Comment passer à la facturation électronique ?
Notre monde est désormais inconcevable sans la facturation électronique. La plupart des entreprises l’utilisent déjà partiellement, voire totalement. Selon toute vraisemblance, l’ancien mode de facturation est appelé à disparaître et c’est pourquoi toutes les entreprises doivent envisager la facturation électronique.
Mais comment passer totalement à la facturation électronique ?
Explorez les possibilités
Si toutes les entreprises pouvaient utiliser la même solution, ce serait un jeu d’enfant mais ce n’est pas aussi simple.
Cela dépend en grande partie de vos processus internes et de facteurs externes.
- Comment facturez-vous ?
- À qui adressez-vous vos factures ?
- Quels sont les systèmes qui jouent un rôle essentiel dans ce cadre ?
- Devez-vous tenir compte de certaines exigences légales ?
Vous devez d’abord vous efforcer d’identifier tous ces paramètres avant de réfléchir scrupuleusement aux différentes options pour faire le bon choix.
L’idéal est de dresser une liste des avantages que la solution doit absolument présenter et une liste des éléments souhaitables.
Par exemple, l’un des critères incontournables de ce système est d’offrir de bonnes capacités d’intégration pour vos débiteurs.
Tenez compte de ces listes lors de l’évaluation de plateformes de facturation électronique afin d’avoir une vue d’ensemble la plus objective possible.
Trouvez le bon partenaire de mise en œuvre
La mise en œuvre d’une plate-forme de facturation électronique implique un changement radical des outils et des processus qui va logiquement impacter vos activités.
Un projet de cette envergure nécessite donc le partenaire adéquat en matière de mise en œuvre.
À présent que vous connaissez la/les plates-forme(s) adaptée(s) à votre entreprise, n’attendez plus et adressez-vous à plusieurs partenaires potentiels de mise en œuvre.
Cherchez avant tout un interlocuteur avec lequel vous avez un bon feeling. Il est préférable d’entamer une collaboration intense avec des personnes en qui vous avez confiance.
Élaborez un plan de mise en œuvre
Une bonne préparation représente la moitié de votre travail. Établissez une sorte de feuille de route avec votre partenaire de mise en œuvre. Vous y indiquerez :
- vos objectifs ;
- vos processus et outils internes ;
- le mode de mise en œuvre de l’outil (migration, intégration, déploiement,…) ;
- les différents calendriers ;
- votre mode de communication interne et externe.
Une feuille de route va vous permettre d’être sur la même longueur d’ondes que votre partenaire de mise en œuvre. Moins de malentendus et donc une mise en œuvre plus harmonieuse.
Formez votre personnel
Votre équipe est peut-être le principal facteur de l’ensemble du processus. En effet, vous pouvez remplacer autant de processus et d’outils que vous le souhaitez : si vos collaborateurs ne sont pas d’accord avec l’histoire, vous aurez du mal à la vendre.
Par conséquent, vous devez impérativement discuter des possibilités de formation avec votre partenaire de mise en œuvre. Plus cette formation sera bien organisée et plus elle impliquera votre équipe dans l’ensemble du processus et plus vite la mise en œuvre sera une réussite.
Communiquez avec vos débiteurs
Votre entreprise n’est pas la seule à subir des changements. En effet, vos clients devront également s’habituer à un mode de réception et de traitement différent de leurs factures ou du moins de certaines d’entre elles.
Vous devez donc impérativement discuter au préalable avec eux de ce changement. Il importe que cette transition soit la plus harmonieuse possible grâce à des informations détaillées et à des réponses correctes et complètes à leurs questions.
Contrôle et évaluation
Une fois la mise en œuvre terminée, le moment est venu de passer officiellement à la facturation électronique.
Au départ, il y aura probablement encore quelques imperfections ici et là et c’est tout à fait normal.
Mais, efforcez-vous, surtout au début, de suivre attentivement le déroulement des processus afin d’identifier ces lacunes et, le cas échéant, de les éliminer.
La facturation électronique avec B2BRouter ?
C’est possible. Mais comme nous l’avons déjà dit, il convient de connaître les conditions que doit remplir votre plate-forme pour être considérée comme une bonne solution.
Vous avez besoin d’un conseil ? Posez votre question et nous vous mettrons en contact avec un expert.