Qu’est-ce qu’une facture électronique ?
Une facture électronique est un document ayant la même validité qu’une facture papier, mais qui est délivré et reçu sous forme électronique, c’est-à-dire dans un format informatique.
Ce type de facture numérique accélère la gestion et garantit la validité, car elle est identique à une facture traditionnelle. Mais quels en sont les avantages ? Chaque type de structure est-il valable ? Répondons aux doutes les plus fréquents concernant ce système de facturation relativement récent.
Le début de la facturation électronique
La facturation électronique est étroitement liée à l’utilisation des nouvelles technologies. Elle est réglementée par l’Arrêté Royal du 17/12/2012, qui régit également les factures papier, et plus récemment par la Loi du 7 avril 2019 relative à la facturation électronique. Depuis 2022, son utilisation est même obligatoire si vous livrez des biens ou des services aux pouvoirs publics. Nous ne pouvons qu’encourager cette évolution.
Quels sont les avantages de la facturation électronique ?
La facturation électronique nécessite moins de papier et facilite la gestion de l’information. Elle peut être facilement intégrée dans un système de gestion entièrement automatisé, en vue d’améliorer la comptabilité et réduire les erreurs.
Elle permet également de diminuer les coûts et l’espace nécessaire grâce à l’archivage simplifié. Enfin, elle améliore également votre service à la clientèle et facilite la lutte contre la fraude. Elle ne présente donc que des avantages pour chaque entreprise.
Quel format pour une facture électronique ?
Une facture électronique est soumise à des règles spécifiques et doit satisfaire à certaines normes légales. Le format le plus utilisé est le PDF, qui est facilement accessible pour tous.
Toutefois, si le destinataire est une entreprise et que l’envoi intervient d’un ordinateur à un autre, le format habituel est le XML. Ce format est une norme des Nations Unies pour l’échange mondial de données électroniques, qui garantit la sécurité, la confidentialité et la véracité des données. Il est crypté et compréhensible pour tout ordinateur équipé du logiciel requis.
Types de factures électroniques
Il existe deux types de factures électroniques :
- Les factures électroniques au format structuré : facilement compréhensible par les systèmes informatiques. Ces factures sont donc cryptées afin d’automatiser la gestion de l’information par l’ordinateur. Voilà pourquoi elles sont généralement établies au format XML ou UBL, le format standard en Belgique et dans la plupart des pays européens.
- Les factures électroniques au format non structuré : il s’agit de factures qui doivent être saisies par le destinataire. Par exemple, un document PDF.
En ce qui concerne les factures électroniques au format structuré, elles sont automatiquement encodées, enregistrées et archivées dès leur réception par l’ordinateur.
Dans le cas des factures électroniques au format non structuré, elles doivent, dès leur réception, être cryptées, enregistrées et archivées par une personne. Pour accélérer les procédures et gagner du temps, le premier type de facture est assurément plus utile.
Établir une facture électronique
C’est le système utilisé qui va déterminer la façon dont une facture électronique est établie. Un PDF requiert une mise en page, une saisie de données et un travail préalable. Des programmes spécifiques tels que B2Brouter vous permettent de générer facilement la nouvelle facture électronique, car un formulaire est créé par le système proprement dit. Par conséquent, vous pouvez établir et enregistrer beaucoup plus rapidement de nouvelles factures.
Puis-je convertir mes factures papier au format électronique ?
Oui tout à fait, en utilisant un scanner. Ce système nécessite toutefois un cryptage ultérieur. L’idéal est d’utiliser un logiciel de facturation électronique qui facilite la création de factures ou permet l’intégration avec votre système de gestion ou ERP.
Quand devez-vous établir une facture électronique ?
Depuis 2022, la facturation électronique est obligatoire dans le cadre de vos contacts avec les pouvoirs publics. Tous les services ou produits à leur facturer doivent faire l’objet d’une facturation électronique. Les sous-traitants doivent également délivrer des factures électroniques aux contractants principaux qui relèvent de la loi sur les marchés publics.
En outre, en Belgique, la facturation électronique B2B (entre entreprises privées) est en passe de devenir une réalité et touchera toutes les entreprises.
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