Wat is het Mercurius platform?: werking, voordelen, beperkingen en alternatieven
In België moeten bedrijven die elektronische facturen (e-invoicing) aan overheidsinstanties willen versturen, gebruikmaken van een gecertificeerd platform. Het Mercurius platform werd door de Belgische overheid opgezet als antwoord op de verplichting om facturen elektronisch te verzenden in B2G-relaties (Business to Government), en biedt een gratis, gecentraliseerde en gereguleerde oplossing om aan deze eis te voldoen.
Toch, ondanks dat het een toegankelijke oplossing is, kent Mercurius een aantal belangrijke beperkingen voor bedrijven, wat de elektronische facturatie onnodig complex kan maken. Gedurende het artikel leggen we uit hoe dit platform werkt, wat de belangrijkste voordelen en beperkingen zijn, en welke opties je kunnen helpen om je elektronische facturatie efficiënter te beheren.
Wat is het Mercurius-platform en hoe werkt het?
Het Mercurius portaal is een centraal toegangspunt voor het ontvangen en doorsturen van elektronische facturen die bestemd zijn voor Belgische overheidsinstellingen. Bedrijven kunnen hun facturen handmatig uploaden in een gestructureerd formaat (meestal Peppol BIS), waarna deze worden doorgestuurd naar de bevoegde instantie. Wat veel gebruikers niet weten, is dat het Mercurius platform gebruikmaakt van het Peppol-netwerk, een gestandaardiseerd Europees netwerk voor het veilig verzenden van elektronische documenten. Deze koppeling garandeert dat de facturen worden verzonden in het UBL-formaat (Universal Business Language), zoals vereist door de regelgeving.
Op het eerste gezicht lijkt het gebruik van Mercurius Peppol eenvoudig: leveranciers maken hun facturen aan in hun eigen boekhoud- of ERP-systeem, maar moeten vervolgens exact dezelfde informatie opnieuw invoeren in Mercurius om deze aan te passen aan het vereiste UBL-formaat en te verzenden via het Peppol-netwerk.
Het proces verloopt in de volgende stappen:
- Inloggen op het platform: Het bedrijf meldt zich aan op het Mercurius-portaal.
- Handmatige invoer of uploaden van een XML-bestand met de factuurgegevens.
- Bevestigen van de verzending via het systeem.
Hoewel deze methode technisch voldoet aan de wettelijke eisen, zorgt het handmatig dupliceren van gegevens voor een onnodige extra werklast. Dit verhoogt het risico op fouten en belemmert de efficiëntie, vooral bij bedrijven met een hoger facturatievolume of bestaande ERP-integraties.
Hieronder leggen we visueel uit hoe het proces van elektronische facturatie via het Mercurius platform in België werkt:
Voordelen van het Mercurius platform
Het Mercurius platform, ontwikkeld door de Belgische overheid, heeft als doel om bedrijven te ondersteunen bij het voldoen aan de verplichtingen rond e-invoicing B2G (business to government). Hoewel het platform belangrijke beperkingen kent, biedt het in bepaalde situaties enkele voordelen.
- Basisnaleving van de regelgeving: Aangezien het een officiële overheidsoplossing is, garandeert Mercurius dat de verzonden facturen aan overheidsinstanties voldoen aan de technische en wettelijke vereisten voor e-facturatie in België. Er bestaan echter ook andere oplossingen voor elektronische facturatie, zoals B2Brouter, die aan dezelfde regelgeving voldoen én bijkomende functionaliteiten bieden, zoals B2B- en/of internationale facturatie.
- Gratis toegang zonder licentie: Het gebruik van Mercurius is kosteloos, wat handig kan zijn voor kleine ondernemingen of zelfstandigen die slechts af en toe facturen moeten sturen naar de overheid en geen nood hebben aan geavanceerde functies of B2B-facturatie naar andere bedrijven binnen of buiten België.
- Verbinding met Peppol: Via het Peppol-netwerk kunnen facturen worden verzonden in het gestructureerde UBL-formaat, conform de Europese normen. Het gebruik van Mercurius is echter uitsluitend beperkt tot het verzenden van facturen naar Belgische overheidsinstellingen.
- Gecentraliseerd verzendpunt: Het platform fungeert als een centraal kanaal voor het versturen van e-facturen naar alle Belgische overheidsdiensten, waardoor bedrijven niet voor elke instantie een apart portaal hoeven te gebruiken.
Wat zijn de beperkingen van e-invoicing via Mercurius?
Dit systeem is vooral bedoeld voor organisaties die een beperkt aantal facturen beheren. Het proces vereist dat bedrijven inloggen op het platform, de gegevens handmatig invoeren of een XML-bestand uploaden, en vervolgens de verzending bevestigen. Hoewel het voldoet aan de wettelijke vereisten, is het niet ontworpen om te integreren met ERP-systemen of om werkstromen te automatiseren, wat de bruikbaarheid beperkt in meer geavanceerde bedrijfsomgevingen.
Bovendien biedt het platform geen geavanceerde functies zoals automatische foutvalidatie, realtime statusupdates of analytische rapporten. Dit kan het beheer van de elektronische facturatie bemoeilijken voor bedrijven met een intensieve administratieve werking.
De belangrijkste beperkingen van het Mercurius portaal zijn onder andere:
- Complex gebruik: Het platform is niet intuïtief en moeilijk te gebruiken, vooral voor bedrijven zonder gespecialiseerd personeel in elektronische facturatie.
- Enkel gebruik voor overheidsinstellingen: Mercurius laat alleen toe om elektronische facturen te verzenden naar publieke instellingen in België, wat het gebruik beperkt voor bedrijven die ook aan particuliere klanten factureren.
- Zal niet bruikbaar zijn onder de nieuwe B2B-regelgeving: In de toekomst zal Mercurius enkel kunnen worden gebruikt tussen overheidsinstellingen, wat de toepasbaarheid ervan voor bredere zakelijke omgevingen verder beperkt.
- Dubbele verwerking: Bedrijven moeten hun facturen eerst in hun eigen systeem aanmaken en vervolgens opnieuw handmatig invoeren in Mercurius. Dit proces is traag, foutgevoelig en inefficiënt.
- Geen integratie met andere systemen: In tegenstelling tot andere oplossingen ondersteunt het systeem van Mercurius e-invoicing geen soepele integratie met ERP- of boekhoudsoftware, wat automatisering belemmert, de werkstroom vertraagt en vaak leidt tot dubbele handelingen.
Verschillen tussen Mercurius en Peppol
“Mercurius Peppol” is een van de meest gezochte termen onder bedrijven die het Mercurius-platform willen gebruiken. Hoewel ze vaak met elkaar worden verward, zijn het Mercurius platform en het Peppol-netwerk niet hetzelfde.
Mercurius is een platform van de Belgische overheid, specifiek bedoeld voor het verzenden van elektronische facturen (e-invoicing) naar overheidsinstanties binnen België. Het is uitsluitend voor dit doel ontworpen en heeft een vrij beperkte functionaliteit.
Peppol daarentegen is een internationaal netwerk waarmee elektronische facturen kunnen worden verzonden naar bedrijven en organisaties in andere landen. Via dit netwerk kunnen documenten veilig en in gestandaardiseerde formaten zoals UBL worden uitgewisseld.
In werkelijkheid maakt Mercurius gebruik van het Peppol-netwerk als transmissiekanaal, maar het gebruik ervan blijft beperkt tot nationale communicatie. Het is vooral geschikt voor bedrijven die slechts af en toe elektronische facturen naar de Belgische overheid sturen. Daarom geldt: als een bedrijf zaken doet buiten België, een groot facturatievolume heeft of zijn facturatieproces wil automatiseren, is het aan te raden om te kiezen voor een flexibelere oplossing die rechtstreeks met Peppol is verbonden.
Gratis alternatief voor Mercurius platform: waarom kiezen voor B2Brouter?
B2Brouter is een gecertificeerd platform voor elektronische facturatie dat een krachtig, eenvoudig en gratis alternatief biedt voor het exclusieve gebruik van het Mercurius portaal. Het is geschikt voor bedrijven van elke omvang en sector, en maakt het mogelijk om elektronische facturen te versturen naar zowel de Belgische overheid als naar privébedrijven wereldwijd.
In tegenstelling tot andere tools is B2Brouter ontworpen om zich aan te passen aan de specifieke behoeften van elke organisatie, van kleine ondernemingen tot grote bedrijven. Naast het bieden van alle voordelen van het Mercurius portaal, biedt B2Brouter extra functionaliteiten die elektronische facturatie eenvoudiger maken:
Voordelen van B2Brouter
- Gebruiksvriendelijkheid: in tegenstelling tot Mercurius is B2Brouter intuïtief en gebruiksvriendelijk, zodat elk bedrijf zijn facturen kan beheren zonder technische kennis.
- Facturen verzenden naar publieke en private klanten: met B2Brouter kunnen bedrijven facturen versturen naar overheidsinstellingen én privéklanten, wat de flexibiliteit van het platform vergroot.
- Integratie met ERP-systemen: B2Brouter integreert eenvoudig met boekhoudsoftware en ERP-systemen, waardoor dubbele gegevensinvoer wordt vermeden en fouten worden verminderd.
- Tijdbesparing en efficiëntie: door het automatiseren van de omzetting naar UBL-formaat en het verzenden via Peppol, bespaart B2Brouter tijd en middelen, zodat bedrijven zich kunnen concentreren op hun kerntaken.
In plaats van gegevens handmatig te dupliceren in Mercurius, kunnen bedrijven B2Brouter gebruiken om facturen snel en moeiteloos aan te maken, te bewerken en te verzenden. B2Brouter is dus een ideale aanvulling op het Mercurius-portaal en biedt meer flexibiliteit en snelheid in het facturatieproces, zonder de nadelen van het openbare platform.
In tegenstelling tot andere tools is B2Brouter ontworpen voor uiteenlopende bedrijfsbehoeften, van gratis occasioneel gebruik voor zelfstandigen of kleine ondernemingen tot integratieplannen voor bedrijven met een hoog facturatievolume. De intuïtieve interface en meertalige ondersteuning versterken de toegankelijkheid van het platform.
Vergelijking tussen Mercurius en B2Brouter
| Kenmerk | Mercurius platform | B2Brouter |
| Verzending naar Belgische overheden | ✅ | ✅ |
| Gebruiksvriendelijkheid | ❌ | ✅ |
| Factuurvolume | ✅ Onbeperkt, maar elke factuur moet handmatig één voor één worden aangemaakt en verzonden |
✅ Onbeperkt met mogelijkheid tot bulkverzending via integratie met je boekhoud- of ERP-systeem |
| Handmatige aanmaak en verzending van facturen | ✅ Alleen via het portaal, één voor één |
✅ Via webinterface |
| Bulkcreatie en -verzending van facturen | ❌ Niet beschikbaar |
✅ Via integratie met ERP of boekhoudsoftware |
| Integratie met ERP- en beheersystemen | ❌ | ✅ |
| Internationale facturatie (Peppol) | ❌ Alleen België |
✅ Internationaal via Peppol, in overeenstemming met lokale en internationale regelgeving |
| Voorbereid op Belgische B2B-e-facturatienormen | ❌ | ✅ |
| Kosten | ✅ Gratis |
✅ Gratis optie voor kleine bedrijven en premium plannen beschikbaar voor bedrijven met grotere behoeften |
| Ondersteuning bij vragen en problemen | ❌ | ✅ Persoonlijke ondersteuning door een gespecialiseerd klantendienstteam |
| Ontvangst, beheer, archivering en opvolging van e-facturen | ❌ | ✅ |
Conclusie
Hoewel het Mercurius platform een officiële oplossing is die voldoet aan de regelgeving voor elektronische facturatie in België, ervaren veel bedrijven beperkingen en een gebrek aan flexibiliteit bij het gebruik ervan. B2Brouter, met ervaring in samenwerking met duizenden bedrijven in België, Europa en daarbuiten, begrijpen we deze uitdagingen en bieden we een complete, moderne en toegankelijke oplossing.
Ons platform stelt bedrijven in staat om elektronische facturen te verzenden naar zowel overheidsinstanties als particuliere klanten, in overeenstemming met de huidige B2G-regelgeving én de toekomstige B2B-verplichtingen. Dit betekent dat je geen verschillende systemen hoeft te leren gebruiken: met één enkele tool beheer je al je facturatie veilig en centraal.
Bovendien kunnen grotere bedrijven hun bestaande systemen blijven gebruiken dankzij onze API, waarmee ze hun facturatie kunnen automatiseren zonder hun interne processen te wijzigen.
En dat alles ondersteund door onze rol als officieel, veilig en gecertificeerd Peppol Access Point, wat volledige wettelijke naleving en internationale interoperabiliteit garandeert.
En het belangrijkste: of je nu een grote onderneming bent of een zelfstandige of klein bedrijf, bij B2Brouter kun je altijd rekenen op de ondersteuning van een gespecialiseerd team dat je persoonlijk begeleidt bij elke stap van het proces.
Start gratis