Guía completa de VeriFactu: Todo lo que necesitas saber
A partir del 2026, el sistema VeriFactu será obligatorio para empresas y autónomos que emitan facturas. Este nuevo reglamento, incluido en la Ley Antifraude, exige el uso de un software homologado que permita enviar facturas verificables a Hacienda. En este artículo te explicamos qué es VeriFactu, cómo funciona y cómo preparar tu empresa para cumplir con esta obligación fácilmente.
¿Qué es el sistema VeriFactu?
El sistema VeriFactu es una nueva medida incluida en la Ley Antifraude que afectará a todas las empresas y autónomos que emiten facturas en España. Establece que, a partir de 2026, deberán utilizar un software de facturación homologado que garantice la integridad y trazabilidad de las facturas.
Este sistema se regula a través del Real Decreto 1007/2023, publicado en el BOE el 6 de diciembre de 2023, que define cómo deben funcionar los programas informáticos utilizados para la facturación. Entre otras cosas, estos programas deben ser capaces de generar registros de facturación protegidos y estandarizados y enviar esos datos a la Agencia Tributaria (AEAT).
El objetivo de VeriFactu es claro: prevenir el fraude fiscal y asegurar que las facturas emitidas no puedan ser manipuladas ni eliminadas. Para ello, los programas de facturación deberán cumplir con requisitos técnicos muy concretos y ofrecer garantías de control y transparencia.
Además, la AEAT podrá acceder directamente a los registros del sistema para verificar que todo se está haciendo conforme a la normativa.
| ✅ En resumen: VeriFactu establece la obligación de utilizar un software de facturación que garantice la integridad de las facturas y permita el envío de los datos en tiempo real a Hacienda. |
¿Cómo funciona VeriFactu?
La idea es que mediante un software certificado, las empresas tengan la capacidad realizar la emisión de facturas verificables directamente a Hacienda, cumpliendo así con la Ley Antifraude.
A continuación, te explicamos de forma simplificada cómo es el proceso:
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Generación del archivo XML VeriFactu
El software crea un archivo estructurado en formato XML con los datos de la factura según el formato técnico establecido por la AEAT. -
Firma y envío del archivo
El archivo se firma electrónicamente y puede enviarse a la AEAT en el momento de emitir la factura. -
Encadenamiento y generación del QR
Cada factura se enlaza con la anterior (encadenamiento) para garantizar su integridad. Se genera un código QR con los datos clave del registro. -
Incrustación del QR en la factura
El código QR debe incluirse en la representación visual de la factura (por ejemplo, en el PDF que se entrega al cliente).
Una vez enviado el archivo, la AEAT puede aceptar o rechazar el registro, y el sistema notifica el resultado al emisor mediante un cambio de estado.
| ℹ️ Importante: Aunque el envío de facturas a la AEAT será voluntario en un principio, todos los software deben estar preparados para cumplir con esta funcionalidad, ya que Hacienda podrá solicitar los registros en cualquier momento. |
¿Qué requisitos debe cumplir un software de facturación certificado VeriFactu?
Para cumplir con el reglamento VeriFactu, el software de facturación debe estar homologado, es decir, debe ajustarse a los requisitos técnicos y funcionales definidos por la Agencia Tributaria en el Real Decreto 1007/2023. Estos requisitos garantizan que las facturas sean íntegras, trazables, inalterables y accesibles para Hacienda.
A continuación, te explicamos las principales exigencias que debe cumplir un software compatible con VeriFactu:
Requisitos funcionales
- Envío de registros a la AEAT:
El software debe tener la capacidad de remitir de forma segura los registros de facturación a la Agencia Tributaria. Además, debe permitir que la AEAT acceda, consulte y extraiga la información cuando lo necesite. - Firma electrónica del fichero:
Los registros generados deben ir firmados electrónicamente para garantizar su autenticidad y origen. - Generación de código hash y encadenamiento:
Cada factura debe incluir una huella digital (hash) que asegure la inalterabilidad y la secuenciación de los registros. - Generación de código QR:
El software debe generar un código QR para cada registro, que incluya un código de factura verificable. - Registro de eventos:
Debe llevar un control de los eventos relevantes del sistema (creación, modificación, envío, errores, etc.). - Declaración responsable del desarrollador:
El proveedor del software debe emitir una declaración responsable que acredite el cumplimiento de los requisitos establecidos por el Real Decreto.
Requisitos técnicos
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Integridad de la información.
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Conservación de los registros durante el periodo legal.
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Accesibilidad de los datos para la AEAT.
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Legibilidad de los registros.
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Trazabilidad de cada operación.
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Inalterabilidad de las facturas una vez generadas.
| ✅ Recuerda: Solo los programas que cumplan con todos estos requisitos y estén debidamente homologados, como B2Brouter, podrán operar conforme al reglamento VeriFactu de forma segura y sin complicaciones. |
¿Qué pasa si mi software no se conecta con la AEAT ?
Algunos proveedores ofrecen soluciones que cumplen solo con parte del reglamento VeriFactu – como la generación del registro estructurado, la firma y el encadenamiento de las facturas- pero no están conectados con la AEAT . Aunque esta es una opción permitida, deja en manos del usuario una parte clave del cumplimiento, lo que puede traducirse en más carga de trabajo y mayor riesgo de errores.
En estos casos, el sistema genera el paquete de facturas conforme al reglamento, pero no realiza el envío automático a Hacienda. El problema es que, si la AEAT solicita esa información, serás tú quien tenga que encargarse de subir manualmente los datos. Esto implica:
- Acceder con tu certificado a la sede electrónica
- Descargar y reunir los paquetes XML correspondientes
- Presentar los registros en el formato exigido, siguiendo los pasos técnicos establecidos por la AEAT
- Perder tiempo y recursos en tareas que podrían automatizarse fácilmente
| ⚠️ Ten en cuenta que elegir un software que no se conecta con la AEAT puede significar más trabajo, más riesgos y más posibilidades de error. Si aún tienes dudas, descubre aquí los pros y contras de utilizar un software no conectado a la AEAT. |
¿Qué datos hay que enviar a la AEAT con VeriFactu?
Para cumplir con el reglamento VeriFactu, el software de facturación debe generar y conservar un registro de facturación estructurado con una serie de datos clave que pueden ser requeridos por la Agencia Tributaria. Estos son algunos de los datos básicos de las facturas que hay que presentar a la AEAT para cumplir con el reglamento:
- Datos fiscales del emisor y del receptor (excepto para facturas simplificadas)
- Número de factura, fecha de expedición y fecha de pago
- Si se trata de una factura rectificativa o sustitutiva, debe indicarse la factura original a la que se refiere.
- Importes de la factura
- Descripción de la operación
- Código de identificación del sistema (software) con el que se expide el registro.
- Fecha y hora de la realización del registro
| 💡 ¿Te interesa conocer todos los campos técnicos del registro de facturación VeriFactu? Consulta qué dice la AEAT sobre VeriFactu para ver el detalle completo. |
¿A quién afecta el sistema VeriFactu en España?
El sistema VeriFactu se aplicará a partir de 2026 a:
1. La mayoría de empresas y autónomos con sede en el territorio común español que emiten facturas.
2. Fabricantes y proveedores de software de facturación, contabilidad o gestión, ya que deberán asegurarse de que sus soluciones cumplen con los criterios técnicos establecidos por la Agencia Tributaria.
¿Quienes están exentos?
Existen algunos casos específicos en los que no se aplica la obligación de VeriFactu:
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Empresas del País Vasco, donde ya está en vigor el sistema TicketBAI en lugar de VeriFactu.
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Contribuyentes que aplican el Suministro Inmediato de Información (SII). Si optan por VeriFactu, no están obligados a remitir el LRFE.
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Sujetos pasivos acogidos al régimen especial de agricultura, ganadería y pesca.
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Actividades excluidas de la obligación de facturar, como algunas operaciones no sujetas al deber de emitir factura según el Reglamento de facturación.
| ✅ En resumen: Si tu empresa está en el territorio común español y emite facturas, deberás cumplir con VeriFactu, salvo que te encuentres en alguno de los supuestos de exclusión mencionados. |
¿En qué se diferencian VeriFactu y TicketBAI?
Tanto VeriFactu como TicketBAI son sistemas diseñados para garantizar la integridad de las facturas y prevenir el fraude fiscal. Ambos exigen que los registros de facturación se generen de forma estructurada, firmada digitalmente, encadenada y con inclusión de un código QR en la factura.
Sin embargo, existen diferencias claves entre ambos sistemas:
| Característica | VeriFactu | TicketBAI |
|---|---|---|
| Ámbito de aplicación | Todo el territorio común de España | País Vasco |
| Obligatoriedad del envío | Voluntario (por ahora) | Obligatorio para todas las facturas |
| Autoridad receptora | Agencia Tributaria (AEAT) | Haciendas forales de Euskadi |
| Inicio obligatorio | 2026 | En vigor desde 2022-2023 (según provincia) |
| Normativa específica | Real Decreto 1007/2023 | Normas forales y ordenanzas provinciales |
Aunque comparten principios técnicos (XML estructurado, encadenamiento, firma, QR), son regímenes independientes y no compatibles entre sí. Las empresas que ya cumplen con TicketBAI no están obligadas a aplicar VeriFactu.
| ℹ️ Importante: Si tu empresa está en el País Vasco y ya trabaja con TicketBAI, no necesitas adoptar VeriFactu. Pero si operas en el resto del territorio nacional, deberás adaptarte a este nuevo sistema a partir de 2026. |
¿Cuándo será obligatorio el reglamento VeriFactu?
El reglamento VeriFactu entrará en vigor de forma escalonada en 2026, con fechas distintas según el tipo de contribuyente. Estas son las fechas que deberías tener en mente:
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29 de julio de 2025
Los desarrolladores de software deben tener sus soluciones adaptadas a VeriFactu. Esto implica que, desde entonces, cualquier software que se comercialice o utilice deberá estar preparado para cumplir con el reglamento. -
1 de enero de 2026
Entrada en vigor de la obligación para empresas y desarrolladores de software. -
1 de julio de 2026
Fecha a partir de la cual la norma será aplicable también a los autónomos.
¿Qué pasa si las empresas no cumplen con el reglamento VeriFactu?
El incumplimiento del reglamento VeriFactu puede tener consecuencias económicas importantes, tanto para los usuarios como para los desarrolladores de software.
- Fabricantes de software: Aquellos software que incumplan con la normativa pueden recibir sanciones de hasta 150.000€ por comercialización de software no conforme o bien 1.000€ por cada licencia vendida no adaptada a VeriFactu.
- Usuarios (empresas y autónomos): Si una empresa o autónomo utiliza un software no homologado, manipula registros de facturación o no conserva los datos conforme a la norma, puede recibir una sanción de hasta 50.000 euros por ejercicio fiscal.
| ⚠️ La AEAT puede solicitar en cualquier momento el acceso al sistema para verificar que cumple con el reglamento. Por eso, es fundamental trabajar con un software homologado desde el inicio. |
¿Cómo prepararse para cumplir con VeriFactu antes del 2026?
Aunque el reglamento VeriFactu será obligatorio a partir de 2026, es fundamental que empresas y autónomos comiencen a prepararse con antelación. Adaptarse a tiempo no solo te permitirá cumplir con la norma sin prisas, sino también evitar errores, interrupciones y posibles sanciones. Pasos que te recomendamos dar para estar listo:
- Elige un software homologado
Asegúrate de trabajar con una solución que cumpla con todos los requisitos técnicos del reglamento: generación de registros estructurados, firma electrónica, encadenamiento, código QR, trazabilidad, etc. - Comprueba que esté conectado con la AEAT
El software debe permitir el envío seguro de los registros a la Agencia Tributaria y gestionar la respuesta de aceptación o rechazo. - Integra la solución con tu sistema de gestión
Si ya usas un ERP, asegúrate de que el software VeriFactu pueda conectarse fácilmente para no duplicar tareas ni procesos. - Centraliza tu operativa
Busca una solución que te permita gestionar el envío, recepción y conservación de facturas desde una sola plataforma. - Empieza a utilizarlo antes de la fecha límite
Implementarlo durante 2024 o 2025 te permitirá familiarizarte con el sistema, formar a tu equipo y asegurar una transición sin contratiempos.
| 💡 Importante: Las facturas creadas en Word o Excel ya no serán válidas. El nuevo reglamento exige el uso de un sistema que garantice trazabilidad, seguridad e integridad en los registros. Si aún usas métodos manuales, este es el momento de dar el paso. |
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