen wurden.
  8. Benachrichtigen Sie Kunden und Lieferanten über die neuen Änderungen und den Beginn der  elektronischen Rechnungen.
  9. Starten Sie den Betrieb mit der elektronischen Rechnung, befolgen Sie die gesetzlichen Bestimmungen und gehen Sie verantwortungsbewusst mit der Umwelt um.
  10.  Um sicherzustellen, dass alle gesendeten und empfangenen Informationen mit dem Gesetz übereinstimmen, ist es wichtig, tägliche oder monatliche Überprüfungen und Kontrollen über Rechnungsprozesse durchzuführen.

Wenn Sie über die Implementierung eines elektronischen Rechnungssystems in Ihrem Unternehmen nachdenken, sollten Sie wissen, dass Änderungen in den internen Prozessen von Unternehmen Wissen und Zeit erfordern. Aus diesem Grund kommt für die elektronischen Rechnungsstellungen nur ein spezialisierter Technologieanbieter in Frage, der Sie während des Übergangs begleitet und die Mitarbeiter in alle Aktivitäten einbezieht und sie zu Teilnehmern des gesamten Prozesses macht.

B2Brouter ist eines der am weitesten verbreiteten elektronischen Rechnungsprogramme mit PEPPOL-Zertifikat in Europa, das personalisierte Pläne anbietet, die Ihren Bedürfnissen und Anforderungen entsprechen.