Rechnungsstellung an den Bund über die OZG-RE
Die elektronische Rechnung wird in der Zukunft nicht mehr wegzudenken sein. Bei Rechnungen an Bundesbehörden und die Bundesverwaltung ist es bereits heute Pflicht, diese im digitalen E-Rechnung Format zu versenden. Ermöglicht wird dies unter anderem über die OZG-konforme Rechnungseingangsplattform (OZG-RE), die der Bund eigens dafür ins Leben gerufen hat. Über den Dienst können Lieferanten und Dienstleister Ihre Rechnungen an den Bund übermitteln. Wir zeigen Ihnen, was Sie dabei berücksichtigen müssen.
Was ist die OZG-RE?
Ausgeschrieben steht die Abkürzung für “Onlinezugangsgesetz-konforme Rechnungseingangsplattform”. Aber das Einreichen von Rechnungen ist bei weitem nicht die einzige Funktion der Webanwendung. Rechnungen werden über verschiedene Kanäle entgegengenommen, auf technischer Basis überprüft und anschließend mittels Leitweg-ID an den korrekten Empfänger weitergereicht.
Auf dem Dashboard des Portals haben Sie außerdem die Möglichkeit, den aktuellen Bearbeitungsstand ihrer eingereichten E-Rechnung einzusehen.
E-Rechnungen an die OZG-RE übermitteln
Doch wie gelangen die E-Rechnungen eigentlich in das Portal des Bundes? Hier gilt: Mehrere Wege führen zwar zum Ziel, sind aber auch mit unterschiedlichem Aufwand und Nutzen versehen.
Web-Erfassung
Gerade für Unternehmen mit einem sehr geringen Rechnungsvolumen bietet es sich ggf. an, die integrierte Erfassungsmaske der OZG-RE zu verwenden. Die Rechnung wird nach Angabe aller Daten direkt im Portal erzeugt und weitergeleitet. Es handelt sich hierbei jedoch um einen absoluten Basisservice.
Was die Plattform nicht mitliefert, sind z.B. eine Verwaltungsfunktion, Kontaktmanagement, ein rechtssicheres Archiv zur Rechnungsaufbewahrung, den Rechnungsversand über elektronische Netzwerke, die internationale Rechnungsstellung uvm. Sie können die erzeugte Rechnung lediglich downloaden und selbst auf Basis der rechtlichen Grundlagen archivieren.
Manueller Upload
Wenn Ihre E-Rechnung bereits erstellt ist, Sie aber nicht auf die üblichen Übertragungskanäle zurückgreifen können oder möchten, haben Sie die Möglichkeit diese, nach vorheriger Registrierung, einfach in das Portal hochzuladen, um den Versand zu initiieren.
E-Mail /DE-Mail
Um eine E-Rechnung per E-Mail auf die OZG Plattform zu übertragen, muss ihre E-Mail-Adresse zuvor im Portal mit ihrem Konto verknüpft werden, andernfalls wird die E-Mail nicht ankommen. Pro E-Mail können Sie nur eine einzelne E-Rechnungsdatei versenden und müssen außerdem darauf achten, dass eine Dateigröße von 15 MB nicht überschritten wird.
Übermittlung mit Peppol
Über das Peppol Netzwerk können Sie Ihre Rechnungen direkt aus Ihrem digitalen Rechnungsprogramm oder ERP-System an die OZG-RE senden. Grundsätzlich ist es nicht erforderlich, sich bei der Plattform des Bundes vorab zu registrieren. Allerdings kann der Bearbeitungsstatus von eingereichten Rechnungen in der OZG-RE nur dann abgerufen werden, wenn man den Übertragungskanal Peppol nach erfolgreicher Registrierung freigeschaltet hat und die verwendete Sender-ID verifiziert wurde.
Wir empfehlen unseren Kunden grundsätzlich unseren kostenlosen Peppol Dienst zu nutzen. Mit Peppol können Sie nämlich nicht nur die OZG-RE erreichen, sondern fast alle öffentlichen Behörden in Deutschland und auch europaweit. Mit Peppol können Sie also den Rechnungsversand ganz bequem mit Ihrem bevorzugten Rechnungsprogramm von einem Punkt aus steuern. Dies erleichtert das Rechnungsmanagement und reduziert den Aufwand ganz erheblich.
Wie unterscheiden sich OZG-RE und ZRE?
In ihrer Funktionsweise und Architektur sind beide Plattformen sowohl für Sender als auch Empfänger sehr ähnlich aufgebaut. Der Unterschied findet sich in den angeschlossenen Rechnungsempfängern.
Während die Nutzung des ZRE für alle Einrichtungen der unmittelbaren Bundesverwaltung bereits verpflichtend ist, gestaltet sich die OZG-RE als optionales Angebot des Bundes.
Über die ZRE können Sie Ihre Rechnungen also an staatliche Einrichtungen wie Finanzämter oder das Landespolizeiamt richten. Mittels OZG-RE lassen sich Rechnungen an Einrichtungen senden, die der mittelbaren Bundesverwaltung angehören. Hierzu zählen beispielsweise Stiftungen, Gemeinden oder öffentlich-rechtliche Rundfunkanstalten.
Übermitteln Sie Ihre E-Rechnungen mit B2Brouter bequem an die OZG-RE
Mit der Software von B2Brouter können E-Rechnungen schnell und bequem via Peppol an den Bund übermittelt werden. Die Rechnungen werden im B2Brouter System erstellt, überprüft und an die gewünschten Empfänger versendet. Sie können Rechnungsvorlagen erstellen und häufig verwendete Rechnungsempfänger einfach hinterlegen um noch mehr Zeit zu sparen.
Das System bietet ihnen zusätzlich umfangreiche Funktionen zur Erstellung, Verwaltung, Pflege und Archivierung ihrer Rechnungen und Kontakte sowie den elektronischen Versand über verschiedene Kanäle, sodass sich viele Arbeitsschritte Ihrer Buchhaltung automatisiert und über einen Dienst abwickeln lassen.
Mit B2Brouter sind sie auf alle nationalen und internationalen Szenarien vorbereitet, die die elektronische Rechnungsstellung mit sich bringen kann. Starten Sie jetzt kostenfrei in die Welt der digitalen Rechnungsstellung.