E-facturation et services publics : le guide

La législation actuelle exige des fournisseurs des services publics qu’ils envoient uniquement des factures électroniques pour la vente de leurs produits ou services. Qu’en est-il exactement de la facturation électronique pour l’administration publique ?

e-facturation : le format dépend du destinataire

Les factures électroniques doivent être établies dans un format électronique structuré qui varie d’un destinataire à l’autre. Il s’agit d’un format de fichier que les programmes informatiques peuvent interpréter mais qui est difficile à comprendre et ne peut être créé par un utilisateur final.

En Belgique, on utilise le format UBL mais l’administration publique exige l’utilisation du format européen PEPPOL. Dans d’autres pays, on utilise également le format UBL mais avec des spécificités locales et des critères supplémentaires. En Espagne, on utilise le format Facturae.

Les services publics n’accepteront pas de factures qui n’auront pas été établies dans le format prescrit par la législation de leur pays.

Codes de routage

Souvent, les factures électroniques contiennent des informations spécifiques et obligatoires pour pouvoir être traitées correctement. Par exemple, les factures électroniques espagnoles doivent obligatoirement indiquer les codes DIR3. Pour les factures électroniques européennes, le code d’identification Peppol est obligatoire. En Belgique, l’Autorité Peppol belge conseille d’utiliser le numéro d’entreprise ou BCE comme identifiant Peppol.

Les factures qui ne contiennent pas de codes de routage ne peuvent pas être enregistrées et ne peuvent, par conséquent, ni être traitées ni être payées.

Signature numérique

Dans certains cas, les factures électroniques doivent être signées avec un certificat numérique. Par exemple, si une facture électronique est envoyée à une instance publique espagnole, elle doit être signée électroniquement.

Les factures qui n’ont pas été signées ne peuvent pas être enregistrées et par conséquent, elles ne peuvent être ni traitées ni payées.

Méthode d’envoi

Il existe plusieurs réseaux (inter)nationaux qui permettent d’envoyer des factures électroniques. Ils varient en fonction du lieu de résidence du destinataire et de la législation du pays.

La plupart des services publics belges récupèrent leurs factures d’achat électroniques sur la plateforme Mercurius à laquelle ils accèdent via le réseau Peppol. En France, cela se fait par Chorus Pro, en Italie par SDI, etc.

Les factures électroniques envoyées par e-mail ou d’autres réseaux n’appartenant pas à l’administration bénéficiaire ne sont pas acceptées.

B2Brouter : facturation électronique en toute simplicité

B2Brouter est une plateforme basée sur le cloud liée aux services publics (inter)nationaux qui permet de générer et d’envoyer facilement des factures électroniques :

Facilité d’accès à la facturation électronique

Toute entreprise peut répondre à l’obligation de facturation électronique en s’inscrivant gratuitement sur B2Brouter et ainsi passer à la digitalisation.

Création de clients en quelques clics

Tout ce qu’il vous faut, c’est le numéro de TVA du destinataire de la facture. Le répertoire d’entreprises de B2Brouter complètera automatiquement les données fiscales ainsi que le mode d’envoi de la facture électronique.

L’expéditeur de la facture ne doit pas se soucier de l’aspect technique comme les réseaux ou les formats.

Ajouter les codes de routage à la facture

Créer une facture électronique est très facile. L’utilisateur doit compléter un formulaire avec les données correspondantes et sélectionner les codes de routage. Grâce au répertoire des entreprises, B2Brouter indique les codes de routage pour le client à qui est destinée la facture.

Signature numérique sur la facture

Avec B2Brouter, il est possible de signer les factures avec une signature autorisée ou un certificat. Il suffit à l’utilisateur de choisir le type de signature à utiliser. Le système signe la facture avant de l’envoyer.

Envoyer la facture dans le bon format

Un seul clic suffit à l’utilisateur pour envoyer la facture électronique. B2Brouter l’envoie ensuite dans le format choisi par le destinataire, via le bon réseau, sans que l’expéditeur n’ait à s’en soucier.

Plus d’infos sur la facturation en ligne pour les services publics ? Une question ? Contactez-nous : nous nous ferons un plaisir de vous aider !