Verplichte elektronische facturatie breidt uit in België
Het nieuwe Koninklijk Besluit over elektronische facturatie implementeert nieuwe functies aangaande de verplichte elektronische facturering in België. Dit heeft een impact op alle leveranciers aan de Belgische overheidsinstanties.
De verplichting is voorlopig enkel op federaal niveau van kracht. Toch wordt de nieuwe regeling geleidelijk toegepast. Ook wanneer leveranciers op regionaal en lokaal niveau moeten factureren.
In dit artikel ontdekt u hoe u zich voorbereidt op de nieuwe verplichte e-facturatiewet in België:
Elektronische facturatie in België
De huidige e-facturatieregelgeving in België is complex. Want ze verschilt naargelang de regio en de typologie van de te factureren overheidsinstantie. Momenteel is het gebruik van e-facturering alleen verplicht voor B2G-transacties, wanneer de ontvanger een overheidsinstantie is en alleen in bepaalde regio’s.
De Belgische regering besliste om vooruit te lopen op de Europese Richtlijn 2014/55/EU over elektronische facturatie. Het doel van die richtlijn: elektronische facturatie aanmoedigen bij EU-landen.
Sinds 2016 is, naast de verplichting op federaal niveau, het Vlaams Gewest ook begonnen met het promoten van het gebruik van elektronische facturatie. Ook al was de federale wet toen nog niet van kracht, toch heeft Vlaanderen gewerkt aan de invoering van elektronische facturatie in B2G-transacties.
Verplichte e-facturatie voor facturatie aan openbare lichamen
Momenteel heeft het Koninklijk Besluit deze elektronische facturatieregeling uitgebreid, die geleidelijk alle leveranciers van de openbare administraties zal treffen, ongeacht het bedrag van de facturen, de aard van de overheidsontvanger of het gewest. Gevolg: de federale, regionale en lokale overheden zullen vanaf de goedkeuring van de wet de ontvangst en het beheer van elektronische facturen bij alle transacties moeten aanvragen en voorbereid moeten zijn.
De implementatie van de verplichte elektronische facturatie in België gebeurt in verschillende fasen, namelijk:
Fase 1 van verplichte e-facturatie in België (1/11/2022)
Inschrijvingen boven EU-drempels
De bedrijven die betrokken zijn bij aanbestedingen boven de EU-drempels zullen 6 maanden na de publicatie van het Koninklijk Besluit elektronische facturen moeten uitreiken aan hun klanten in de overheidssector.
Fase 2 van verplichte e-facturatie in België (1/05/2023)
Offertes boven € 30.000 (excl. btw)
De bedrijven die betrokken zijn bij aanbestedingen van meer dan € 30.000, zullen 12 maanden na de publicatie van het Koninklijk Besluit elektronische facturen moeten uitreiken aan hun klanten in de overheidssector.
Fase 3 van verplichte e-facturatie in België (1/11/2023)
Alle offertes
Alle bedrijven die bij een aanbesteding betrokken zijn, zullen 18 maanden na de publicatie van het Koninklijk Besluit elektronische facturen moeten uitreiken aan hun klanten in de overheidssector.
Hoe elektronische facturen naar de Belgische overheid sturen
De Belgische regelgeving heeft de Europese norm voor elektronische facturatie aangenomen. Dit betekent dat wanneer een leverancier van overheidsdiensten een elektronische factuur wil uitgeven, hij dit moet doen in UBL (XML)-formaat en via het Peppol-netwerk. Dat is een open en internationaal netwerk, dat de uitwisseling van elektronische documenten tussen bedrijven over de hele wereld mogelijk maakt.
Om een elektronische factuur via het Peppol-netwerk te kunnen verzenden, moeten zowel de afzender als de ontvanger geregistreerd zijn in een Peppol Certified Access Point, waarmee ze de uitwisseling van elektronische documenten kunnen beheren volgens de vastgestelde normen. Als gevolg hiervan hebben leveranciers aan openbare instellingen in België twee opties om te voldoen aan deze verordening:
Maak en verzend de elektronische factuur via het Mercurius-platform.
De federale overheid heeft bedrijven een gratis platform met de naam Mercurius ter beschikking gesteld, zodat ze aan de regelgeving kunnen voldoen. Dit platform maakt het mogelijk om de elektronische factuur in het juiste formaat (UBL) te genereren en naar de ontvanger te sturen, in overeenstemming met de eisen en normen die de regelgeving stelt.
Ondanks dat het een hulpmiddel is van de overheid, heeft het bepaalde beperkingen waardoor het over het algemeen een niet-functionele optie is voor de overgrote meerderheid van bedrijven:
- Het laat je enkel toe om facturen te versturen naar bepaalde publieke ontvangers in België.
- Het is niet erg gebruiksvriendelijk.
- Dubbel werk: bedrijven moeten normaal gesproken de factuur vanuit hun systeem aanmaken en de elektronische factuur vanuit Mercurius. Bovendien is het niet mogelijk om beide systemen aan te sluiten.
Gebruik een e-factuurprovider die is aangesloten bij de Belgische administratie.
Er zijn gespecialiseerde alternatieven waarmee bedrijven al hun elektronische facturatie vanuit één tool kunnen beheren. Deze applicaties zijn ontworpen om elektronisch facturatiebeheer flexibel, eenvoudig, wereldwijd en toegankelijk te maken voor bedrijven en freelancers.
B2Brouter is een voorbeeld. Het is een open, online platform dat het beheer van alle soorten elektronische documenten mogelijk maakt met openbare en particuliere bedrijven over de hele wereld. Onder hen de Belgische overheid.
Waarom werken met B2Brouter?
- Voldoet aan de verplichte elektronische facturatieregelgeving in België.
- Het maakt het mogelijk om verbinding te maken met klanten en leveranciers, publiek en privaat, nationaal en internationaal. Inclusief alle openbare curatoren in België.
- Het heeft een gratis versie voor bedrijven om de overstap naar elektronische facturering te starten.
- Het maakt de uitgifte en ontvangst van elektronische facturen mogelijk, evenals het beheer van andere elektronische documenten zoals offertes, bestellingen en leveringsbonnen.
- Staat de ontvangst van wijzigingen in de factuurstatus toe.
- Het biedt een ondersteuningsservice om twijfels, problemen en fouten op te lossen.
- Het is gebruiksvriendelijk.
- Het heeft een geverifieerde directory van openbare bedrijven. Dit betekent dat het een eenvoudige creatie van de klant mogelijk maakt zonder dat u zich zorgen hoeft te maken over technische aspecten zoals factuurformaat, routecodes of het leveringsnetwerk.
B2Brouter is een platform dat al voorbereid is om te voldoen aan de nieuwe verplichte e-factuurregelgeving in België. Het is sinds 2018 actief in het land en is een gecertificeerd Peppol Access Point.
Registreer u gratis en begin nu met factureren!
