Veilige elektronische facturatie via het Peppol-netwerk
Met B2Brouter kunt u gratis elektronische facturen versturen via het Peppol-netwerk, en facturen en andere elektronische documenten ontvangen dankzij de verschillende beschikbare pakketten. Om bedrijven een veilige omgeving te kunnen garanderen en aan te bieden, dienen alle gebruikers die elektronische documenten willen verzenden of ontvangen via Peppol, de verbinding op te zetten en het KYC (Know Your Customer)-proces te doorlopen.
Wat is KYC?
KYC (Know Your Customer) is een proces dat de identiteit van klanten herkent en verifieert. Deze verificatie stelt bedrijven in staat om een veilige omgeving voor hun klanten te creëren, te voldoen aan regelgeving en onwettige handelingen te voorkomen.
Deze praktijk wordt steeds vaker toegepast in onder andere bank- en verzekeringssectoren. Door de opkomst van digitale processen hanteren steeds meer sectoren en organisaties dit type procedures.
KYC op B2Brouter
We hebben in B2Brouter deze procedure geïmplementeerd met als doel een veilige omgeving te creëren voor zowel bedrijven die facturen willen versturen, als voor bedrijven die facturen willen ontvangen. In dit tweede geval gaat het ook om bedrijven die facturen ontvangen via Peppol, maar samenwerken met andere aanbieders van e-facturering. Met de implementatie van KYC voor al onze gebruikers, zorgen we ervoor dat geen enkel bedrijf frauduleus gebruik kan maken van B2Brouter en facturen kan verzenden onder een valse identiteit.
Alle B2Brouter-gebruikers die facturen willen verzenden of facturen en andere elektronische documenten willen ontvangen via het Peppol-netwerk, dienen de verbinding op te zetten en het KYC-proces te doorlopen voor ze iets kunnen verzenden. Dit is een eenmalige procedure en wanneer deze is geaccepteerd, kunt u zonder verdere vereisten verzenden en ontvangen via Peppol.
Hoe de Peppol-verbinding opzetten in B2Brouter?
Bent u een B2Brouter-gebruiker en wilt u elektronische facturen verzenden via het Peppol-netwerk? Dan dient u de Peppol-verbinding vanuit uw account te configureren om de KYC procedure uit te voeren. Om dit te doen, volgt u deze stappen:
- Log in op uw B2Brouter-account.
- Eenmaal ingelogd gebruikt u het tandwieltje bovenaan het scherm.
- Er verschijnt een drop-down-menu. Selecteer de Verbindingen-optie.
Op de volgende pagina vindt u de verschillende verbindingen die u kunt configureren. Als u met de muis over de Peppol-verbinding gaat, wordt de optie ‘Nieuwe verbinding’ onderaan het vak zichtbaar die u dan selecteert. Ga verder naar de pagina waar u de Peppol-verbinding kunt instellen en de KYC kunt uitvoeren:
Selecteer uw Peppol-ID:
Er verschijnt een vak met de naam Peppol-ID. In dit gedeelte selecteert u de identificatie die u wenst te gebruiken in het Peppol-netwerk:
- Vink de optie aan die u wenst te gebruiken.
- U kunt uw btw-nummer gebruiken.
- Indien u een ander soort identificatie heeft, vink dan de tweede optie aan, selecteer het identificatietype in het drop-down-menu en voeg het nummer toe.
Wenst u ook documenten via Peppol te ontvangen? Dan moet u de optie Schakel de ontvangst van documenten in via Peppol (facturen, bestellingen, …) aanvinken.
Eenmaal u uw Peppol-identificatie hebt geselecteerd, dient u 4 eenvoudige stappen te volgen om het KYC proces te doorlopen.
Stap 1 – Identificatiedocument
In deze sectie kan u een document opladen waarmee we kunnen verifiëren dat u de rechtmatige eigenaar bent van de identificatie die u heeft geselecteerd als Peppol-ID:
- Selecteer de Bestand selecteren-optie.
- Zoek het bestand in uw systeem.
- Laad het op in B2Brouter.
Als u uw btw-nummer of een ander identificatienummer hebt geselecteerd, kunt u een wettelijk identificatiebewijs of een gelijkaardig document opladen, zoals een factuur voor nutsvoorzieningen (elektriciteit, water, telefoon, enz.), waar we de informatie kunnen controleren.
Stap 2 – Peppol-dienstverleningsovereenkomst
In de volgende stap kan de persoon, die optreedt als vertegenwoordiger, een overeenkomst met B2Brouter ondertekenen en deze opladen in deze sectie:
- Bij de optie ‘Naam en achternaam van de vertegenwoordiger van de organisatie’ vult u de gegevens in van de vertegenwoordiger van het bedrijf die het document zal ondertekenen.
- Bij de optie ‘Huidige functie binnen de organisatie’ vult u de functie in van de vertegenwoordiger die het document ondertekent.
Nadat de gegevens zijn ingevuld, gebruikt u de optie ‘Serviceovereenkomst downloaden’. Het document wordt gedownload naar uw systeem en de vertegenwoordiger moet het document ondertekenen.
Stap 3 – Het getekende Peppol-dienstverleningsovereenkomst uploaden
Wanneer het document is ondertekend, moet je het naar op B2Brouter uploaden. Gebruik de ‘Bestand selecteren’-optie om dit te doen.
Stap 4 – Bewaar deze pagina
Gebruik tot slot de ‘Opslaan’-knop onderaan rechts van de pagina. Ons serviceteam zal het verzoek ontvangen, de bijgevoegde informatie controleren en het verzoek accepteren. Na acceptatie ontvang je een e-mail en kun je beginnen met het verzenden of ontvangen van elektronische documenten via het Peppol-netwerk.