La facturación electrónica supone un gran avance de cara al control y perfecta organización de la facturación de nuestra empresa. Es el sistema ideal para evitar problemas de gasto y para prevenir la morosidad. Como ya hemos comentado en otras ocasiones, la facturación electrónica es obligatoria desde 2015 en las facturas que emitimos a la administración por cuantías superiores a 5000 euros. Pero cada administración a nivel de comunidad tiene sus particularidades de cara a su gestión. Si tienes que realizar facturas con el Gobierno Canario, te recomendamos que leas este artículo. Te explicamos cómo hacerlo paso a paso.

Facturación electrónica con el Gobierno Canario

Recordemos que la factura electrónica es una factura que se expide y recibe en formato electrónico estructurado lo que asegura su legibilidad, autenticidad e integridad, y que tiene los mismos efectos legales que una factura en papel , tal y como lo recoge la web de Gobierno de CanariasEsas facturas electrónicas se remiten a las Administraciones Públicas por medios telemáticos (de un ordenador a otro), como justificantes de la entrega de bienes o la prestación de servicios, y deben estar firmadas con firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido. En la Consejería de Hacienda del Gobierno de Canarias podemos encontrar toda la información con respecto a la emisión y recepción de facturas electrónicas.  Ya sabemos que la factura electrónica debe contener los mismos datos que una factura tradicional, pero con algunas particularidades, como las unidades de referencia que veremos más adelante.

En el momento que tenemos generada nuestra factural, debemos entrar en el punto de entrada de facturas electrónicas de Canarias (PeFAC), que es la web donde debes registrarlas. El sistema remite la factura electrónica al órgano destinatario, simplificando de esta manera el envío de las mismas, pues se centraliza en un único recurso todos los organismos de la comunidad y se unifica el formato de la factura.

Las opciones que ofrece el PeFAC son:

  • Remitir facturas en formato electrónico.
  • Consultar el estado de tramitación de las facturas presentadas.
  • Solicitar la anulación de una factura ya enviada.
  • Descargar la aplicación de generación de facturas electrónicas (formato facturae) del Gobierno de Canarias

Dentro de la misma web podemos consultar las unidades habilitadas en el portal y sus códigos. No olvidemos que dentro de la factura electrónica debemos especificar la unidad a la que estamos dirigiendo la factura. La relación de Unidades DIR3 nos servirá para codificar correctamente los datos del organismo al que dirigimos la factura. Y es que para que la factura electrónica llegue al destinatario correspondiente, se deberá identificar dentro de la misma la oficina contable, el órgano gestor y la unidad tramitadora a la que se dirige.  Estas unidades administrativas, que deben ser unidades del Gobierno de Canarias, se identifican mediante un código, denominado DIR 3. Este directorio lo puedes consultar en su web, y debes estar al tanto pues van actualizando y modificando los datos. Para evitar confusiones y dudas, antes de realizar tu factura no dudes en comprobarlo.

En el momento en que presentas la factura en la web de PeFAC, se produce una entrada automática en el registro electrónico administrativo. Esta entrada genera un acuse de recibo electrónico que acredita la fecha y la hora de presentación, y que se remite electrónicamente las facturas a las Oficinas Contables para su registro en el Registro Contable de Facturas (RCF). Para que el registro sea correcto y no genere errores, el proveedor debe estar dado de alta en la base de datos de terceros acreedores de la Comunidad Autónoma de Canarias.  A través de ese registro se valida que el NIF receptor sea uno de los NIFs de los órganos y entidades integrantes del sector público autonómico y que además tenga relación contractual con el NIF receptor. Estos puntos son claves para garantizar que esa factura es válida y evitar así errores y fraudes.

Para que la factura sea válida, además de lo indicado anteriormente, deberá cumplir los siguientes puntos:

  • Cumplir con el standard facturae v3.2. ó v.3.2.1.
  • No permite la duplicidad de las facturas
  • No permite enviar facturas con fechas posteriores a la actual.
  • El tamaño máximo permitido de una factura electrónica para su presentación no puede superar los 8 MB.
  • Sólo se admitirá como fichero anexo de la factura electrónica los archivos en formato PDF o HTML.

Es importante tener en cuenta que esta administración sólo admite el formato de factura electrónica de Facturae, integrado y perfectamente compatible con B2Brouter. Desde B2Brouter buscamos siempre facilitar al máximo la realización de tus facturas electrónicas. Por eso te ofrecemos un sistema sencillo, intuitivo y fiable al 100% para gestionar tu facturación electrónica.

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