Elektronische Rechnungsstellung nach Spanien: Anforderungen, Herausforderungen und Lösungen
Die elektronische Rechnungsstellung gewinnt im europäischen Wirtschaftsraum von Tag zu Tag mehr an Bedeutung. Heutzutage ist sie schon gängige Praxis, wenn ein Unternehmen einer Behörde Rechnungen stellen muss, doch auch bei Transaktionen zwischen Privatunternehmen häufen sich inzwischen die Anwendungsfälle und Verpflichtungen.
Auf internationaler Ebene ist es oft kompliziert, die Anforderungen an die grenzüberschreitende elektronische Rechnungsstellung zu erfüllen, da in jedem Land andere Normen, Anforderungen und Formate einzuhalten sind. Eine einzige länderübergreifende Regelung gibt es derzeit nicht. Mit diesem Artikel möchten wir Ihnen anhand eines Beispiels den Prozess der elektronischen Rechnungsstellung nach Spanien näher erläutern.
Die Ausgangssituation
Nehmen wir das Beispiel eines Lieferanten in Deutschland, der eine elektronische Rechnung an einen Empfänger im öffentlichen Sektor in Spanien schicken muss. In diesem Fall muss die Rechnung im elektronischen Rechnungsformat Facturae erstellt werden, um als gültig akzeptiert zu werden. Darüber hinaus müssen bestimmte Pflichtangaben in Spanien und die vollständigen Daten des Absenders und des Empfängers sowie alle Angaben zu enthaltenen Steuern in der Rechnung erfasst werden. Der Privatsektor muss also die festgelegten Regeln für die Rechnungsstellung in Spanien beachten.
Was ist bei einer grenzüberschreitenden elektronischen Rechnung zu beachten?
Eine grenzüberschreitende elektronische Rechnung liegt vor, wenn 2 Geschäftspartner in einer Geschäftsbeziehung stehen, die Ihren Sitz in zwei unterschiedlichen Ländern haben – die Rechnung unterliegt dann den jeweiligen Normen und Gesetzen der beiden betroffenen Länder. In diesem Zusammenhang müssen Unternehmen die rechtlichen Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung berücksichtigen, indem Sie die Lesbarkeit, Authentizität und Integrität der elektronischen Rechnungen sicherstellen, damit diese von den Steuerbehörden akzeptiert werden. Wenn Sie beispielsweise als Lieferant Rechnungen an einen Kunden des öffentlichen Sektors in Spanien ausstellen müssen, sollten Sie die folgenden Punkte beachten:
Format: Facturae
Übermittlungsmethode: In Spanien gibt es verschiedene öffentliche Plattformen oder Rechnungsnetzwerke, über die der Sender, in Abhängigkeit vom Empfänger, seine Rechnung senden muss (FACe, eFACT, PUEF, etc…).
Der richtige Empfänger: Der Aussteller muss in der elektronischen Rechnung drei Codes eingeben, die sogenannten DIR3-Codes. Diese Codes leiten die elektronische Rechnung an den richtigen Empfänger weiter. Sind diese Codes nicht vorhanden, kann die Rechnung nicht verarbeitet werden.
Wie versendet man eine grenzüberschreitende Rechnung ohne Fehler?
Senden Sie eine elektronische Rechnung nach Spanien über die öffentliche FACe-Plattform. Die spanische Verwaltung stellt den Unternehmen ihre Plattformen und Rechnungsnetzwerke für die elektronische Rechnungsstellung zur Verfügung und verlangt, dass alle Rechnungen über dieses Instrument laufen. Die Nutzung dieser Lösungen ist kostenlos und ermöglicht es Unternehmen, Ihren gesamten Handel mit der spanischen Verwaltung abzuwickeln.
Die Nutzung von Plattformen und Rechnungsnetzwerken im Ausland kann jedoch aus folgenden Gründen kompliziert sein:
➡️ Die Lösungen sind ausschließlich auf Spanisch verfügbar. Eventuelle Sprachbarrieren können für manche Unternehmen ein Hindernis darstellen.
➡️ Die Nutzerfreundlichkeit der Lösungen hält sich in Grenzen, da sie nur allgemeine und grundlegende Dienste und Anwendungen bietet.
➡️ Unternehmen sind verpflichtet, ein elektronisches Zertifikat oder eine elektronische Signatur zu besitzen, um die elektronischen Rechnungen zu versenden.
➡️ Es gibt keinen Support-Service für die FACe-Plattform im Falle eines Problems.
➡️ Der aktuelle Rechnungsstatus ist nicht mit der FACe-Plattform verknüpft. Es ist also nicht möglich einzusehen, ob Ihre Rechnung versandt, angenommen, abgelehnt oder fehlerhaft ist, oder wie sich Ihr Status während der Bearbeitung entwickelt.
Um diese Herausforderungen zu umgehen, empfiehlt sich der Versand der elektronischen Rechnung nach Spanien über die Plattform eines IT-Dienstleisters. Sehr oft weisen öffentliche Plattformen sogar auf private Partner hin und empfehlen diese, um die vollständige Einhaltung der Vorschriften für Unternehmen zu gewährleisten. Es gibt mehrere Alternativen, um ihre elektronischen Rechnungen einfacher zu erstellen, zu versenden und zu verwalten. Bei der Auswahl Ihrer Plattform sollten Sie die Bedürfnisse Ihres eigenen Unternehmens berücksichtigen.
Im Folgenden finden sie einige wichtige Punkte, die Sie bei der Auswahl beachten sollten:
➡️ Die Verbindung zu allen öffentlichen Verwaltungen. Wenn der internationale Handel ein wichtiger Bestandteil Ihres Geschäfts ist, sollten Sie nicht zögern, eine Plattform zu finden, die global und offen ist und möglichst viele Rechnungskanäle bedienen kann.
➡️ Wählen Sie einen Partner, der solide und anerkannt ist. Die Umsetzung der Anforderungen der elektronischen Rechnungsstellung stellt eine finanzielle und organisatorische Investition für Ihr Unternehmen dar, weshalb Sie einen Technologiepartner mit fundierten Kenntnissen im Bereich der elektronischen Rechnungsstellung bevorzugen sollten. Behalten Sie die Empfehlungen der öffentlichen Verwaltungen und internationalen Organisationen (Peppol) im Auge und überprüfen Sie die Zertifizierungen und Vereinbarungen des IT-Dienstleisters.
➡️ Die Möglichkeit, Ihr eigenes IT-System zu integrieren. Über die elektronische Rechnungsstellung hinaus haben Sie die Möglichkeit, viele Aufgaben zu automatisieren, indem Sie Ihre elektronische Rechnungsstellungsplattform mit Ihrem ERP oder Ihrem internen Rechnungssystem verbinden. Dazu gibt es unterschiedliche Lösungen in Form von API’s, Konektoren, etc. Da der Mehrwert eines privaten Partners darin besteht, dass er mehr bieten kann als die öffentliche spanische Plattform, profitieren Sie von einer ergonomischen und globalen Lösung, innovativen Funktionalitäten und einem Support-Service.
Entdecken Sie die Vorteile der B2Brouter Cloud-Lösung
Die Verwaltung Ihrer elektronischen Rechnungen mit einem spezialisierten Anbieter hat viele Vorteile. Mit B2Brouter lassen sich neben ausgehenden Rechnungen an öffentliche Verwaltungen auch die Rechnungen für Ihre Privatkunden (B2B) erstellen, sowie die Rechnungen Ihrer eigenen Lieferanten empfangen. Sie können also mit wenig Aufwand Ihre gesamte kaufmännische Verwaltung auf einer einzigen Plattform zentralisieren. Sie erstellen und versenden eine elektronische Rechnung einfach und korrekt über B2Brouter, ohne sich Gedanken über Format, Versandweg usw. machen zu müssen. Im Netzwerk von B2Brouter haben sie außerdem die Möglichkeit Ihre Rechnungen sowohl an die spanische als auch an andere Verwaltungen von Ländern auf der ganzen Welt senden. Bereits heute nutzen mehr als 120.000 Unternehmen B2Brouter täglich.
Benachrichtigungen und Statusänderungen im Blick
Die Anbieter elektronischer Rechnungen bieten in der Regel auch Benachrichtigungen über Statusänderungen an. Sie müssen sich also nicht mehr wegen jeder versandten Rechnung mit ihrem Kunden in Verbindung setzen, um zu erfahren, ob er die betreffende Rechnung gebucht oder abgelehnt hat. Das B2Brouter-System informiert Sie darüber bequem mit Benachrichtigungen zu Statusänderungen. Statt der ständigen Ungewissheit, ob mit der Rechnung alles in Ordnung war, können Sie bequem jederzeit den Status jeder Rechnung einsehen.
Aufbewahrung von Rechnungen
Vermeiden Sie die Speicherung und Aufbewahrung von Rechnungen in Ihrem System. Das B2Brouter-System für die Online-Rechnungsstellung speichert und verwaltet Ihre Rechnungen sicher in der Cloud. Dies spart Platz in Ihrem System und ermöglicht Ihnen jederzeit Zugriff auf alte Rechnungen.
Wir stehen Ihnen zur Seite
Die elektronische Rechnungsstellung in unterschiedliche Länder kann stellenweise sehr komplex sein und in der Regel geht es um nicht unerhebliche Geldbeträge. Umso wichtiger ist es, bei Unklarheiten auf ein Expertenteam zurückgreifen zu können. Wir unterstützen Sie bei allen Fragen rund um das Thema und unser System, damit Ihre Rechnungen immer den jeweiligen Empfänger erreicht.