Så här sänder du dina elektroniska fakturor på rätt sätt

Två av de största utmaningarna många leverantörer har med e-fakturering är dels att säkerställa att fakturan levereras korrekt till kunden och dels att rätt referenser används så att fakturan kan behandlas snabbt.

Även om det finns en europeisk standard för e-fakturering har fortfarande många länder sina egna nationella plattformar. Om du är i Italien, måste du använda SDI, i Frankrike Chorus Pro och i Spanien används anslutningspunkterna FACe och eFACT. Beroende på ländernas olika plattform, måste leverantören i fakturan använda rätt identifierare såsom Codice Fiscale i Italien, Siret nummer i Frankrike eller CIF i Spanien.

För länder som använder Peppol, ex vis Sverige, Norge, Tyskland, Belgien och Kroatien, ärdet  mer rättframt. Peppol, som tillhandahåller ett säkert nätverk för handelspartner, har ett automatiskt protokoll för att hitta rätt adress. Varje mottagare i nätverket använder en unik identifierare (ofta kallad ”Peppol-ID”). Denna identifierare kan jämföras med mottagarens ”elektroniska adress”.

De flesta tjänsteleverantörer som ex vis B2Brouter är anslutna till dessa nätverk och kan hjälpa leverantörerna att skicka de elektroniska fakturorna korrekt.

Men i allmänhet är detta inte tillräckligt för att din faktura ska adresseras rätt inom mottagarens organisation. De flesta offentliga organisationer i Europa (och många stora privata företag också) har genomfört interna routningssystem för att möjliggöra dirigering av fakturorna inom den egna organisationen. Koden (ofta en beställarreferens) för att utföra den här interna routningen (addresseringen) är inte standardiserade och kan ibland vara svåra att få från kunden.

Och det tråkiga med detta är att om du inte har med rätt beställarreferens, försenas behandlingen av fakturan eller i värsta fall avvisas den och betalning dröjer.

Det finns många exempel på interna routing system: I Frankrike använder vissa organisationer Code Service, i Tyskland kan en organisation ha många Leitweg-ID, i Spanien finns det flera uppsättningar dir3-koder för att identifiera en specifik organisatorisk enhet och i Kroatien de använder OIB nummer.

I B2Brouter är vi medvetna om dessa utmaningar, och det är därför vi har skapat B2Brouter Directory. Detta nya B2Brouter Directory samlar all denna interna routinginformation (beställarreferenser) och kan se till att dina elektroniska fakturor levereras korrekt. Katalogen expanderar kontinuerligt, och med B2Brouter kan du hämta (eller verifiera) din kunds uppgifter och som ett resultat ha en mycket bättre chans att få din faktura accepterad och betald i tid.

Oriol Bausà

CEO B2Brouter