Comment envoyer une facture électronique sur la plateforme Mercurius ?
En Belgique, les entreprises souhaitant envoyer des factures électroniques (facturation électronique) aux administrations publiques doivent utiliser une plateforme certifiée. La plateforme Mercurius a été mise en place par le gouvernement belge pour répondre à l’obligation de transmission électronique des factures dans les relations B2G (Business to Government). Elle constitue une solution gratuite, centralisée et réglementée permettant de se conformer à cette exigence légale.
Cependant, bien qu’il s’agisse d’une solution accessible, la plateforme Mercurius présente un certain nombre de limitations importantes pour les entreprises, ce qui peut rendre la facturation électronique inutilement complexe. Dans cet article, nous expliquons comment fonctionne cette plateforme, quels sont ses principaux avantages et limitations, et quelles solutions peuvent vous aider à gérer votre facturation électronique plus efficacement.
Qu’est-ce que la plateforme Mercurius et comment fonctionne-t-elle ?
Le portail Mercurius est un point d’accès centralisé pour la réception et la transmission des factures électroniques destinées aux institutions publiques belges. Les entreprises peuvent télécharger manuellement leurs factures dans un format structuré (généralement Peppol BIS), qui est ensuite transmis à l’organisme destinataire. Ce que beaucoup d’utilisateurs ignorent, c’est que la plateforme Mercurius utilise le réseau Peppol, un réseau européen standardisé pour l’échange sécurisé de documents électroniques. Cette connexion garantit que les factures sont envoyées au format UBL (Universal Business Language), comme l’exige la réglementation.
À première vue, l’utilisation de Mercurius Peppol peut sembler simple : les fournisseurs créent leurs factures dans leur propre système comptable ou ERP, mais doivent ensuite saisir exactement les mêmes informations dans Mercurius pour les adapter au format UBL requis et les envoyer via le réseau Peppol.
Le processus se déroule en plusieurs étapes :
- Connexion à la plateforme : L’entreprise s’inscrit et accède au portail Mercurius.
- Création de la facture : La facture peut être téléchargée au format XML ou les données peuvent être saisies manuellement à partir d’une facture déjà générée dans le système interne de l’entreprise.
- Validation et envoi : Le système vérifie le format et transmet la facture à l’administration concernée via le réseau Peppol.
Bien que cette méthode réponde techniquement aux exigences légales, la duplication manuelle des données engendre une charge de travail supplémentaire inutile. Cela augmente le risque d’erreurs et nuit à l’efficacité, en particulier pour les entreprises avec un volume élevé de factures ou une intégration ERP existante.
Voici un aperçu visuel du fonctionnement du processus de facturation électronique via la plateforme Mercurius en Belgique :
Avantages de la plateforme Mercurius
La plateforme Mercurius, développée par le gouvernement belge, a pour objectif d’aider les entreprises à se conformer aux obligations de facturation électronique B2G (Business to Government). Bien qu’elle présente certaines limitations, elle offre quelques avantages dans des cas spécifiques.
- Conformité réglementaire de base : En tant que solution officielle, la facturation Mercurius garantit que les factures envoyées aux entités publiques répondent aux exigences techniques et légales de la facturation électronique en Belgique. D’autres solutions comme B2Brouter respectent également cette réglementation tout en offrant des fonctionnalités supplémentaires, comme la facturation B2B ou internationale.
- Accès gratuit sans licence :Son utilisation est gratuite, ce qui peut être avantageux pour les petites entreprises ou les indépendants qui ne doivent facturer que ponctuellement le secteur public, et qui n’ont pas besoin de fonctionnalités avancées ni de facturation électronique B2B à d’autres entreprises en Belgique ou à l’international.
- Connexion au réseau Peppol : Grâce au réseau Peppol, les factures peuvent être transmises au format structuré UBL, conformément aux normes européennes. Cependant, son usage est limité exclusivement à l’envoi de factures aux entités publiques belges.
- Point d’envoi centralisé : La plateforme agit comme un canal central pour l’envoi des factures électroniques à toutes les administrations publiques belges, évitant ainsi d’avoir à utiliser un portail spécifique pour chaque institution.
Quelles sont les limitations de la facturation électronique via Mercurius ?
Ce système est principalement destiné aux organisations qui traitent un nombre limité de factures. Le processus exige que les entreprises se connectent à la plateforme, saisissent manuellement les données ou téléchargent un fichier XML, puis confirment l’envoi. Bien qu’il soit conforme aux exigences légales, il n’a pas été conçu pour s’intégrer aux systèmes ERP ou pour automatiser les flux de travail, ce qui limite son utilité dans des environnements d’entreprise plus avancés.
De plus, la plateforme ne propose pas de fonctionnalités avancées telles que la validation automatique des erreurs, le suivi en temps réel des statuts ou des rapports analytiques. Cela peut rendre la gestion de la facturation électronique difficile pour les entreprises avec une charge administrative importante.
Les principales limitations de la plateforme Mercurius incluent :
- Utilisation complexe : La plateforme n’est pas intuitive et difficile à utiliser, en particulier pour les entreprises qui ne disposent pas de personnel spécialisé en Mercurius facturation.
- Utilisation limitée aux institutions publiques : Mercurius ne permet l’envoi de factures électroniques qu’aux administrations publiques belges, ce qui limite son utilité pour les entreprises qui facturent également des clients privés.
- Incompatible avec la future réglementation B2B : À l’avenir, Mercurius ne pourra être utilisé qu’entre entités publiques, ce qui réduira encore sa pertinence pour les environnements professionnels plus larges.
- Saisie en double : Les entreprises doivent d’abord créer leurs factures dans leur propre système, puis les saisir à nouveau manuellement sur la plateforme Mercurius. Ce processus est lent, sujet aux erreurs et inefficace.
- Aucune intégration avec d’autres systèmes : Contrairement à d’autres solutions, le système de Mercurius Peppol ne permet pas une intégration fluide avec les logiciels de comptabilité ou les ERP, ce qui empêche l’automatisation, ralentit les processus et implique souvent des tâches en double.
Différences entre Mercurius et Peppol
“Mercurius Peppol” est l’un des termes les plus recherchés par les entreprises souhaitant utiliser la plateforme Mercurius. Bien qu’ils soient souvent confondus, la plateforme Mercurius et le réseau Peppol ne sont pas la même chose.
Mercurius est une plateforme développée par le gouvernement belge, spécifiquement destinée à l’envoi de factures électroniques (e-invoicing) vers les institutions publiques belges. Elle est conçue uniquement à cette fin et présente des fonctionnalités plutôt limitées.
Peppol, en revanche, est un réseau international qui permet d’envoyer des factures électroniques à des entreprises et organismes situés dans d’autres pays. Ce réseau assure un échange sécurisé de documents dans des formats standardisés comme le UBL.
En réalité, la plateforme Mercurius utilise le réseau Peppol comme canal de transmission, mais son utilisation reste limitée à la communication nationale. Elle convient principalement aux entreprises qui envoient occasionnellement des factures électroniques à l’administration belge. Ainsi, si une entreprise travaille avec des clients à l’étranger, traite un grand volume de factures ou souhaite automatiser son processus de facturation, il est préférable d’opter pour une solution plus flexible, directement connectée à Peppol.
Alternative gratuite à la plateforme Mercurius : pourquoi choisir B2Brouter ?
B2Brouter est une plateforme certifiée de facturation électronique qui constitue une alternative puissante, simple et gratuite à l’utilisation exclusive de la plateforme Mercurius. Elle convient aux entreprises de toutes tailles et de tous secteurs, et permet d’envoyer des factures électroniques aussi bien à l’administration belge qu’à des entreprises privées dans le monde entier.
Contrairement à d’autres outils, B2Brouter est conçu pour s’adapter aux besoins spécifiques de chaque organisation, des petites entreprises aux grandes sociétés. En plus de regrouper tous les avantages de la plateforme Mercurius, B2Brouter offre des fonctionnalités supplémentaires qui simplifient la facturation électronique :
Avantages de B2Brouter
- Facilité d’utilisation : Contrairement au portail Mercurius, B2Brouter est intuitif et facile à prendre en main, permettant à toute entreprise de gérer ses factures sans connaissances techniques.
- Envoi de factures aux clients publics et privés : Avec B2Brouter, les entreprises peuvent envoyer des factures aux administrations ainsi qu’aux clients du secteur privé, ce qui augmente la flexibilité de la solution.
- Intégration avec les systèmes ERP : B2Brouter s’intègre facilement aux logiciels comptables et aux systèmes de gestion, ce qui permet d’éviter la double saisie et de réduire les erreurs.
- Gain de temps et efficacité : Grâce à l’automatisation du formatage en UBL et à l’envoi via Peppol, B2Brouter fait gagner du temps et des ressources aux entreprises, qui peuvent ainsi se concentrer sur leur activité principale.
Au lieu de dupliquer manuellement les données dans Mercurius, les entreprises peuvent utiliser B2Brouter pour créer, modifier et envoyer leurs factures de manière rapide et sans effort. B2Brouter est donc un excellent complément à la plateforme Mercurius, offrant plus de flexibilité et de rapidité dans le processus de facturation, sans les inconvénients de la plateforme publique.
Contrairement à d’autres outils, B2Brouter est conçu pour répondre à des besoins variés, allant de l’utilisation gratuite occasionnelle pour les indépendants ou les petites entreprises, à des plans d’intégration complets pour les entreprises à fort volume de facturation. L’interface intuitive et le support multilingue renforcent l’accessibilité de la plateforme.
Comparaison entre la plateforme Mercurius et B2Brouter
| Caractéristique | Plateforme Mercurius | B2Brouter |
| Envoi vers les administrations belges | ✅ | ✅ |
| Facilité d’utilisation | ❌ | ✅ |
| Volume de factures | ✅ Illimité, mais chaque facture doit être créée et envoyée manuellement une par une |
✅ Illimité avec possibilité d’envoi en masse via intégration avec votre système de gestion ou ERP |
| Création et envoi manuels de factures | ✅ Uniquement via le portail, une à une |
✅ Via l’interface web |
| Création et envoi en masse de factures | ❌ Non disponible |
✅ Via intégration avec logiciel ERP ou comptable |
| Intégration avec systèmes ERP ou comptables | ❌ | ✅ |
| Facturation internationale (Peppol) | ❌ Uniquement en Belgique |
✅ Internationale via Peppol, conforme aux normes locales et internationales |
| Préparation à la facturation électronique B2B belge | ❌ | ✅ |
| Coûts | ✅ Gratuit |
✅ Option gratuite pour les petites entreprises et plans premium pour besoins plus importants |
| Support en cas de questions ou problèmes | ❌ | ✅ Support personnalisé assuré par une équipe spécialisée |
| Réception, gestion, archivage et suivi des e-factures | ❌ | ✅ |
Conclusion
Bien que la plateforme Mercurius soit une solution officielle conforme à la réglementation en matière de facturation électronique en Belgique, de nombreuses entreprises rencontrent des limites et un manque de flexibilité dans son utilisation. Chez B2Brouter, après avoir collaboré avec des milliers d’entreprises en Belgique, en Europe, en Afrique et en Asie, nous comprenons ces besoins et proposons une alternative complète, moderne et accessible.
Notre plateforme permet d’émettre des factures électroniques aussi bien à des organismes publics qu’à des clients privés, en conformité avec la réglementation actuelle B2G ainsi qu’avec les futures obligations B2B. Cela signifie que les entreprises n’ont plus besoin de gérer plusieurs systèmes : avec un seul outil, elles peuvent centraliser et sécuriser l’ensemble de leur facturation.
Les organisations disposant déjà d’un système de gestion peuvent facilement l’intégrer à B2Brouter grâce à notre API, ce qui leur permet d’automatiser l’envoi des factures sans modifier leurs processus internes.
Le tout est soutenu par notre statut de Point d’Accès Peppol officiel, sécurisé et certifié, garantissant une conformité totale aux normes en vigueur et une interopérabilité à l’échelle internationale pour tous vos échanges électroniques.
Et surtout : que vous soyez une grande entreprise, un travailleur indépendant ou une petite structure, avec B2Brouter vous bénéficiez toujours du soutien d’une équipe humaine spécialisée qui vous accompagne à chaque étape du processus.
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