Les avantages de la facturation électronique
La facturation est de plus en plus numérisée, à l’instar de nombreux autres processus commerciaux. Si certains ont recours presque exclusivement à la facturation électronique, d’autres utilisent la facturation classique par courrier.
Toutefois, il ne fait aucun doute que la facturation électronique l’emporte lentement mais sûrement et rien n’est plus logique. Elle présente en effet de nombreux avantages par rapport aux factures papier.
Gain de temps et d’argent
L’établissement, l’impression et l’envoi de factures ne sont pas des processus particulièrement efficaces.
Généralement, les données sont fragmentées et l’établissement d’une facture est parfois inutilement long. Il suffit en effet de penser aux étapes suivantes :
- réunir toutes les informations ;
- établir la facture ;
- convertir la facture dans le bon format de fichier ;
- rédiger un e-mail avec la pièce jointe correcte ;
- indiquer dans le système le statut de la facture/du paiement.
Ces activités sont chronophages. Vous perdez de précieuses minutes et vous consommez pas mal de matériel.
D’ailleurs, que consommez-vous ?
- encre ;
- enveloppes ;
- papier ;
- timbres.
C’est précisément l’une des principales raisons pour lesquelles un nombre croissant d’entreprises optent pour la facturation électronique. Le grand avantage pour vos employés est de devoir moins se concentrer sur des processus fastidieux et davantage sur ce qui importe vraiment.
Il vous suffit de calculer le temps et l’argent investis dans une facture et de poursuivre ce raisonnement en l’étendant au nombre de factures que vous envoyez chaque année.
Une marge d’erreur plus faible
Supposons maintenant que vous éliminiez tout ce temps et toutes ces opérations. Moins un processus comporte d’étapes et plus le risque d’erreur est réduit.
En effet, voici quelques-unes des conséquences possibles de la facturation manuelle :
- vous pouvez noter une adresse incorrecte ;
- la facture peut se perdre ;
- la facture peut être incomplète, entraînant ainsi retard et confusion ;
- lorsqu’elles n’ont pas une bonne vue d’ensemble, certaines entreprises envoient même parfois des factures en double.
Une chose dont vous n’avez vraiment pas besoin.
En cas de facturation électronique, votre logiciel crée la facture automatiquement et votre client la reçoit correctement et au bon endroit.
Vous êtes payé plus rapidement
Votre entreprise n’est pas la seule à consacrer du temps à la facturation. Vos débiteurs souhaitent également un traitement efficace des factures, en particulier lorsqu’ils doivent effectuer de nombreux autres paiements que ceux de vos factures.
Et c’est précisément à ce niveau que vous pouvez les aider.
En effet, plus le traitement de vos factures est aisé, plus le paiement est rapide et leur garantit une plus grande tranquillité d’esprit.
La facturation électronique consiste donc à envoyer vos factures dans le format qui convient le mieux à vos débiteurs.
Vous pouvez même aller plus loin et relier votre système de facturation au système de gestion de vos clients. Cette procédure facilite non seulement l’envoi et la réception des factures mais accélère également la communication.
Sans parler des retards de paiements qui sont réduits au minimum.
Vous ne perdez pas le fil
Grâce à la facturation électronique, vous pouvez gérer vos factures dans un seul environnement centralisé.
Toutes les factures et leur statut sont donc particulièrement accessibles, tout en garantissant une perte minime de données.
Cet aspect est essentiel lorsque plusieurs personnes assurent le suivi de la facturation. Tant la personne A que la personne B ont accès rapidement et facilement à l’ensemble des informations requises.
Par conséquent, vous n’accumulez pas de retard si un collaborateur tombe subitement malade ou est en congé. Vos processus continuent à fonctionner.
La facturation électronique est parfois obligatoire
Aujourd’hui, nous pouvons déjà citer des exemples d’institutions et d’organisations qui imposent la facturation électronique à leurs fournisseurs. Si ces derniers sont dans l’impossibilité d’établir des factures électroniques, ils ne peuvent tout simplement pas prétendre à une collaboration.
Parmi les exemples, nous pouvons citer les autorités publiques qui tentent ainsi de promouvoir l’efficacité, la réduction des coûts et la durabilité.
Mais il y a aussi de grandes entreprises qui exigent la facturation électronique de leurs fournisseurs et leur nombre ne fera qu’augmenter. En franchissant le pas dès aujourd’hui, vous vous assurez de pouvoir continuer à servir tous vos clients.
Elle s’inscrit dans votre stratégie de développement durable
Comme nous le savons tous, il faut couper quelques arbres pour que toutes nos factures parviennent à l’utilisateur final.
Et ce n’est pas forcément une nécessité.
Si votre organisation accorde de l’importance au développement durable, vos clients vous jugeront pour l’envoi de factures papier.
Parlez de vos actions et agissez selon vos principes. La facturation électronique prouve votre engagement en faveur du profit et de la planète.
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