Wat is een elektronische factuur?
Een elektronische factuur is een document met dezelfde geldigheid als een papieren factuur, maar dat in elektronische vorm wordt uitgereikt en ontvangen. Dus in computerformaat.
Dit type digitale factuur versnelt het beheer en garandeert de geldigheid, want het is hetzelfde als een traditionele factuur. Maar wat zijn de voordelen? Of is elk type structuur geldig? Laat ons de meest voorkomende twijfels over dit relatief nieuwe factureringssysteem beantwoorden.
Het begin van elektronische facturering
Elektronische facturering hangt nauw samen met het gebruik van nieuwe technologieën. Het is geregeld bij Koninklijk Besluit 17/12/2012, dat ook papieren facturen regelt, en meer recentelijk bij Wet van 7 april 2019 voor e-facturatie. Sinds 2022 is het gebruik ervan zelfs verplicht als u aan de overheid levert. Deze evolutie kunnen we allemaal aanmoedigen.
Wat zijn de voordelen van elektronische facturering?
Elektronische facturering verbruikt minder papier en en vergemakkelijkt het beheer van informatie. Het kan gemakkelijk worden geïntegreerd in een volledig geautomatiseerd beheersysteem, wat de boekhouding ten goede komt en fouten vermindert.
Bovendien vallen de kosten weg en elektronische facturen nemen ook minder ruimte in, dankzij de makkelijkere archivering. Tot slot wordt ook uw klantenservice beter en vergemakkelijkt het fraudebestrijding. Allemaal voordelen voor elk bedrijf.
Welk formaat kan een elektronische factuur hebben?
Een elektronische factuur is onderworpen aan specifieke voorschriften en moet voldoen aan bepaalde wettelijke normen. Het meest gebruikte formaat is pdf. Dat is gemakkelijk toegankelijk voor iedereen.
Maar als de ontvanger een bedrijf is en de verzending van computer naar computer gebeurt, is het gebruikelijke formaat XML. Dit formaat is een VN-norm voor wereldwijde elektronische gegevensuitwisseling, dat de veiligheid, privacy en waarheidsgetrouwheid van de gegevens garandeert. Het is gecodeerd en begrijpelijk voor elke computer met de juiste software.
Soorten elektronische facturen
Er zijn twee soorten elektronische facturen:
- Elektronische facturen in gestructureerd formaat: gemakkelijk te begrijpen door computersystemen. Dus: ze zijn gecodeerd om het informatiebeheer door de computer te automatiseren. Daarom worden ze meestal opgesteld in XML of UBL, het standaardformaat in België en het overgrote deel van Europa.
- Elektronische facturen in ongestructureerd formaat: dit zijn facturen die door de ontvanger moeten worden getypt. Bijvoorbeeld een pdf-document.
Bij elektronische facturen in gestructureerd formaat worden ze bij ontvangst door de computer automatisch gecodeerd, geregistreerd en gearchiveerd.
In het geval van elektronische facturen in ongestructureerd formaat moeten zij, zodra zij zijn ontvangen, door een persoon worden gecodeerd, geregistreerd en gearchiveerd. Als we procedures en tijd willen versnellen, is het eerste type ongetwijfeld nuttiger.
Een elektronische factuur maken
Hoe een elektronische factuur tot stand komt, hangt af van het gebruikte systeem. Een pdf vereist opmaak, gegevensinvoer en voorafgaand werk. Bij specifieke programma’s zoals B2Brouter kan u de nieuwe elektronische factuur gemakkelijk genereren. Want het systeem maakt zelf een formulier. Zo maakt en registreert u nieuwe facturen aanzienlijk sneller.
Kan ik mijn papieren facturen omzetten in elektronisch formaat?
Jazeker. Met een scanner. Maar dit systeem vereist latere versleuteling. Idealiter gebruikt u elektronische factureringssoftware die de aanmaak van de factuur vergemakkelijkt of integratie met uw beheersysteem of ERP mogelijk maakt.
Wanneer moet u een elektronische factuur aanmaken?
Sinds 2022 is elektronische facturering verplicht bij uw contacten met de overheid. Alle diensten of producten die op hun naam moeten worden gefactureerd, moeten elektronisch worden gefactureerd. Ook onderaannemers moeten elektronische facturen uitreiken aan hoofdaannemers die onder de aanbestedingswet vallen.
Bovendien komt B2B e-facturering (tussen particuliere ondernemingen) in België zeer dichtbij en zal het alle ondernemingen raken.
Als u een elektronische factuur moet uitreiken, probeer dan onze gratis software voor elektronische facturering te gebruiken. Snel en gemakkelijk.