Hoe maak je een elektronische factuur voor de Vlaamse overheid?
Op 18 april 2019 zal de Richtlijn 2014/55/EU, inzake overheidsopdrachten, in werking treden.
De regelgeving bepaalt dat alle Europese overheidsdiensten in staat moeten zijn om facturen in elektronische vorm van hun leveranciers te kunnen accepteren.Daarom wordt elektronische facturering, in het Vlaamse Gewest, een realiteit. Vanaf 18 april moeten alle particuliere bedrijven, die het openbaar bestuur van de regio moeten factureren, dit doen via een elektronische factuur.
Elektronische factuur bij de openbare besturen van de Vlaamse overheid
De Vlaamse overheid stelt het Mercurius-portal beschikbaar aan haar leveranciers. Dit is een hulpmiddel waarmee particuliere bedrijven hun elektronische facturen kosteloos kunnen opsturen. Het verzenden van elektronische documenten met behulp van het Mercurius-platform wordt uitgevoerd via het PEPPOL-netwerk. Dit is het netwerk dat is gekozen, door de Vlaamse regering en een grote meerderheid van de Europese overheidsdiensten, voor de uitwisseling van elektronische documenten.
Het Mercurius-portal is echter een systeem met een aantal beperkingen en moeilijk te gebruiken. Een voorbeeld daarvan is, naast andere beperkingen, dat u alleen facturen kunt maken met gebruik van een door hen ontwikkeld formulier, wat de werkdruk vergroot. Daarom beveelt de Vlaamse overheid haar leveranciers het gebruik van alternatieve en professionele, bijvoorbeeld door luchtvaartmaatschappijen ontwikkelde, factureringssystemen, aan .
B2Brouter is zo’n gespecialiseerd systeem, en maakt gebruik van PEPPOL access point provider, dat een contract heeft afgesloten met de Belgische autoriteiten.
Met B2Brouter is het mogelijk facturen te sturen naar de Vlaamse overheid. Dat gaat via het PEPPOL netwerk, dat is gelinkt aan het Mercurius platform. U kunt kostelos facturen sturen via B2Brouter; registreren en facturen sturen is dus gratis.
Hoe moet u een factuur sturen naar de Vlaamse overheid via B2B router
Omdat B2B een “cloudapplicatie” is moet u zich eerst registreren . Wanneer u geregistreerd bent, kunt u het factureringsproces starten:
Vraag om het PEPPOL-netwerk te gebruiken
De Vlaamse overheid vraagt haar leveranciers om facturen in te dienen via het PEPPOL-netwerk. U kunt B2Brouter online vragen om dit PEPPOL netwerk gratis te kunnen gaan gebruiken. Dit doet u bij B2B met de stappen die u kunt vinden in: Make a request to start using PEPPOL (Maak een begin met het gebruiken van PEPPOL).
Een PEPPOL-ontvanger maken
Nadat u het verzoek heeft gedaan om te kunnen factureren via PEPPOL, moet u de ontvanger van uw facturen aanmaken. Vervolgens moet u opgeven dat u de factuur wilt uitgeven via het PEPPOL-netwerk. Bovendien moet u de ID van de ontvanger (Peppol Scheme ID: en Peppol Endpoint ID) aangeven. Volg de stappen in dit bericht: Create the receiver company (Maak het ontvangende bedrijf aan), om een klant aan te maken.
Factuur maken en verzenden
Uitendelijk zult u in staat zijn om de factuur te maken en te verzenden naar uw klant. U kunt de stappen vinden in: Create and send the invoice (Maak en verzend de factuur).