Alles über die GoBD

Seit dem 01. Januar 2015 sind die GoBD in Kraft. Es handelt sich hierbei um Verwaltungsvorschriften, welche die digitale Aufzeichnung und die digitale Archivierung steuerrelevanter Dokumente regeln sollen. Die Grundsätze gelten für bilanzierungspflichtige Unternehmer, Selbstständige und Kleingewerbetreibende, die ihren Gewinn im Rahmen einer Einnahmenüberschussrechnung ermitteln.

Was sind die GoBD?

GoBD steht für Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Sie wurden in dem BMF-Schreiben vom 14. November 2014 vom Bundesfinanzministerium erlassen. Die Grundsätze lösten die bis dahin geltenden Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen – kurz: GDPdU – ab.

Grundlage der GoBD

Für die Grundsätze, die Regeln für die digitale Buchführung aufstellen, gibt es – ebenso wie bei den GDPdU – keine einheitliche Gesetzesgrundlage. Vorgaben, die GoBD konform sind, finden sich im Handelsgesetzbuch (HGB) und in allen wichtigen Steuergesetzen. Jeder Steuerpflichtige, der jährlich seinen Gewinn ermittelt, muss sich an Normen halten, welche die Grundsätze vorgeben.
Die Richtlinien wurden geschaffen, um die Steuerhinterziehung einzudämmen. Aus diesem Grund sehen die Richtlinien vor, dass die Buchführung geordnet ist und so archiviert wird, dass eine spätere Manipulation der Daten ausgeschlossen werden kann.

Wie funktioniert die Verfahrensdokumentation nach GoBD?

Alle Unternehmen, die die Grundsätze für eine ordnungsgemäße digitale Buchhaltung beachten sollen, müssen genau beschreiben, wie sie den organisatorischen Prozess der Belegbearbeitung und der digitalen Archivierung darstellen.

Im Einzelnen fordert die Verfahrensdokumentation für die GoBD, dass ein Unternehmen darüber Auskunft gibt, wie Geschäftspapiere, Verträge und andere Dokumente empfangen, erfasst und digitalisiert aufbewahrt werden. Bei Papierdokumenten, die elektronisch verarbeitet werden, muss der Scanvorgang genau beschrieben werden. Änderungen an den Belegen – eine Rechnung wurde z.B. mit einem Eingangsstempel versehen – müssen in der Änderungshistorie nachvollziehbar sein.

Übersicht erforderlich

Aus der Verfahrensdokumentation muss hervorgehen, in welcher Form die Grundsätze für die digitale Buchhaltung umgesetzt wurden. Zudem sollte ein sachverständiger Dritter sich schnell einen Überblick über die unternehmensinterne Verfahrensdokumentation verschaffen können.
Zur besseren Übersicht sollte die gesamte Verfahrensdokumentation in einer Checkliste festgehalten werden.

Die Verfahrensdokumentation im Handwerk

Eine digitale Buchführung, die GoBD-konform ist, muss auch in handwerklichen Betrieben gewährleistet sein. Bei der Verfahrensdokumentation im Handwerk müssen alle buchungsrelevanten Geschäftsabläufe transparent und schlüssig dargestellt werden. Meldet sich ein Betriebsprüfer vom Finanzamt bei dem Handwerksbetrieb an, möchte er als Erstes über die Verfahrensdokumentation informiert werden.
Aus einer aussagekräftigen Verfahrensdokumentation sollte der folgende Inhalt hervorgehen:

• Die allgemeinen Angaben zum Unternehmenszweck sagen dem Betriebsprüfer, welche Produkte hergestellt werden und wie die unternehmensinternen Abläufe strukturiert sind.
• Bei der Darstellung aller relevanten Prozesse sollen besonders die kritischen Bearbeitungsschritte hervorgehoben werden. Wie werden z.B. Kundenstammdaten erfasst und digitalisiert archiviert?
• Auch über die eingesetzte IT muss im Rahmen der Verfahrensdokumentation berichtet werden.
• Hinsichtlich der Datensicherheit müssen Angaben zum Datenschutz und zu Zugriffsrechten dargestellt werden.

Welche Neuerungen bringen die GoBD 2020?

Mit dem BMF-Schreiben vom 28. November 2019 hat das Bundesfinanzministerium neue Richtlinien für die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff auf den Weg gebracht.

Die GoBD 2020 wurden von der Finanzverwaltung mit zahlreichen Neuerungen versehen. Im Folgenden werden einige aufgeführt:

• Mobiles Scannen von Belegen (z.B. mit einem Smartphone) erfüllt dieselben Voraussetzungen wie der Scan mit einem Scanner.
• Trotz Korrektur- und Stornobuchungen muss die ursprüngliche Buchung nachvollziehbar bleiben.
• Der Datenzugriff steht auch für Prüfer zur Verfügung.
• Die Einhaltung der Grundsätze muss gewährleistet sein. Das Bundesfinanzministerium verlangt in dem aktuellen BMF-Schreiben die Einführung interner Kontrollen.
• Die Maßnahmen zur Datensicherheit müssen das unternehmensinterne EDV-System vor unberechtigtem Zugriff schützen.
• Die internen Kontrollen sollen Zugriffsberechtigungen prüfen und für die beabsichtigte oder unbeabsichtigte Manipulation von Belegen Schutzmaßnahmen ergreifen.
• Können Sie die Belege nicht in digitaler Form vorgelegen, gilt die Buchführung als formell nicht ordnungsgemäß.
• Abhängig von der Schwere kann ein Verstoß finanzielle Folgen für den Unternehmer haben.

GoBD – Darauf musst du bei elektronischen Rechnungen achten!

Ursprungsformat

Elektronische Rechnungen sind entsprechend ihrem digitalen Ursprungsformat aufzubewahren, d.h. Rechnungen in Formaten, wie beispielsweise XML bleiben eine XML Datei. Diese Anforderung gilt unabhängig vom jeweilig genutzten System. Die Aufbewahrungsdauer beträgt auf Grundlage des Umsatzsteuergesetzes zehn Jahre und beginnt mit dem Schluss eines jeden Kalenderjahres.

Unveränderbare Dateien

Elektronischen Rechnungen müssen Sie dabei stets unveränderbar aufbewahren. Spätere Änderungen dürfen daher nur so vorgenommen werden, dass sowohl der ursprüngliche Inhalt als auch die Veränderungen erkennbar bleiben. Soweit E-Rechnungen in einem elektronischen System vorgehalten werden sollen, bedarf es zusätzlicher Schutzmaßnahmen.

Dauerhafte Lesbarkeit

Zudem müssen elektronische Rechnungen lesbar sein und lesbar bleiben. Dies ist insbesondere für spätere Betriebsprüfungszwecke relevant. In diesem Zusammenhang ist sicherzustellen, dass Rechnungen in spezifischen Formaten, wie XRechnung oder ZUGFeRD im Rahmen einer Prüfung in lesbarer Form dargestellt werden können. Daher ist ein entsprechendes Anzeigeprogramm, welches auch die unterschiedlichen Versionen eines Rechnungsformat im Zeitverlauf darstellen kann, zwingend vorzuhalten.

Schutz vor Datenverlust

Elektronische Rechnungen sind zudem zeitnah nach Eingang oder Erstellung gegen Verlust zu sichern. Eine Archivierung der elektronischen Rechnungen sollte daher zum frühestmöglichen Zeitpunkt erfolgen und Manipulationen oder mögliche Verluste auszuschließen.

Mit B2Brouter sind sie für die Anforderung der GoBD gut gerüstet

Bereits unser Professional Paket für kleine Unternehmen und Freiberufler beinhaltet die Möglichkeit der Archivierung Ihrer E-Rechnungen. Die E-Rechnungen speichern wir für Sie entsprechend der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist 10 Jahre lang nach Ende eines Kalenderjahres.

AutomatisierteArchivierung

Sobald Sie eine E-Rechnung in unserem System als abgeschlossen markiert haben, archiviert unser System diese unveränderbar. Alle E-Rechnungen erhalten einen nachvollziehbaren und eindeutigen Index. Somit können Sie diese entsprechend ihrer Merkmale wie Rechnungsnummer, Datum oder Kunde sortieren, bzw. inhaltlich durchsuchen. Durch ein entsprechendes Visualisierungsmodul stellt B2Brouter sicher, dass E-Rechnungen über den gesamten Zeithorizont der Archivierung für den Anwender lesbar bleiben.

Server in Deutschland und Europa

Alle Kunden und Rechnungsdaten von B2Brouter werden dabei auf Servern in Deutschland und Europa kontinuierlich gesichert und entsprechend aktueller Sicherheitsstandards gespeichert. Der Betrieb von B2Brouter erfolgt auf Basis einer ISO 27001 Zertifizierung, die die Anforderungen an ein Managementsystem für Informationssicherheit belegt. Neben dem Schutz Ihrer vertraulichen Daten vor Missbrauch, Verlust und Offenlegung, stellt die Zertifizierung eine zuverlässige Erkennung und Reduzierung von Bedrohungen durch eine kontinuierliche Eigenkontrolle im Hinblick auf die Informationssicherheit sicher.

Upgrade jederzeit möglich

Um sich auf die Anforderungen der GoBD im Rahmen der elektronischen Rechnungsstellung einzustellen, empfehlen wir Unternehmen den Abschluss unseres Professional Pakets für kleine Unternehmen und Freiberufler. Sie können den B2Brouter jedoch zunächst auch kostenlos nutzen und sich zu einem späteren Zeitpunkt für das Professional Paket entscheiden. In unserem kostenlosen Basic Paket können Sie unbegrenzt viele E-Rechnungen erstellen und drei Monate in unserem System speichern. Falls Sie sich anschließend nicht für unser Professional Paket entscheiden, solle die Archivierung in einem anderen System entsprechend GoBD erfolgen. Melden Sie sich jetzt kostenlos an und wechseln Sie anschließend in unser Professional Paket!