Übermittlung von E-Rechnungen an den Bund – So funktioniert es über die ZRE
Die Übermittlung von elektronischen Rechnungen gewinnt immer mehr an Bedeutung. Die elektronische Rechnungsstellung an den Deutschen Bund ist bereits seit einigen Jahren verpflichtend . Die Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE) des Bundes ermöglicht Lieferanten und Dienstleistern, Ihre Rechnungen unkompliziert und schnell zu übermitteln. Wir zeigen Ihnen, was Sie dabei berücksichtigen müssen.
Warum werden E-Rechnungen zur Pflicht?
Die Antwort auf diese Frage ist einfach: E-Rechnungen sind schneller, effizienter und umweltfreundlicher als die traditionelle Papierrechnung. Durch die Übermittlung von Rechnungsdaten in elektronischer Form können Unternehmen und Behörden viel Zeit und Geld sparen, indem sie Prozesse automatisieren und menschlich verursachte Fehlerquellen reduzieren. Ebenso ermöglicht die Digitalisierung von Rechnungsprozessen eine schnellere Verarbeitung und Zahlung von Rechnungen sowie eine bessere Nachverfolgung von Zahlungen. Auch aus ökologischer Sicht sind E-Rechnungen vorteilhaft, da sie den Bedarf an Papier- und Druckmaterialien reduzieren. Insgesamt bieten E-Rechnungen also auf diversen Ebenen Vorteile für Unternehmen jeder Größe und Branche.
Zur Übermittlung von Rechnungen an den Bund ist das Format XRechnung mittlerweile bis auf wenige Ausnahmen verpflichtend. In Deutschland sollen elektronische Rechnungen zukünftig auch im B2B-Bereich verpflichtend werden. Entsprechende gesetzliche Regelungen hierfür sind bereits auf den Weg gebracht. Es ist also nur noch eine Frage der Zeit, bis elektronische Rechnungen auch im privatwirtschaftlichen Geschäftsverkehr genutzt werden müssen. Schon jetzt Vorbereitungen zu treffen lohnt sich also für die meisten Unternehmen.
Was ist die ZRE?
Eine wichtige Platform, die bei der Übermittlung von E-Rechnungen an den Bund zum Einsatz kommt, ist die ZRE. Die Abkürzung steht für „Zentrale Rechnungseingangsplattform“ und benennt die offizielle Plattform des Bundes, über welche die E-Rechnungen eingereicht und geprüft werden können. Auf dem Dashboard des Portals haben sie außerdem die Möglichkeit, den aktuellen Bearbeitungsstand ihrer eingereichten E-Rechnung einzusehen.
Mittels Angabe der entsprechenden Leitweg-ID können Sie problemlos steuern, wer Ihre Rechnung auf Seite des Bundes empfangen soll. Die Leitweg-ID ist der eindeutige Identifikator eines öffentlichen Rechnungsempfängers. Die Leitweg-ID müssen Sie hierfür von Ihrem Kunden erfragen.
E-Rechnungen an ZRE übermitteln
Doch wie gelangen die E-Rechnungen eigentlich in das Portal des Bundes?
Hier gilt: Mehrere Wege führen zwar zum Ziel, sind aber auch mit unterschiedlichem Aufwand versehen.
Web-Erfassung
Gerade für Unternehmen mit einem sehr geringen Rechnungsvolumen bietet es sich ggf. an, die integrierte Erfassungsmaske der ZRE zu verwenden. Die Rechnung wird nach Angabe aller Daten direkt im Portal erzeugt und weitergeleitet. Es handelt sich hierbei jedoch um einen absoluten Basisservice.
Was die Plattform nicht mitliefert, sind z.B.eine Verwaltungsfunktion, Kontaktmanagement, ein rechtssicheres Archiv zur Rechnungsaufbewahrung, den Rechnungsversand über elektronische Netzwerke, die internationale Rechnungsstellung uvm. Sie können die erzeugte Rechnung lediglich downloaden und selbst auf Basis der rechtlichen Grundlagen archivieren.
Manueller Upload
Wenn Ihre E-Rechnung bereits erstellt ist, Sie aber nicht auf die üblichen Übertragungskanäle zurückgreifen können oder möchten, haben Sie die Möglichkeit diese, nach vorheriger Registrierung, einfach in das Portal hochzuladen, um den Versand zu initiieren.
E-Mail /DE-Mail
Um eine E-Rechnung per E-Mail auf die ZRE Plattform zu übertragen, muss ihre E-Mail-Adresse zuvor im Portal mit ihrem Konto verknüpft werden, andernfalls wird die E-Mail nicht ankommen. Pro E-Mail können Sie nur eine einzelne E-Rechnungsdatei versenden und müssen außerdem darauf achten, dass eine Dateigröße von 15 MB nicht überschritten wird.
Übermittlung mit Peppol
Über das Peppol Netzwerk können Sie Ihre Rechnungen direkt aus Ihrem digitalen Rechnungsprogramm oder ERP-System an die ZRE senden. Grundsätzlich ist es nicht erforderlich, sich bei der Plattform des Bundes vorab zu registrieren. Allerdings kann der Bearbeitungsstatus von eingereichten Rechnungen in der ZRE nur dann abgerufen werden, wenn man den Übertragungskanal Peppol nach erfolgreicher Registrierung freigeschaltet hat und die verwendete Sender-ID verifiziert wurde.
Wir empfehlen unseren Kunden grundsätzlich unseren kostenlosen Peppol Dienst zu nutzen. Mit Peppol können Sie nämlich nicht nur die ZRE erreichen, sondern fast alle öffentlichen Behörden in Deutschland und auch europaweit. Mit Peppol können Sie also den Rechnungsversand ganz bequem mit Ihrem bevorzugten Rechnungsprogramm von einem Punkt aus steuern. Dies erleichtert das Rechnungsmanagement und reduziert den Aufwand ganz erheblich.
Übermitteln Sie Ihre E-Rechnungen mit B2Brouter bequem an die ZRE
Mit der Software von B2Brouter können E-Rechnungen schnell und bequem via Peppol an den Bund übermittelt werden. Die Rechnungen werden im B2Brouter System erstellt, überprüft und an die gewünschten Empfänger versendet. Sie können Rechnungsvorlagen erstellen und häufig verwendete Rechnungsempfänger einfach hinterlegen um noch mehr Zeit zu sparen.
Das System bietet ihnen zusätzlich umfangreiche Funktionen zur Erstellung, Verwaltung, Pflege und Archivierung ihrer Rechnungen und Kontakte sowie den elektronischen Versand über verschiedene Kanäle, sodass sich viele Arbeitsschritte Ihrer Buchhaltung automatisiert und über einen Dienst abwickeln lassen.
Mit B2Brouter sind sie auf alle nationalen und internationalen Szenarien vorbereitet, die die elektronische Rechnungsstellung mit sich bringen kann. Starten Sie jetzt kostenfrei in die Welt der digitalen Rechnungsstellung.