Für wen ist die E-Rechnung Pflicht?
Elektronische Rechnungen nutzen doch nur Multinationale Konzerne – glauben viele noch immer. Doch diese Zeiten sind lange vorbei. Die Digitalisierung ist seit den 1980ern weit vorangeschritten und Rechnungen auf Papier werden immer seltener. Die Richtlinie über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen (2014/55/EU) hat hierfür die Grundlagen gesetzt.
Wer nutzt heute schon die E-Rechnung?
Große Konzerne sind bei der Nutzung von elektronischen Rechnungen ganz vorne mit dabei. Viele Händler, die hauptsächlich im Internet Geschäfte machen, verschicken auch an ihre Privatkunden überwiegend Rechnungen in einem digitalen Format (z.B. PDF). Dies ist jedoch keine elektronische Rechnung im eigentlichem Sinne. Eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) ist eine Rechnung, die in einem strukturierten und maschinenlesbaren Datenformat ausgestellt, übermittelt und empfangen wird.
Richtige E-Rechnungen können mehr
E-Rechnungen werden in Europa im XML Format entsprechend der Europäische Norm EN 16931 erstellt. Jedes Unternehmen, das Aufträge von öffentlichen Stellen annimmt, sollte in der Lage sein, elektronische Rechnungen entsprechend der EN 16931 zu verschicken. Bundesministerien und Bundesämter dürfen keine Rechnungen auf Papier mehr annehmen. Von dieser Regelung sind ungefähr 60 % aller Unternehmen in Deutschland betroffen. Und diese 60 % erkennen mittlerweile langsam die Vorteile der E-Rechnung, die sich auch für kleine und mittlere Unternehmen ergeben, sodass die Nutzung immer weiter vorangetrieben wird.
Wer kann E-Rechnungen erstellen?
Während früher noch zwingend ein aufwendiges ERP-System aufgebaut werden musste, können E-Rechnungen heute ohne zusätzlichen Aufwand mit Hilfe von cloud-basierten E-Rechnungsplattformen erstellt werden. B2Brouter bietet mit dem Basic-Paket eine kostenlose Möglichkeit, E-Rechnungen in allen gängigen Standards der EN 16931 zu erstellen und über Netzwerke wie PEPPOL oder auch per E-Mail zu verschicken. Auf diese Weise können auch Selbstständige und Freelancer die Vorteile der E-Rechnung für sich nutzen.
Effektive Plattformlösung
Auf der B2Brouter-Plattform können Sie die Kundendaten sicher speichern, sodass Sie wiederkehrende Rechnungen an den gleichen Kunden mit wenigen Klicks generieren können. Aber auch für Unternehmer, die für jeden Kunden in der Regel nur einen Auftrag haben, bietet die Plattform eine große Vereinfachung bei der Erstellung von elektronischen Rechnungen.
Upgrade jederzeit möglich
Bei höheren Rechnungsvolumina oder für den grenzüberschreitenden Handel lohnt ein Upgrade auf das Professional-Paket oder Business-Paket um die Arbeitsschritte mit den eigenen Systemen besser zu synchronisieren. Spätestens mit dem B2Bconnector und unserem Enterprise-Paket, mit dem der B2Brouter direkt in an ein ERP- oder Abrechnungssystem angebunden werden kann, können sämtliche Stolpersteine in der Unternehmenskommunikation aufgelöst werden.
Für wen ist die E-Rechnung Pflicht?
Bisher gibt es in Deutschland nur die Verpflichtung E-Rechnungen an öffentliche Stellen zu verschicken. Die Verpflichtungen werden von Bund und Ländern in entsprechenden E-Rechnungsverordnungen festgeschrieben (z.B. E-Rech-V des Bundes). Demnach sind mittlerweile alle Bundesbehörden verpflichtet, nur noch elektronische Rechnungen anzunehmen.
Länder und Kommunen ziehen bald nach
Bei Landesbehörden und Kommunen muss die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung häufig noch in der Praxis umgesetzt werden, weswegen Papierrechnungen i.d.R. noch angenommen werden müssen. Da es aber absehbar ist, dass die Pflicht, nur noch elektronische Rechnungen anzunehmen, auch hier bald umgesetzt wird, ist es sinnvoll, bereits jetzt die Umstellung anzugehen.
Annehmen müssen alle Behörden
Eine Rechnung im Format XRechnung (oder auch ZUGFeRD) muss auf jeden Fall von jeder Behörde in Deutschland akzeptiert werden. Wer Geschäftsbeziehungen ins Ausland pflegt, kann auch im B2B-Bereich der E-Rechnungspflicht unterliegen. Für alle italienischen Handelspartner und Unternehmen gilt die Verpflichtung elektronische Rechnungen zu nutzen, mittlerweile auch bei grenzüberschreitenden Geschäften. Die allgemeine Entwicklung in Europa geht also dahin, immer weitreichendere Verpflichtungen zur elektronischen Rechnungsstellung innerhalb des nächsten Jahrzehnts zu etablieren. Die Umstellung auf elektronische Rechnungen lohnt sich daher in jedem Fall für ihr Unternehmen. Es ist eine gute Investition in die Zukunft.