De elektronische factuur: verplicht voor privé-ondernemingen in België?
De b2b-elektronische factuur tussen privé-ondernemingen komt steeds dichterbij in België. Door het koninklijk besluit van 9 maart 2022 moeten ondernemers voor overheidsopdrachten hun factuur elektronisch verzenden voor al hun commerciële transacties.
Verplichte b2b-elektronische factuur
Het Koninklijke Besluit van 9 maart wil de digitalisering van bedrijven bevorderen. Een van de belangrijke punten van deze wet: het verplichte gebruik van elektronische facturen voor privé-bedrijven en zelfstandigen bij overheidsopdrachten.
Vanaf wanneer verplicht?
De nieuwe verplichting treedt gefaseerd in voege. In functie van de waarde van de overheidsopdracht of de concessie.
Elektronische facturatie wordt eerst verplicht:
- Voor facturen bij een overheidsopdracht
- Waarvan de geraamde waarde gelijk is aan of hoger is dan de drempel voor de Europese bekendmaking
- En die vanaf 1 november 2022 worden bekendgemaakt,
Daarna wordt de elektronische facturatie verplicht:
- Voor overheidsopdrachten
- Waarvan de geraamde waarde gelijk is aan of hoger is dan 30 000 euro
- en die vanaf 1 mei 2023 worden bekendgemaakt.
Tot slot is er een derde fase:
- Voor de facturen voor de overige overheidsopdrachten
- Die bekendgemaakt worden vanaf 1 november 2023
- Met uitzondering van deze onder de voormelde drempel van 3 000 euro (exclusief btw)
En voor de opdrachten met geen verplichting tot bekendmaking? Daar geldt de datum van uitnodiging om een offerte in te dienen.
De aanbesteders moeten deze verplichting in de opdrachtdocumenten vermelden.
Aanbesteders mogen zelf strengere maatregelen nemen qua elektronische facturatie. Zoals beslissen om de elektronische facturatie op een vroeger moment op te leggen dan de voorvermelde data. Op voorwaarde ze dit meegeven in de opdrachtdocumenten.
En voor opdrachtnemers van de Vlaamse overheid? Daar is er al een verplichting om elektronisch te factureren sinds 1 januari 2017. Dus daar verandert er niets.
Wat is een elektronische factuur?
Een elektronische factuur is hetzelfde als een gewone factuur, met dezelfde juridische effecten, maar in digitale vorm. Er zijn twee soorten elektronische facturen:
- Ongestructureerde elektronische factuur: dit is een factuur in pdf-formaat. Moeilijk te verwerken en te interpreteren voor computer- of management-systemen.
- Gestructureerde elektronische factuur: dit is een gecodeerd formaat en is gemakkelijk te begrijpen.
Hebt u vragen over de elektronische factuur? Neem gerust contact op met een expert van B2Brouter.