Comment envoyer une facture électronique à une commune ?

En Flandre, depuis janvier 2017, vous devez établir une facture électronique au format Peppol si vous devez envoyer une facture à un service public. Cette règle s’applique à l’ensemble de la Belgique depuis novembre 2022.

Par conséquent, si vous établissez une facture au nom d’une autorité publique telle que l’administration générale, les conseils communaux ou les universités, il doit s’agir d’une facture électronique.

Sommes-nous tous obligés d’utiliser cette méthode ? Oui, tous les fournisseurs qui ont livré des biens ou des services aux pouvoirs publics doivent délivrer et envoyer la facture correspondante au format électronique. 

Mais comment établir une facture électronique à une commune ? Comment réaliser ces procédures efficacement et en toute sécurité avec les pouvoirs publics ? Voyons cela ensemble.

Comment délivrer une facture électronique à une commune ?

Une facture électronique est identique à une facture ordinaire. Toutefois, le fichier informatique généré doit être un fichier XML de type facture avec une signature électronique, qui garantit l’intégrité du contenu de la facture. 

Un programme tel que B2Brouter vous permet de créer ces documents facilement, rapidement et en toute sécurité. À l’instar d’une facture ordinaire, vous devez y mentionner correctement des données telles que le numéro de TVA, le nom de l’entreprise, le montant et la TVA. 

Comment envoyer une facture électronique au format facture aux pouvoirs publics ?

L’essentiel est de disposer d’un système d’expédition garantissant une livraison correcte et fiable. 

B2Brouter a simplifié ce processus pour une livraison rapide et en toute sécurité. L’outil en ligne de B2Brouter, autorisé et reconnu par les pouvoirs publics, vous permet d’effectuer toutes les démarches nécessaires. 

Vous établissez la facture électronique en saisissant les données requises et en l’associant à l’administration à laquelle vous devez envoyer la facture. 

1. Lors de la création d’une facture, vous devez encoder le client ou en créer un nouveau. Saisissez le numéro de TVA du client, c’est-à-dire l’administration ou l’autorité publique à laquelle vous souhaitez envoyer la facture, par exemple une commune. Généralement, le système va le reconnaître et compléter les données existantes de l’entité publique identifiée.
   
2. Le programme B2Brouter complète l’ID Peppol. Ces données sont consultées dans le répertoire Peppol. 
   
3. Une fois que les informations générales de la facture et les données spécifiques du client ont été complétées, nous pouvons sauvegarder la facture ou l’envoyer via le réseau Peppol. B2Brouter est un point d’accès certifié Peppol. Lorsque la transmission est terminée, B2Brouter se charge d’envoyer la facture électronique via le réseau Peppol qui l’achemine vers le point d’accès du destinataire de la facture.
   
4. Le système B2Brouter vous permet de vérifier le statut de la facture électronique et les erreurs éventuelles dans le processus de transmission, afin d’accélérer l’encaissement de la facture et de minimiser les erreurs ou retards. Par ailleurs, vous pouvez sauvegarder facilement une copie de la facture au format PDF ou dans un fichier XML ou UBL de type facture.

Envoyez vos factures électroniques à des communes partout en Belgique

Les utilisateurs de B2Brouter envoient des factures électroniques à la ville de Bruxelles, à Diest et aussi au Gouvernement flamand.