Vad är en e-faktura? E-fakturering i Sverige

Det är ett faktum att tiderna förändras, framförallt vad gäller den tekniska utvecklingen som berör samhället. Numera behöver leverantören inte nödvändigtvis sända fakturor i vare sig pappers- eller- PDF-format till sina kunder, utan idag gäller det elektroniska faktureringsformatet som standard när fakturor ska skickas eller tas emot.

En elektronisk faktura innebär att ett dokument sändes i ett elektroniskt format från en dator till en annan, för att förenkla och förbättra såväl kommunikation som hantering och lagring. Det har möjliggjort att företagen kan strömlinjeforma sin fakturahantering, samt minska kostnader och misstag som beror på den mänskliga faktorn.

Att hantera sin fakturering på detta digitala sätt har blivit relativt vanligt när det kommer till en B2B (Business-To-Business) relation. Däremot har det samtidigt kommit upp frågor gällande hur man på bästa sätt ska sköta e-faktureringen och hur man kan stödja olika fakturaregelverk.

En korrekt skapad e-faktura ska innehålla all information som är nödvändig för att både leverantör och kund ska förstå innehållet. Den ska även vara skapad i ett format som gör det möjligt för köparen att läsa in fakturan i sitt fakturahanteringssystem, samt automatattesteras utan att en administratör ska behöva lägga till någon ytterligare information eller på annat sätt hantera fakturan.

E-fakturor sänds vanligen med hjälp av internetbaserade formulär eller i andra standardformat som utformas med XML eller EDIFACT. Att sända fakturor i format som exempelvis Word, Excel och PDF, eller genom skanning från papper är inte ett riktigt eller korrekt sätt att skapa en e-faktura, vilket alltså inte är vad denna artikel handlar om.

Historia om e-fakturering

E-fakturering har funnits i Sverige i en mängd olika former sedan 1980-talet. Det standardformat som då användes, och som fortfarande används flitigt, kallas EDIFACT (ibland bara benämnt EDI). Oftast var det då starka aktörer inom olika branscher som drev igenom användningen av bland annat e-fakturering från sina leverantörer, om vi till exempel kollar på hur det såg ut inom fordonsindustrin och den offentliga sektorn.

Standarden styrdes och definierades kort och gott av branscherna som tog intresset i fråga och gjorde det verkligt. Dock var inte branschen så pass utvecklad då att fakturorna kunderna appliceras på alla branscher, utan då kunde en e-faktura som exempelvis var gjord för fordonsindustrin inte användas inom andra områden.

För en leverantör kunde det därmed bli kostsamt att införa e-faktura i sitt system om man agerade leverantör inom flera branscher. Detta har varit en av orsakerna till att många företag och branscher har avvaktat med att införa e-faktura, trots de vinster och förbättringar man kan göra. Även den tekniska uppsättningen för överföring av meddelanden har varit ett hinder eftersom det tidigare inte funnits någon bra och gemensam standard.

Runt millennieskiftet började ett annat standardformat, XML, att vinna mark. Denna standard har utvecklats betydligt sen dess och är nu den som bland annat rekommenderas inom den offentliga sektorn. Och då pratar vi inte bara i Sverige, utan faktiskt i hela Europa.

Självklart har många aktörer varit tveksamma till att ändra på ett beteende som man alltid haft, och som också fungerat bra för verksamheten. Det vill säga, att skapa och sända fakturor i pappersform eller som PDF-filer. Men, med tiden mognade standarden, det började stabilisera sig på marknaden, och det blev till slut mer och mer vanligt att använda e-faktura.

Vissa standardformat fungerar numera att använda över och mellan olika branscher. I och med internet har dessutom sättet att överföra e-faktura förenklats avsevärt, vilket såklart också bidragit till att fler och fler företag tagit steget till sig och infört e-faktura i sitt system.

E-faktura i Sverige

I Europa tillkommer allt fler lagar och direktiv som medför en obligatorisk införing av e-faktura för företag inom EU. Ett stort antal länder har redan infört lagkrav på e-faktura vid fakturering till den offentliga sektorn, där bland annat Sverige, Danmark och Norge tillhör dessa. Även Spanien och Storbritannien tillhör ett flertal länder som är entusiastiska till lagkraven, och som inom en snar framtid kommer skapa en egen lag om obligatorisk e-fakturering.

I Sverige lagstiftades det den 1 april 2019 en ny lag som sa att alla inköp som berörde offentlig sektor måste faktureras med elektronisk faktura (e-faktura). Det innebär att alla företag som agerar leverantörer till den offentliga sektorn måste skicka e-fakturor, där PDF inte är ett giltigt format. Lagen säger också att alla offentliga organisationer måste kunna ta emot de fakturor som formaterats enligt det europeiska standardformatet PEPPOL BIS Billing 3.

Lagkravet om att skicka och ta emot e-faktura gäller för alla offentliga upphandlingar som har påbörjats efter den 1 april 2019, inklusive direktupphandlingar. Offentliga upphandlingar som påbörjats innan detta datum omfattas inte retroaktivt av lagen.

Något som kan vara bra att veta om, och även förtydliga, är att e-fakturering som sker mellan aktörer inom den privata sektorn inte berörs av det nya lagkravet. Men eftersom fakturaformatet PEPPOL BIS Billing 3 även fungerar här så börjar fler och fler använda sig av denna gemensamma branschöverskridande standard, oavsett vilken sektor eller bransch företaget tillhör.

Fördelar med e-faktura

Att införa e-faktura innebär ett stort antal fördelar, där man bland annat kan se resultat som tyder på minskade kostnader, bättre cash-flow, minskat manuellt arbete, minskad pappersåtgång, minskad portokostnad, minskade misstag och fel, bättre relation mellan affärspartnerna, bättre tydlighet på fakturorna, tidsbesparing, kortare betalningsvillkor, m.m.

Hur mycket respektive organisation kan förbättra fakturahanteringen och minska kostnaderna genom att byta till e-fakturering beror bland annat på hur pass bra man utnyttjar möjligheterna om att ändra vissa faktorer som rör administrationen, samt hur man väljer att integrera e-faktura i sitt affärs- och fakturahanteringssystem.

Det finns ett flertal verktyg/mjukvaror/VAN-tjänster som ger stöd vid en sådan integration, som inte bara kan hjälpa under processen utan som även kan bidra med fler fördelar och möjligheter. En populär plattform, som i sig är ett mycket bra verktyg för att sända och ta emot e-fakturor är B2Brouter. I plattformen kan man även hantera och integrera en elektronisk orderhantering, bland mycket annat.

Registrera dig gratis och börja fakturera nu!